Doplňujúce otázky k dopytu: 7 otázok, ktoré položiť skôr, než pošlete cenovú ponuku

Tím BOTrento14. 10. 20267 min čítania

Prečo sa nejasný dopyt neoplatí riešiť odhadom

Ponuka poslaná naslepo vyzerá ako rýchla reakcia, no v skutočnosti vás spomalí. Zákazník sa vráti s „a to je vrátane…?“, vy ponuku prepisujete a medzitým porovnáva konkurenciu, ktorá sa pýtala lepšie. Horšie je, keď sa už neozve vôbec, lebo cena bez kontextu pôsobila zbytočne vysoko.

Doplňujúce otázky tiež ukážu, že rozumiete svojmu remeslu. Zákazník, ktorý píše nejasne, často sám nevie, čo všetko treba rozhodnúť. Dobrá otázka mu pomôže a z prvého e-mailu sa stáva poradenstvo, nie len cenník.

Ak chcete najprv zrýchliť samotnú reakciu na dopyty, pozrite si 5 krokov, ako rýchlejšie odpovedať na dopyty. Tento článok sa venuje tomu, čo sa v prvej odpovedi pýtať.

7 doplňujúcich otázok pred cenovou ponukou

Nemusíte položiť všetkých sedem naraz. Vyberte tie, bez ktorých naozaj neviete naceniť, a ostatné si nechajte na telefonát.

1. Na aký účel to potrebujete?

Firemný večierok pre zamestnancov a konferencia s klientmi potrebujú inú techniku aj iný personál. Účel vám povie, čo je pre zákazníka dôležité, a často odhalí aj to, čo do dopytu zabudol napísať.

2. Kedy a kde?

Dátum, čas a miesto. Pri eventoch a prenájmoch aj to, či je možná montáž deň vopred, aký je prístup pre auto a kde sa vykladá. Bratislava a hotel v Tatrách sú cenovo dve rôzne zákazky.

3. Aký je rozsah?

Počet ľudí, kusov, dní, hodín alebo výstupov. Bez tohto čísla nedokážete urobiť ani orientačnú cenu.

4. Čo už máte a čo má zabezpečiť dodávateľ?

Hranica dodávky je najčastejší zdroj nedorozumení. Má priestor vlastné ozvučenie? Dodá zákazník podklady, alebo ich máte pripraviť vy? Kto zabezpečí obsluhu?

5. S akým rozpočtom alebo cenovým rozpätím počítate?

Otázka na rozpočet nie je neslušná, ak ju položíte s dôvodom: „aby sme navrhli riešenie, ktoré sa zmestí do vašich možností“. Ak zákazník rozpočet nepovie, ponúknite dve varianty.

6. Kto o zákazke rozhoduje a dokedy?

Viete tak, či píšete s rozhodovateľom, alebo s niekým, kto ponuku len posunie ďalej. Termín rozhodnutia vám zároveň povie, kedy dáva zmysel follow-up.

7. Podľa čoho budete vyberať?

Cena, termín, skúsenosti s podobnými akciami, servis na mieste? Keď poznáte kritérium, viete ponuku postaviť tak, aby ho jasne pokryla.

Ktoré otázky položiť podľa typu zákazky

Každý obor má dve-tri otázky, bez ktorých sa nedá pohnúť. Tie patria do prvého e-mailu, ostatné môžu počkať.

Podrobnosti k jednotlivým odborom nájdete na stránkach pre eventové a produkčné firmy, prenájmy techniky a firmy s B2B službami.

Šablóna e-mailu, ktorý nepôsobí ako výsluch

Rozdiel medzi užitočnými otázkami a výsluchom robia štyri veci:

• Poďakovanie a jedna veta, že dopyt riešite. Zákazník vie, že ho niekto počúva.
• Dôvod otázok. „Aby cena sedela“ znie inak ako zoznam bez kontextu.
• Najviac päť očíslovaných otázok. Zákazník môže odpovedať „1. áno, 2. sobota…“.
• Ľahká alternatíva. Krátky telefonát pre toho, kto nerád píše.

