Zakázková výroba: jak z poptávky s výkresem a množstvím rychle připravit kalkulaci a cenovou nabídku

Tým BOTrento13. 10. 20268 min čtení

Co v poptávkách na zakázkovou výrobu obvykle chybí

Typická poptávka zní: „Posíláme výkres, prosíme o cenu na několik desítek kusů, termín co nejdřív.“ Technolog výkres otevře a hned narazí na otázky, na které mu e-mail neodpoví.

Výkres bez jistoty

Není jasné, jestli jde o poslední revizi, chybí 3D model nebo je výkres jen náčrt. Když cenu spočítáte podle staré revize, kalkulace jde do koše.

Množství „cca“

Pro cenu je zásadní, jestli jde o jednorázovou dodávku, nebo o stejný počet kusů každý měsíc po celý rok. Podle toho se mění seřízení, nákup materiálu i přípravky. Často navíc chybí informace, jestli se výroba bude opakovat.

Materiál, tolerance a povrch

„Ocel“ nebo „nerez“ nestačí. Bez konkrétní značky materiálu, kritických tolerancí a povrchové úpravy (zinek, prášková barva, eloxování) musíte buď hádat, nebo se doptávat.

Termín, dodání a kdo rozhoduje

„Co nejdřív“ není termín. Chybí také místo dodání, balení, požadavky na dokumentaci (atest, protokol z měření) a kdo na straně zákazníka nabídku schvaluje.

Checklist: minimum údajů pro kalkulaci

Udělejte si interní seznam a podle něj každou poptávku zkontrolujte dřív, než ji pošlete technologovi. Když některý bod chybí, doptáte se jedním e-mailem, ne pěti.

Checklist dejte i na web k poptávkovému formuláři. Část zákazníků údaje doplní rovnou a vy ušetříte jedno kolo e-mailů.

Postup v šesti krocích: od poptávky ke kalkulaci

1. Zapište poptávku a určete vlastníka. Každá poptávka má jednoho člověka, který ji dotáhne do nabídky nebo do slušného odmítnutí. Telefonické poptávky zapisujte na stejné místo jako e-maily. Jak na to, popisujeme v článku o evidenci poptávek z telefonu, SMS a e-mailu.
2. Ještě ten den poptávku rychle roztřiďte. Rozdělte poptávky do tří skupin: kompletní (jde rovnou do kalkulace), neúplná (doptat se), mimo vaše možnosti (zdvořile odmítnout, případně doporučit jinou technologii).
3. K neúplné poptávce pošlete jeden souhrnný dotaz. Všechny otázky pošlete najednou, očíslované a s výchozí volbou („pokud nemáte jiný požadavek, počítáme s…“). Zákazníkovi pak často stačí jen potvrdit.
4. Potvrďte příjem a termín nabídky. I když kalkulace potrvá několik dní, zákazník má hned vědět, kdy nabídku dostane. Tento slib si zapište a dodržte ho.
5. Kalkulujte s výslovnými předpoklady. Co jste si museli domyslet, napište do nabídky jako předpoklad. Když se změní, změní se i cena a vy máte o čem jednat.
6. Nabídněte varianty množství. Ceny pro dvě nebo tři úrovně odběru zákazníkovi ukážou, jak se cena s množstvím mění, a rozhodování to často urychlí.

Pokud vám chodí formální výběrová řízení od velkých odběratelů s dodavatelským dotazníkem, podívejte se na náš návod, jak odpovědět na poptávkové řízení v malé B2B firmě. Obecné tipy na rychlejší reakci najdete v odpovědi jak zrychlit odpovědi na poptávky.

Vzory e-mailů: doplňující otázky a průvodní text k nabídce

Vzor 1: odpověď na neúplnou poptávku

Dobrý den, pane Nováku,

děkujeme za poptávku na díl podle výkresu [číslo výkresu]. Abychom vám mohli poslat přesnou kalkulaci, potřebujeme upřesnit několik bodů:

1. Je přiložený výkres v poslední revizi? Pokud máte i 3D model (STEP), pošlete ho prosím také.
2. Materiál: na výkresu chybí značka. Pokud nemáte jiný požadavek, počítáme s běžnou konstrukční ocelí.
3. Množství: jde o jednorázovou dodávku [počet] ks, nebo o opakované odběry? Pokud o opakované, v jakém rozložení?
4. Povrchová úprava: požadujete zinek, práškovou barvu, nebo díl bez úpravy?
5. Termín a místo dodání: do kdy díly potřebujete a kam je máme dovézt?
6. Potřebujete atest materiálu nebo měřicí protokol?

