Cena nabídek bez follow-upu: jak spočítat ztracené zakázky z vlastních čísel

Tým BOTrento12. 10. 20267 min čtení

Proč nabídka bez odpovědi stojí víc než odmítnutá

Odmítnutá nabídka je uzavřená věc: víte, na čem jste, a často i proč. Tichá nabídka, tedy odeslaná bez odpovědi a bez vašeho dalšího kroku, je dražší ze dvou důvodů.

• Utopená práce. Kalkulace, dotazy na dodavatele, kontrola dostupnosti techniky nebo termínu. Tuhle práci jste zaplatili, ať klient objedná, nebo ne.
• Ztracená šance. Klient se často nerozhodl proti vám. Nabídku odložil, čeká na schválení od šéfa, porovnává, nebo na ni prostě zapomněl. Když se neozvete, rozhodne čas, a to obvykle ve prospěch toho, kdo se ozval.

V malé firmě, kde nabídky píše majitel nebo dva obchodníci mezi realizacemi, nevypadne follow-up ze zlé vůle. Vypadne, protože o něm nikde nic není zapsané. Co je follow-up a jak ho udržet v běžném provozu, popisuje stručná odpověď o tom, jak nezapomínat na follow-up nabídek. Tady se zaměříme na to, kolik vás chybějící follow-up stojí.

Krok za krokem: kolik nabídek u vás zůstává bez reakce

Vezměte jedno uzavřené období, ideálně poslední celý kvartál, aby nabídky měly čas „dozrát“. Postupujte takto:

1. Sepište odeslané nabídky. Zdrojem je složka Odeslané v Gmailu, Outlooku nebo na Seznamu, export obchodů z Raynetu či Pipedrive, případně vaše tabulka nabídek. Stačí datum, klient a částka bez DPH.
2. U každé nabídky označte výsledek: objednáno / odmítnuto / bez odpovědi.
3. U nabídek bez odpovědi zjistěte, jestli proběhl follow-up. Hledejte ve vlákně svůj další e-mail nebo poznámku o telefonátu.
4. Rozdělte nabídky do dvou skupin: s follow-upem a bez follow-upu. U obou spočítejte, kolik jich skončilo objednávkou.
5. Doplňte průměrnou hodnotu zakázky a marži z fakturace (Fakturoid, Pohoda, Money S3) za stejné období.
6. Odhadněte, kolik hodin zabere příprava jedné nabídky a jaká je vaše interní hodinová sazba.

Pokud vás zajímá i druhá strana problému, tedy kolik stojí pomalá první reakce na poptávku, postup je podobný a najdete ho v článku Kolik stojí pomalá odpověď na poptávku.

Vzorec: kolik obratu a marže vám každý měsíc uteče

Z dat výše získáte tyto proměnné:

Ztracený obrat a marže

Ztracený obrat za měsíc = N × p × k × H

Ztracená marže za měsíc = N × p × k × H × m

Pro rozhodování je důležitější marže. Obrat vypadá zajímavě, ale náklady na realizaci byste stejně museli zaplatit.

Utopená práce

Náklad na tiché nabídky = N × p × h × S

Tuhle částku už máte zaplacenou. Follow-up vám ji nevrátí, ale dá jí šanci, aby se zúročila.

Jak poctivě odhadnout k

Proměnná k je nejcitlivější a nejsnáz se přikrášlí. Netipujte ji. Spočítejte rozdíl v úspěšnosti mezi nabídkami, u kterých jste se ozvali, a těmi, u kterých ne. Pokud máte málo dat, počítejte konzervativně, tedy raději s nižší hodnotou. Když vám výpočet vyjde i tak, je to dobrý signál.

Co přinese zlepšení o jeden procentní bod a kde je bod vyrovnání

Nemusíte hned zachránit všechny tiché nabídky. Užitečnější je vědět, kolik vydělá malé zlepšení.