Predmet: Ozvučenie na vašu akciu – 4 krátke otázky k cene

Dobrý deň, pani Kováčová,

ďakujem za dopyt, ozvučenie na firemnú akciu radi zabezpečíme. Aby cena zodpovedala tomu, čo naozaj potrebujete, potrebujem doplniť štyri veci:

1. Kedy a kde sa akcia koná a dá sa pripravovať deň vopred?
2. Približne koľko hostí čakáte?
3. Bude len hovorené slovo, alebo aj živá hudba či DJ?
4. Máte predstavu o rozpočte? Ak nie, pripravím dve varianty.

Stačí odpovedať v bodoch priamo do tohto e-mailu. Ak je vám príjemnejší telefón, napíšte, kedy sa vám hodí, a zavolám.

Keď budem mať odpovede, cenovú ponuku vám pošlem do konca nasledujúceho pracovného dňa.

S pozdravom
Martin, produkcia

Posledná veta je dôležitá: dávate sľub, ktorý musíte dodržať. Ďalšie šablóny pre potvrdenie, predbežnú cenu či slušné odmietnutie nájdete v článku 5 šablón odpovede na dopyt e-mailom.

Postup od nejasného dopytu k ponuke v 5 krokoch

1. Vytiahnite, čo už viete. Prečítajte dopyt aj podpis a pozrite, či ste so zákazníkom už v Gmaile alebo v Outlooku komunikovali. Nepýtajte sa na to, čo už napísal.
2. Vyberte chýbajúce otázky. Zo siedmich otázok vyberte tie, bez ktorých nenaceníte. Väčšinou to budú termín, rozsah a hranica dodávky.
3. Pošlite e-mail ešte v ten deň. Otázky sú tiež odpoveď. Zákazník vie, že sa jeho dopytom niekto zaoberá.
4. Zapíšte si ďalší krok s dátumom. Do Pipedrivu, tabuľky alebo aspoň do kalendára: „čakám na odpovede, pripomenúť vo štvrtok“. Bez toho sa dopyt v schránke stratí.
5. Ak odpoveď nepríde, pripomeňte sa raz, krátko a s ľahkou voľbou. Napríklad: „Ak je to pre vás jednoduchšie, pošlem orientačnú cenu pre bežný rozsah a doladíme ju.“

Ako dopyty viesť cez všetky fázy až po ponuku, popisuje článok o riadenom procese obchodných dopytov v malej firme. Čo robiť po odoslaní ponuky, rozoberá follow-up po ponuke.

Ako to rieši BOTrento Chief of Staff

Otázky nie sú najťažšia časť, tou je disciplína. Keď prídu tri nejasné dopyty v jeden deň a vy ste na akcii, ľahko sa stane, že jeden zostane bez odpovede. Na toto je postavený BOTrento Chief of Staff, riadený proces pre dopyty, ponuky a follow-up:

• Stráži dopyty v pošte a v nahraných dátach. Schránku napojíte cez IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import. Dáta z CRM alebo tabuľky nahráte ako CSV/XLSX.
• Pripraví koncept odpovede s doplňujúcimi otázkami, neskôr aj koncept ponuky a follow-upu, a to v štyroch jazykoch. Vychádza z textu e-mailu, obsah príloh nečíta.
• Nič neodošle bez schválenia človekom. Koncept si upravíte a odošlete sami.
• Zachytí sľuby ako „ponuku pošlem zajtra“ a pripomenie ich. Každý pracovný deň ráno vám ukáže prehľad „Dnes 1+3“ v aplikácii aj e-mailom.

AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby, takže nepotrebujete vlastný API kľúč. Dáta sa ukladajú na serveroch v EÚ. Ako vyzerá jeden dopyt od prijatia po schválený koncept, si môžete pozrieť v ukážke procesu. Ešte lepšie je vyskúšať to na vlastných dopytoch: skúšobná doba 14 dní zdarma je bez platobnej karty a začína až prvým úspešným nahraním dát. Tarify nájdete v cenníku.