BOTrento konfigurácia podľa odvetvia: pravidlá pre event, autoservis a realitky

Tím BOTrento27. 10. 20266 min čítania

Čo vlastne znamená „nastaviť“ BOTrento na váš typ dopytov

Dopyt na stage pre firemný večierok, dopyt na výmenu brzdových kotúčov a dopyt na obhliadku bytu majú spoločné jedno: obchodník musí rýchlo zistiť chýbajúce údaje a poslať vecnú odpoveď. Líšia sa tým, ktoré údaje chýbajú a čo sa smie sľúbiť.

Preto nezačíname technikou, ale vaším zvykom. Čo sa pýtate zákazníka? Kedy je dopyt urgentný? Čo nikdy neposielate bez kontroly? Keď je toto zapísané, BOTrento z toho vie vychádzať pri koncepte odpovede, ponuky či follow-upu. Nič sa pritom neodošle bez schválenia človekom.

Pozrite si aj popis produktu Chief of Staff, ak chcete vidieť celý rámec procesu.

Päť vecí, ktoré zapíšte pre každý typ dopytu

Pre každý typ dopytu (napr. „firemná akcia“, „oprava“, „záujem o byt“) vyplňte krátku kartu. Stačia vety, nie dokument.

1. Povinné údaje. Bez čoho sa nedá dať ponuka: termín, miesto, počet ľudí, značka vozidla, rozpočet.
2. Doplňujúce otázky. Najviac tri-štyri, v poradí dôležitosti.
3. Čo sa smie povedať samo. Napríklad orientačné rozpätie ceny alebo štandardné podmienky.
4. Čo rozhoduje človek. Zľavy, výnimky, potvrdenie termínu, navýšenie ceny.
5. Ďalší krok a lehota follow-upu. Kedy sa ozvete, ak zákazník mlčí.

Bod 4 je najdôležitejší. BOTrento nepotvrdzuje termíny ani rezervácie, takže všetko, čo je záväzné, vždy prejde cez vás.

Event a produkcia: termín, rozsah a rezerva

V eventovej firme dopyt zvyčajne príde neúplný: „potrebujeme ozvučenie a svetlá na konferenciu v októbri“. Karta dopytu by mala obsahovať:

• povinné údaje: dátum, miesto (vrátane prístupu a času na montáž), počet hostí, typ programu,
• otázky: je akcia vnútri alebo vonku, kto dodáva obsah, aké sú časy skúšok,
• čo rozhoduje človek: dostupnosť techniky a ľudí v danom termíne, doprava, storno podmienky,
• follow-up: po odoslanej ponuke pripomienka v dohodnutom počte dní.

Štruktúru samotnej ponuky (bloky techniky, ľudí, dopravy) rozoberá článok Cenová ponuka pre event a produkciu. Sezónny režim popisuje článok o dopytoch v eventovej agentúre. Ak ste skôr prenájom techniky, pozrite si stránku pre prenájmy techniky a stránku pre eventy a produkciu.

Autoservis: orientačná cena, termín a schválenie navýšenia

Autoservis rieši iný problém: zákazník často nevie opísať poruchu a očakáva cenu hneď. Karta preto vyzerá inak:

• povinné údaje: značka, model, rok výroby, popis príznakov, kontakt,
• otázky: svieti kontrolka, kedy sa problém objavuje, je auto pojazdné,
• čo sa smie povedať samo: orientačná cena bežných úkonov s vetou, že konečná cena závisí od diagnostiky,
• čo rozhoduje človek: akékoľvek navýšenie ceny oproti orientačnej, termín v dielni, náhradné vozidlo.

Pozor na prílohy: BOTrento nečíta obsah príloh a vychádza z textu e-mailu. Ak vám zákazníci posielajú fotky alebo PDF, zapíšte do karty, že chýbajúci popis sa dopýta v odpovedi, a prílohu si pozriete sami. Podrobný postup nájdete v článku Autoservis a dopyty zákazníkov.

Realitky a ďalšie obory: kvalifikácia a obhliadka

V realitnej kancelárii je kľúčová kvalifikácia záujemcu a dohodnutá obhliadka. Karta by mala určiť:

• povinné údaje: o ktorú nehnuteľnosť ide, financovanie (hotovosť, hypotéka), časový horizont,
• otázky: kto sa obhliadky zúčastní, aký je preferovaný čas,
• čo rozhoduje človek: konkrétny termín obhliadky a to, čo sa o nehnuteľnosti sľúbi.

Ak chcete vidieť, ako sa to dá poskladať do postupu, prečítajte si článok o dopytoch záujemcov v realitnej kancelárii. Rovnaký princíp platí pre B2B služby a požičovne: päť položiek, krátke vety, jasne oddelené „smie samo“ a „rozhoduje človek“.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces, nie samoobslužný nástroj, do ktorého by ste museli všetko zadávať sami. Postup vyzerá takto:

1. Registrácia je asistovaná. Do 24 hodín v pracovné dni sa vám ozve náš človek a pomôže s napojením pošty.
2. Nahráte dáta. Poštu cez IMAP, alebo históriu dopytov ako CSV či XLSX. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ cez preposlanie alebo import. Zo zadania pravidiel vychádza spracovanie vašich skutočných dopytov.
3. Každý pracovný deň ráno dostanete prehľad Dnes 1+3 v aplikácii aj e-mailom.
4. Koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov pripraví BOTrento v štyroch jazykoch (CS, EN, DE, FR). Vy ich schválite, upravíte alebo zamietnete. Nič sa neodošle samo.
5. Sľuby typu „ozvem sa do piatka“ sa zachytia a pripomenú. Termíny si môžete odoberať do Outlooku, Google Kalendára či iPhonu cez tajný odkaz iCal (.ics).

AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby. Vlastný API kľúč je voliteľný (zatiaľ len Anthropic) a nápoveda k API kľúčom vysvetľuje, ako funguje. Zároveň platí: BOTrento nenahrádza CRM ani účtovníctvo, takže Pipedrive, SuperFaktúru či Money S3 používate ďalej tak ako doteraz. Ukážku si pozrite na stránke ukážka procesu.

Zákazník si službu najprv vyskúša zdarma na vlastných dátach: 14 dní zdarma bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Dni sa začnú počítať až po prvom úspešnom nahratí dát. Garanciu výsledku neposkytujeme, preto je skúška na vašich dopytoch to podstatné. Orientáciu v tarifoch nájdete v cenníku.

Šablóna: zadanie pravidiel pre jeden typ dopytu

Skopírujte, vyplňte pre každý typ dopytu a pošlite nášmu človeku pri zavádzaní. Príklad pre autoservis:

Typ dopytu: Oprava bŕzd
Povinné údaje: značka, model, rok, popis príznakov, telefón
Doplňujúce otázky: Pri brzdení vibruje pedál? Je auto pojazdné? Kedy sa vám hodí termín?
Smie sa napísať samo: orientačná cena bežnej výmeny s vetou „konečná cena závisí od diagnostiky“
Rozhoduje človek: navýšenie ceny, konkrétny termín v dielni, náhradné vozidlo
Follow-up: ak zákazník neodpovie, pripomenúť sa o dva pracovné dni
Tón: vecný, vykanie, bez sľubov, ktoré nevieme splniť

Ak vás zaujíma samotné pravidlo follow-upu, nájdete ho v odpovedi Čo je follow-up a ako naň pri ponukách nezabúdať. Rýchlosť odpovedí rozoberá päť krokov na zrýchlenie odpovedí.