Hodnota jednoho procentního bodu

Přidaná marže za každý procentní bod k = (N × p × H × m) / 100

Výsledek vám řekne, kolik vám měsíčně přinese, když po připomenutí převedete na objednávku o jeden procentní bod tichých nabídek víc. Pokud máte vyšší průměrnou zakázku, například u eventů nebo pronájmu techniky na vícedenní akce, bývá i jeden procentní bod zajímavá částka.

Bod vyrovnání

Follow-up také něco stojí: čas obchodníka (T hodin měsíčně × sazba S) a případně nástroj (C Kč bez DPH měsíčně). Vyplatí se, pokud:

N × p × k × H × m ≥ T × S + C

Po úpravě získáte minimální úspěšnost, při které se follow-up zaplatí:

k min = (T × S + C) / (N × p × H × m)

Je-li k min nižší než rozdíl, který jste naměřili mezi nabídkami s follow-upem a bez něj, systematický follow-up se vám vyplatí. Za C dosaďte cenu zvoleného řešení. Tarify BOTrento najdete v ceníku. Jak odhadnout spotřebu AI dopředu, vysvětluje článek Náklady na AI ve firmě.

Šablona měsíčního přehledu tichých nabídek

Výpočet má smysl opakovat. Do tabulky si každý měsíc zapište tyto řádky:

Stejně důležité jako čísla je, jak se klienta ptáte. Připomenutí bez nové informace ho spíš otráví. Postup a tři šablony e-mailů najdete v článku Jak se zeptat na cenovou nabídku po odeslání. Na začátek vám stačí tato kostra:

Dobrý den, [oslovení],
posílám slíbené doplnění k nabídce na pronájem ozvučení z minulého týdne: termín máme zatím volný, držet ho ale můžeme jen omezenou dobu. Potřebujete k rozhodnutí ještě něco – jinou variantu, rozpis položek nebo krátký hovor?
Děkuji a přeji hezký den,
[podpis]

Jak to u vás proběhne v BOTrento během zkušební doby

Vzorec ukáže, kolik peněz leží v tichých nabídkách. Zachránit je ale musí proces, který vás na ně každý den upozorní. Přesně to dělá BOTrento Chief of Staff: řízený proces pro poptávky, nabídky a follow-up, ve kterém o každém odeslání rozhoduje člověk.

Co nahrajete

• Schránku na Seznamu nebo jinou přes IMAP. U ní dostanete na začátku zkušební doby report „Ztracené peníze“, tedy zpětný přehled poptávek a nabídek, které zůstaly bez dalšího kroku. Je to vlastně první vyplnění vzorce výše vašimi daty.
• Gmail, Google Workspace nebo Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Přímé napojení připravujeme.
• Export z Raynetu, Pipedrive nebo vaší tabulky jako CSV či XLSX.

Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a s napojením pomůže. 14 dní zdarma začíná až prvním úspěšným nahráním dat, bez platební karty a bez vlastního API klíče. AI je v ceně tarifu.

Co ráno uvidíte

Každý pracovní den ráno přehled Dnes 1+3 v aplikaci i e-mailem: jednu věc, kterou je dnes nutné vyřídit, a tři další. Typicky jde o nabídku, u které uplynul domluvený termín, nebo o slib „ozvu se do pátku“, který BOTrento zachytilo v e-mailu.

Co schválíte

K tiché nabídce dostanete připravený koncept follow-upu v češtině, angličtině, němčině nebo francouzštině. Upravíte ho, schválíte a odešlete. BOTrento samo nic neodesílá a nepotvrzuje termíny ani rezervace. Pozor na jedno omezení: obsah příloh nečte, vychází z textu e-mailu. Pokud posíláte nabídky jen jako PDF, napište do těla e-mailu aspoň částku a předmět nabídky.

Jak takový den vypadá, uvidíte v ukázce procesu. Pro konkrétní obory máme rozepsané situace pro eventové a produkční firmy a pronájmy techniky. Nejrychleji si ale vlastní k ověříte, když si vyzkoušíte BOTrento 14 dní zdarma na svých datech.