Náklady na ruční zpracování poptávek: kolik vás stojí v hodinách a korunách měsíčně

Tým BOTrento13. 10. 20267 min čtení

Z čeho se náklady na ruční zpracování poptávek skládají

Když se řekne „vyřídit poptávku“, většina lidí si představí napsání odpovědi. Čas ale padne i na spoustu drobností okolo, které nikdo nepočítá:

• Třídění pošty – najít poptávku mezi fakturami, newslettery a interními e-maily v Gmailu, Outlooku nebo na Seznamu.
• Dohledání souvislostí – byl to už náš klient? Co jsme mu nabízeli loni? Kde je ta tabulka?
• Ověření dostupnosti a kalkulace – termín, technika, lidé, ceník, slevy.
• Sepsání nabídky a průvodního e-mailu – často kopírováním ze staré nabídky a opravami.
• Zápis do evidence – tabulka, Raynet, Pipedrive, později přenos do Pohody, Money S3 nebo Fakturoidu.
• Follow-up – vzpomenout si, komu jsme slíbili „ozvu se do pátku“, a napsat připomenutí.

Druhá složka je méně vidět: ztracené zakázky. Poptávka, na kterou nikdo neodpověděl včas, nebo nabídka, na kterou se nikdo nezeptal, je náklad stejně jako hodiny strávené v poště. Podrobněji se jim věnujeme v článcích kolik stojí pomalá odpověď na poptávku a cena nabídek bez follow-upu.

Jak změřit, kolik času zabere vyřizování poptávek: postup na jeden týden

Odhad „asi půl hodiny“ bývá daleko od reality. Lepší je týden měřit. Nemusí to být přesné na vteřinu – stačí stopky v telefonu a jednoduchá tabulka.

1. Vyberte běžný týden. Ne vrchol sezóny ani týden dovolených.
2. Založte si tabulku se sloupci: datum, klient, typ úkonu (poptávka / nabídka / follow-up / evidence), minuty, kdo to dělal, výsledek (odpovězeno, čeká, nevyřízeno).
3. Měřte každý úkon zvlášť, včetně dohledávání v poště a přepisování do tabulky. Přerušení se počítá, pokud jste se k úkolu museli vracet.
4. Zapisujte i to, co jste nestihli. Poptávky, které na konci týdne leží bez odpovědi, jsou pro výpočet stejně důležité jako ty vyřízené.
5. Na konci týdne spočítejte průměry a převeďte je z minut na hodiny: čas na jednu poptávku (tp), na jednu nabídku (tn) a na jeden follow-up (tf).
6. Ověřte měsíční objem z pošty nebo evidence: počet poptávek (P), nabídek (N) a follow-upů (F) za běžný měsíc.

Pokud poptávky vyřizuje víc lidí, měří každý sám za sebe. Rozdíly mezi kolegy bývají samy o sobě užitečná informace.

Hodinová sazba obchodníka: výpočet bez zkreslení

Druhou proměnnou je cena jedné hodiny. Nejčastější chyba je počítat jen s čistou mzdou.

Zaměstnanec

Vezměte měsíční mzdové náklady včetně odvodů zaměstnavatele (případně i benefity, telefon, auto) a vydělte je produktivními hodinami za měsíc, tedy fondem pracovní doby bez dovolené, nemocí a porad. Výsledek je sazba S v Kč za hodinu.

Majitel nebo vedoucí obchodu

U majitele, který nabídky píše sám, je lepší počítat alternativní hodnotu času: kolik by vydělal, kdyby tu hodinu věnoval fakturovatelné práci, schůzce s klientem nebo řízení firmy. U menších firem to bývá nejdražší hodina v celém týmu.

Externista

U externího obchodníka nebo asistentky použijte jejich fakturovanou hodinovou sazbu bez DPH.

Vzorec: kolik vás ruční zpracování stojí měsíčně

Výpočet má dvě části: přímé náklady na čas a ušlou marži.

Přímé náklady na čas

Hodiny měsíčně: T = P × tp + N × tn + F × tf (časy v hodinách)

Přímé náklady: K1 = T × S

Ušlá marže ze ztracených poptávek

K2 = P × z × k × Z × m

Celkem: K = K1 + K2. K2 je odhad – nevíte jistě, že by každá ztracená poptávka dopadla jako ty ostatní. Počítejte proto spíš opatrně a ztracené poptávky ověřte v poště, ne podle paměti.

Bod vyrovnání: kdy se nástroj vyplatí

Nástroj pro poptávky a nabídky má měsíční cenu C (aktuální tarify najdete v ceníku BOTrento). Vyplatí se, když platí:

ušetřené hodiny × S + marže z poptávek, které už neutečou ≥ C

Z toho plynou dvě jednoduché kontrolní otázky:

• Kolik hodin musí nástroj ušetřit sám o sobě? H = C ÷ S. Pokud je H menší než část hodin, které dnes padnou na třídění, kalkulace a follow-up, vyplatí se už jen čas.
• Kolik zachráněných zakázek by stačilo? n = C ÷ (Z × m). U firem s vyššími zakázkami (eventy, pronájem techniky, B2B služby) to často vyjde na zlomek jedné zakázky.

Pozor na dvě věci. Za prvé: ušetřený čas má hodnotu, jen když ho využijete jinak – jinak je to pohodlí, ne úspora. Za druhé: k ceně nástroje patří i spotřeba AI. Jak ji odhadnout a hlídat, popisujeme v článku náklady na AI ve firmě; srovnání typů řešení najdete v odpovědi kolik stojí AI asistent pro obchod malé firmy.

Žádný nástroj vám předem nezaručí, kolik času nebo zakázek ušetříte. Proto je nejpoctivější změřit to na vlastních datech.

Jak by výpočet ověřil BOTrento Chief of Staff během zkušební doby

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a follow-up. Nenahrazuje CRM ani účetnictví a nic neodesílá sám – každý návrh e-mailu i nabídky schvaluje člověk. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby; při 80 % přijde upozornění a nic se nedoplácí automaticky.

Co nahrajete

Napojíte schránku (Seznam a další přes IMAP; Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem) nebo nahrajete export z Raynetu, Pipedrivu či tabulky jako CSV/XLSX. Do 24 hodin v pracovní dny se ozve náš člověk a s napojením pomůže. Zkušební doba 14 dní zdarma začíná až prvním úspěšným nahráním dat, bez platební karty a bez vlastního API klíče.

Co uvidíte

• Na začátku report „Ztracené peníze“ – u schránky napojené přes IMAP zpětně ukáže poptávky a nabídky, které zůstaly bez reakce. To je přímý podklad pro proměnnou z ve vzorci.
• Každý pracovní den ráno přehled Dnes 1+3 v aplikaci a e-mailem: co je dnes nejdůležitější a co následuje.
• Zachycené sliby typu „ozvu se do pátku“ s připomenutím.

Co schválíte

Připravené koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů (česky, anglicky, německy, francouzsky). Upravíte je, schválíte a odešlete jako dnes. Pokud během obou týdnů měříte čas stejně jako v týdnu před tím, máte na konci reálné tp, tn a tf pro dosazení do bodu vyrovnání. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu; oborové příklady najdete pro eventové a produkční firmy a půjčovny a pronájmy techniky.

Chcete si to ověřit na vlastní poště? Začněte zkušební dobu 14 dní zdarma.