Stratené dopyty: výpočet, koľko vás stoja za rok v eurách

Tím BOTrento13. 10. 20267 min čítania

Čo presne je stratený dopyt

Kým začnete rátať, dohodnite sa vo firme, čo budete považovať za stratený dopyt. Bez jednotnej definície vám každý obchodník spočíta niečo iné. V praxi sa oplatí rozlišovať tri typy:

• Dopyt bez odpovede – zákazník napísal, no nikto mu neodpovedal. Typicky ide o e-mail, ktorý zapadol medzi faktúrami, alebo správu poslanú na všeobecnú adresu info@, ktorú „mal niekto vybaviť“.
• Neskorá odpoveď – odpovedali ste, ale až vtedy, keď už mal zákazník ponuku od konkurencie. Hranicu si určite sami podľa odboru. Pri eventoch a prenájme techniky na konkrétny termín je kratšia ako pri dlhodobých B2B službách.
• Ponuka bez follow-upu – cenovú ponuku ste poslali, zákazník nereagoval a vy ste sa mu už neozvali. Prípad ostal visieť bez rozhodnutia.

Za stratený nepovažujte dopyt, ktorý ste sami vedome odmietli (napríklad mimo vášho zamerania) ani dopyt, pri ktorom vám zákazník napísal jasné „nie“. Tie patria do konverzie, nie medzi straty. Prečo sa dopyty strácajú hlavne kvôli chýbajúcemu vlastníkovi a nejasnému ďalšiemu kroku, rozoberáme v článku ako spracovať dopyty rýchlo a nič nestratiť.

Vzorec: z čoho sa skladá ročná strata

Základný vzorec je:

Ročný ušlý obrat = stratené dopyty za rok × konverzia × priemerná hodnota zákazky (bez DPH)

1. Stratené dopyty za rok

Počet dopytov z vybraného obdobia, ktoré spadajú do jedného z troch typov vyššie, prepočítaný na rok. Zdrojom je vaša schránka v Gmaile alebo Outlooku, prípadne Pipedrive, ak doň dopyty zapisujete. Pozor na sezónnosť: eventová firma má inú jar ako november, preto vzorku vyberajte rozumne.

2. Konverzia

Podiel dopytov, ktoré pri normálnom spracovaní skončia potvrdenou zákazkou. Rátajte z dopytov, ktoré ste vybavili včas a s follow-upom, nie zo všetkých dopytov. Inak by ste do konverzie zarátali aj samotné straty. Ako konverziu spočítať poctivo a podľa segmentov, nájdete v článku konverzia ponúk na zákazky.

3. Priemerná hodnota zákazky

Zoberte vystavené faktúry za posledný rok zo SuperFaktúry, Pohody alebo Money S3, sčítajte ich bez DPH a vydeľte počtom zákaziek. Ak máte veľmi rozdielne typy zákaziek (malý prenájom ozvučenia oproti celému festivalu), rátajte každý segment zvlášť. Jeden priemer by výsledok skreslil.

Postup krok za krokom a pracovná tabuľka

1. Vyberte obdobie. Ideálne celý mesiac, ktorý je pre vás bežný, nie najslabší ani najsilnejší.
2. Vypíšte všetky dopyty. Prejdite schránku (aj zdieľané adresy typu info@ či objednavky@) a každý nový dopyt zapíšte do riadku tabuľky: dátum, zákazník, odbor, kto ho mal vybaviť.
3. Ku každému dopytu doplňte stav. Odpovedané včas / neskoro / vôbec, ponuka odoslaná áno/nie, follow-up áno/nie, výsledok (zákazka, odmietnutie, bez rozhodnutia).
4. Spočítajte stratené dopyty podľa troch typov a vynásobte ich počtom období v roku (pri mesačnej vzorke číslom 12, s úpravou na sezónu).
5. Vypočítajte konverziu z dopytov vybavených včas a s follow-upom.
6. Doplňte priemernú hodnotu zákazky z fakturácie.
7. Vynásobte a výsledok zapíšte ako rozsah, nie jedno presné číslo (pozri ďalšiu časť).

Pracovná tabuľka, ktorú si prepíšete do Excelu alebo Google Sheets:

Ak bez problémov dohľadáte aj čas prvej odpovede, zapíšte si ho rovno. Hodí sa ako prvé číslo, ktoré budete sledovať každý týždeň. Postup nájdete v článku doba odpovede na dopyt: ako ju merať.