Jakmile odpovíte, pošleme nabídku do tří pracovních dnů. Pokud by bylo rychlejší probrat to po telefonu, zavolejte mi.

S pozdravem
Jana Svobodová, obchod

Vzor 2: průvodní e-mail k nabídce

Dobrý den, pane Nováku,

v příloze posílám cenovou nabídku na díl podle výkresu [číslo výkresu], rev. C. Ceny jsou uvedené bez DPH, a to ve dvou variantách množství.

Kalkulace vychází z těchto předpokladů: materiál podle vašeho potvrzení, povrch žárový zinek, dodání na vaši adresu, bez měřicího protokolu. Pokud se některý předpoklad změní, nabídku rychle upravíme.

Nabídka platí do [datum platnosti]. Ve čtvrtek se vám ozvu, jestli k ní máte otázky.

S pozdravem
Jana Svobodová

Jména a údaje ve vzorech jsou jen ilustrační, hodnoty v hranatých závorkách doplňte podle konkrétní poptávky.

Follow-up: aby kalkulace nezapadla

Ve výrobě nabídka často leží u nákupčího, který čeká na schválení projektu nebo na ceny od dalších dodavatelů. Hodiny, které technolog strávil kalkulací, přijdou vniveč, pokud se nikdo neozve.

• Datum dalšího kroku napište přímo do průvodního e-mailu („ozvu se ve čtvrtek“) a poznamenejte si ho tam, kde ho uvidíte.
• První připomenutí věnujte předpokladům, ne otázce „už jste se rozhodli?“. Zeptejte se, jestli sedí materiál, množství a termín.
• Před koncem platnosti nabídky se ozvěte znovu a nabídněte aktualizaci, hlavně pokud se mezitím změnila cena materiálu.
• Když zakázku nezískáte, zeptejte se proč. Rozhodla cena, termín, nebo technologie? Příště budete kalkulovat přesněji.

Podrobněji to rozebíráme v odpovědi jak nezapomínat na follow-up nabídek. Další praktické návody najdete v rozcestníku odpovědí na časté otázky.

Jak tento proces řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a follow-up. Nenahrazuje váš kalkulační list, CRM ani účetnictví v Pohodě nebo Money S3. Hlídá, aby žádná poptávka nezůstala bez odpovědi a žádný slib nezůstal nesplněný. Je určený hlavně pro B2B firmy s ručně připravovanými nabídkami, kam patří i zakázková výroba.

Jak by to u vás vypadalo během zkušební doby

• Napojení: Schránku na Seznamu nebo jinou schránku napojíte přes IMAP. Z Gmailu, Google Workspace nebo Microsoft 365 zatím poptávky přeposíláte nebo je nahrajete importem. Rozpracované poptávky z tabulky nebo CRM nahrajete jako CSV nebo XLSX. Po registraci se vám do 24 hodin v pracovní dny ozve náš člověk a pomůže s napojením.
• Každý pracovní den ráno uvidíte v aplikaci a v e-mailu přehled Dnes 1+3: co je dnes nejdůležitější a co následuje. Třeba poptávku, na kterou zatím nikdo neodpověděl, nebo nabídku, u které jste slíbili ozvat se ve čtvrtek.
• Koncepty: K neúplné poptávce připraví koncept doplňujících otázek, ke kalkulaci průvodní e-mail a později follow-up, česky, anglicky, německy nebo francouzsky. Text zkontrolujete, upravíte a schválíte. Bez vašeho schválení se nic neodešle.
• Sliby: Když v e-mailu napíšete „nabídku pošleme do středy“, BOTrento to zachytí a připomene vám to.
• Report „Ztracené peníze“: Na začátku zkušební doby zpětně ukáže poptávky a nabídky, které zůstaly bez reakce. Funguje u schránky napojené přes IMAP.

Na co myslet: BOTrento nečte obsah příloh, takže výkres ani PDF neprochází. Pracuje s textem e-mailu. Technické posouzení výkresu a samotná kalkulace zůstávají na vašem technologovi. BOTrento hlídá, aby se k němu poptávka dostala úplná a včas.

Data ukládáme na serverech v EU (v Německu, databáze aplikace je v Irsku). Text nutný pro úkol zpracuje přes API komerční poskytovatel jazykového modelu. AI je v ceně tarifu. Celý průběh si můžete projít v ukázce procesu a tarify porovnat v ceníku. Nejlépe to ale poznáte na vlastních poptávkách: vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Zkušební doba začne běžet až prvním úspěšným nahráním dat.