Import poptávek do BOTrento z jiného CRM: postup bez ztrát a duplicit

Tým BOTrento5. 11. 20265 min čtení

Než začnete exportovat: co se vlastně stěhuje

Většina problémů s migrací nevzniká v nástroji, ale v tom, že nikdo předem neřekl, co přesouvat. Pro BOTrento nepotřebujete celou historii firmy. Potřebujete otevřené poptávky a nabídky, u kterých se ještě něco děje, a případně nedávno uzavřené obchody pro kontext.

• Přesunout: otevřené poptávky, odeslané nabídky bez odpovědi, slíbené follow-upy.
• Nechat ve starém systému: staré uzavřené obchody, fakturaci a účetní data (Money S3, Pohoda, Fakturoid zůstávají, jak jsou).
• Rozhodnout předem: kdo je po přechodu vlastníkem dat. BOTrento nenahrazuje CRM ani účetnictví, takže si ujasněte, co zůstane kde.

Postup importu krok za krokem

1. Zazálohujte původní export. Uložte soubor beze změn, například s datem v názvu. Slouží jako reference, když budete něco porovnávat.
2. Vyexportujte data. Z Pipedrive nebo Raynetu použijte export seznamu obchodů či poptávek do CSV nebo XLSX. Z Google Sheets stáhněte list jako XLSX.
3. Vytvořte pracovní kopii. Čistěte jen ji, originál nechte být.
4. Sjednoťte sloupce. Ideálně: kontakt, firma, e-mail, datum poptávky, stav, popis poptávky, poslední krok, slib nebo termín, vlastník.
5. Přidejte jednoznačný identifikátor. Použijte původní ID z CRM, nebo si doplňte číslo řádku. Díky němu později poznáte, zda záznam nebyl nahrán dvakrát.
6. Přepište obsah příloh. BOTrento nečte přílohy, vychází z textu. Důležité údaje (rozsah, termín) dejte do poznámky.
7. Nahrajte soubor. Zkušební doba 14 dní začíná prvním úspěšným nahráním dat.
8. Proveďte kontrolu podle checklistu níže.

Jak se vyhnout duplicitám

Duplicita má dvě podoby: stejný záznam nahrajete dvakrát, nebo je stejná poptávka na dvou místech, ve starém CRM i v BOTrentu, a každý ji řeší jinak.

Duplicity uvnitř souboru

Před nahráním seřaďte tabulku podle e-mailu klienta a data. Opakující se e-mail s podobným popisem obvykle znamená dvojitý záznam. Sloučte ho, nebo ponechte novější.

Duplicity mezi systémy

Stanovte den přechodu. Od něj se nové poptávky vedou jen v BOTrentu a starý systém se používá pouze ke čtení. Nejhorší je období „půl tak, půl tak“, kdy kolega zapíše odpověď do Pipedrive a vy čekáte v BOTrentu.

Duplicity z pošty

Pokud kromě importu napojíte i schránku přes IMAP, mohou se stejné konverzace objevit v obou zdrojích. Proto je dobré importovat jen záznamy, u kterých nejde o samotnou e-mailovou komunikaci, nebo po prvním dnu zkontrolovat přehled Dnes a případné dvojice sloučit.

Checklist kontroly po importu

• Počty: sedí počet řádků v souboru s počtem nahraných případů? Rozdíl si vysvětlete.
• Vzorek: otevřete 5 náhodných záznamů a porovnejte je s originálem (kontakt, stav, poslední krok).
• Nejnovější poptávky: jsou všechny z posledních týdnů? Ztráty se nejčastěji ukážou u nedávných záznamů.
• Sliby a termíny: je u slíbených follow-upů vidět termín?
• Duplicity: hledejte stejné e-maily a firmy pod více případy.
• Přehled Dnes: další pracovní ráno projděte přehled 1+3 a ověřte, že dává smysl.

Kontrolu zvládnete za jedno odpoledne a ušetří vám týdny dohadování, kde která poptávka vlastně je. Podobný ranní návyk popisujeme i v článku o pipeline bez CRM v tabulce a Gmailu.

Specifika podle zdroje: Pipedrive, Raynet, tabulka

Pipedrive

Obchod bez naplánované aktivity je obchod, na který se zapomnělo. Při exportu proto zahrňte sloupec s poslední či příští aktivitou. Jak mít další krok u každého obchodu, najdete v článku o follow-upu v Pipedrive.

Raynet

Zkontrolujte, které sloupce exportu obsahují poznámky a stav obchodu. Pokud jsou v poznámkách sliby klientům, nechte je v souboru, aby je BOTrento mohlo zohlednit.

Google Sheets nebo Excel

Tabulky bývají nejméně konzistentní: stejný stav zapsaný třemi způsoby, datum jako text. Před exportem sjednoťte stavy na krátký seznam, například nová, nabídka odeslána, čeká na klienta, uzavřeno.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Data z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV či XLSX. Seznam a další schránky lze napojit přes IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím fungují přeposláním nebo importem.

Po nahrání BOTrento hlídá poptávky a nabídky, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů a zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“. Nic se neodešle bez schválení člověkem, o schvalování píšeme v článku o schválení AI odpovědí. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem, podrobnosti jsou v ceníku.

Pokud jde o data, ukládáme je na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel jazykového modelu. U GDPR pomůže kontrolní seznam, konkrétní případ je vhodné probrat s právníkem.

Registrace je asistovaná: do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a pomůže s napojením. Na přípravu dat máte 7 dní a 14 dní zdarma začíná až prvním nahráním. Po skončení zůstane 30 dní přístup jen pro čtení a export. Více v ukázce procesu.