Ako výsledok čítať, aby ste sa neklamali

Výsledok výpočtu je odhad potenciálu, nie suma, ktorú by ste mali na účte. Z poctivého výpočtu sa stáva sebaklam najmä v týchto prípadoch:

• Nie každý stratený dopyt by sa uzavrel. Práve preto vo vzorci násobíte konverziou. Nikdy nerátajte, že by sa každý dopyt zmenil na zákazku.
• Neskorá odpoveď nie je to isté ako žiadna odpoveď. Časť zákazníkov počká. Pri neskorých odpovediach preto použite nižšiu konverziu, napríklad tú, ktorú reálne dosahujete pri pomalších prípadoch.
• Uvádzajte rozsah. Spodná hranica s opatrnou konverziou a horná hranica s bežnou konverziou. Pre rozhodovanie stačí vedieť, či ide o drobné, alebo o sumu, kvôli ktorej sa oplatí zmeniť proces.
• Odlíšte segmenty. Ak vám unikajú hlavne malé dopyty, napríklad krátkodobé prenájmy, a veľké zákazky vybavujete včas, výsledok bude iný, ako keď je to naopak.

Najcennejšie na výpočte často nie je samotná suma, ale zistenie, kde dopyty unikajú: na všeobecnej adrese, u jedného preťaženého obchodníka alebo až po odoslaní ponuky.

Čo s výsledkom urobiť hneď v pondelok

Keď viete, ktorý typ straty prevláda, zvoľte jeden zásah, nie päť naraz:

• Prevládajú dopyty bez odpovede: každý dopyt musí mať jedného vlastníka a ďalší krok s termínom. Pomôže denná ranná kontrola schránky v pevnom čase. Konkrétne kroky na zrýchlenie nájdete v odpovedi ako zrýchliť odpovede na dopyty.
• Prevládajú neskoré odpovede: pripravte si šablóny prvej odpovede, ktoré potvrdia prijatie a spýtajú sa na chýbajúce údaje (termín, miesto, rozsah). Cenovú ponuku potom pošlete do dohodnutého času.
• Prevládajú ponuky bez follow-upu: ku každej odoslanej ponuke si zapíšte dátum prvého pripomenutia. Čo je follow-up a ako naň nezabúdať, vysvetľuje odpoveď follow-up pri cenových ponukách.

Výpočet zopakujte po mesiaci na novej vzorke a s rovnakou definíciou. Až porovnanie dvoch období ukáže, či zmena v procese naozaj zaberá.

Ako to rieši BOTrento Chief of Staff

Ručný audit schránky je užitočný, no zväčša ho urobíte raz a potom sa k nemu nevrátite. BOTrento Chief of Staff je riadený proces, ktorý dopyty a ponuky sleduje priebežne:

• Report „Stratené peniaze“ na začiatku skúšobnej doby spätne prejde dopyty a ponuky. Spätne to funguje pri schránke napojenej cez IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ napájame preposielaním alebo importom, priame napojenie pripravujeme. Dáta z Pipedrive alebo z tabuľky môžete nahrať ako CSV alebo XLSX.
• Prehľad Dnes 1+3 každý pracovný deň ráno, v aplikácii aj e-mailom, ukáže, čo je dnes najdôležitejšie.
• Koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v štyroch jazykoch. Zachytí aj sľuby typu „ozvem sa do piatku“ a pripomenie vám ich.
• Nič sa neodošle bez schválenia človekom. BOTrento samo nič neposiela ani nepotvrdzuje termíny či rezervácie. Nenahrádza CRM ani účtovníctvo a nečíta obsah príloh, vychádza z textu e-mailu.
• AI je v cene tarifu s mesačným limitom. Pri 80 % vás upozorní, žiadne automatické doplatky nie sú. Dáta ukladáme na serveroch v EÚ. Viac v článku kde sú dáta, keď používate AI.

Ako proces vyzerá v praxi, ukazuje ukážka procesu. Pripravené máme aj riešenia pre eventové a produkčné firmy a prenájmy techniky. Ak chcete výpočet stratených dopytov spraviť na vlastných dátach, vyskúšajte BOTrento 14 dní zadarmo, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Skúšobná doba začne plynúť až prvým úspešným nahraním dát. Tarify po jej skončení nájdete v cenníku.