Účetní kancelář a nový klient: jak odpovědět na poptávku a poslat nabídku paušálu

Tým BOTrento13. 10. 20267 min čtení

Co v poptávce na vedení účetnictví obvykle chybí

Typické poptávky, které chodí e-mailem nebo přes formulář na webu:

• „Kolik stojí vedení účetnictví pro s.r.o.?“ Bez dalších údajů, často od čerstvě založené firmy.
• Změna účetní. Převzetí rozběhnutého účetnictví, někdy uprostřed roku.
• Rostoucí OSVČ. Přechází z paušální daně nebo daňové evidence a řeší registraci k DPH.
• Jednorázová práce. Daňové přiznání, zanedbaný rok, mzdy pro prvního zaměstnance.

Ve všech případech vám chybí totéž: kolik práce to doopravdy bude. Cenu paušálu určuje hlavně objem a složitost dokladů, ne právní forma. Dokud to nevíte, máte jen důvod se rychle ozvat a zeptat se správně.

Checklist: otázky pro nového klienta

Ptejte se jen na to, co ovlivní cenu nebo rozhodnutí, jestli klienta vezmete. Seznam si uložte jako textový blok a v odpovědi z něj vyberte, co z poptávky ještě není jasné.

1. Právní forma a obor: s.r.o., a.s., spolek, OSVČ? Čím se firma zabývá?
2. Rozsah evidence: podvojné účetnictví, nebo daňová evidence?
3. DPH: plátce, identifikovaná osoba, nebo neplátce? Měsíční, nebo čtvrtletní období?
4. Počet dokladů za měsíc: přijaté a vydané faktury, bankovní účty a pohyby, pokladna?
5. Zaměstnanci: kolik lidí na HPP a dohody, kdo dnes dělá mzdy?
6. Zahraničí: obchod v EU nebo mimo EU, cizí měny?
7. Předávání dokladů: papírově, e-mailem, přes Fakturoid, nebo exportem z Pohody či Money S3?
8. Stav a termín: od kdy chtějí začít, kdo vedl účetnictví dosud a v jakém je stavu?

Na to, co už z poptávky vyplývá, se znovu neptejte. Kratší e-mail dostane odpověď spíš.

Postup v šesti krocích od poptávky k podpisu

1. Zapište poptávku a určete, kdo ji vlastní

Každá poptávka musí mít jednoho odpovědného člověka. Stačí řádek v tabulce nebo záznam v Raynetu či Pipedrive: kdo, kdy, co chce, další krok.

2. Odpovězte týž pracovní den

První odpověď nemusí obsahovat cenu. Potvrdí zájem, položí otázky z checklistu a nabídne krátký telefonát. Obecné tipy najdete v odpovědi jak zrychlit odpovědi na poptávky.

3. Rozhodněte, jestli klient sedí

Pokud třeba nepracujete s e-shopy nebo neziskovkami, řekněte to hned a slušně.

4. Pošlete nabídku do dvou pracovních dnů od odpovědí

Jakmile máte údaje, nenechte nabídku ležet. Klient je v té chvíli nejvíc rozhodnutý.

5. Domluvte termín follow-upu v průvodním e-mailu

Napište, kdy se ozvete, a slib dodržte.

6. Po souhlasu předejte klienta do onboardingu

Plná moc pro finanční úřad, přístupy k výpisům, převzetí podkladů od předchozí účetní, termíny předávání dokladů. Čím jasnější start, tím méně urgencí později.

U formálního výběrového řízení větší firmy postupujte podle článku jak odpovědět na poptávkové řízení v malé B2B firmě.

Vzory e-mailů: první odpověď a průvodní text k nabídce

První odpověď na poptávku

Dobrý den, pane Nováku,

děkuji za poptávku na vedení účetnictví pro Vaši s.r.o. Abych Vám mohla poslat konkrétní nabídku paušálu, potřebuji vědět:

1. Jste plátci DPH? Pokud ano, měsíčně, nebo čtvrtletně?
2. Kolik přijatých a vydaných faktur máte zhruba za měsíc a kolik bankovních účtů?
3. Máte zaměstnance? Kolik na HPP a kolik na dohody?
4. Jak byste nám předávali doklady?
5. Od kdy chcete začít a kdo účetnictví vede teď?

Pokud je pro Vás jednodušší telefon, napište čas, kdy Vám mohu zavolat. Nabídku pak pošlu do dvou pracovních dnů.

S pozdravem
Jana Dvořáková

Průvodní e-mail k nabídce paušálu

Dobrý den, pane Nováku,

děkuji za podklady. V příloze posílám nabídku měsíčního paušálu na vedení účetnictví, DPH a mzdy pro dva zaměstnance. Cena vychází z objemu dokladů, který jste uvedl. Pokud se výrazně změní, domluvíme úpravu předem.

V nabídce najdete i to, co paušál nezahrnuje a jak se účtují vícepráce.

Ozvu se Vám ve čtvrtek, abychom domluvili další postup.

S pozdravem
Jana Dvořáková

Jména jsou ilustrační. Text upravte do svého tónu, ale konkrétní termín dalšího kontaktu v něm nechte.

Co má obsahovat nabídka paušálu

Nabídka účetních služeb nemusí být dlouhá, ale musí předejít sporům o to, co je v ceně.

Jste-li plátci, uvádějte cenu vždy s poznámkou „bez DPH“. OSVČ neplátce si ji jinak snadno přečte špatně.

Follow-up: když se klient po nabídce neozve

Ticho po nabídce většinou neznamená odmítnutí. Klient porovnává, čeká na společníka nebo řeší jiné starosti. Rozumný rytmus:

• V domluvený den: krátký dotaz, jestli k nabídce nejsou otázky.
• O týden později: připomeňte praktický termín, třeba že pro převzetí od dalšího měsíce potřebujete plnou moc a podklady do určitého data.
• Naposledy: slušně uzavřete, že nabídku necháváte otevřenou, a zeptejte se, jestli se rozhodli jinak.

Hlavní je, aby se na follow-up nezapomnělo ani během uzávěrek. Jak to ohlídat, popisuje odpověď co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat. Pro delší rozhodování se hodí i harmonogram připomenutí, když klient dlouho rozhoduje.

Jak to v účetní kanceláři řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a follow-up. Nenahrazuje účetní software ani CRM. Hlídá obchodní stranu, aby poptávka nového klienta nezapadla mezi e-maily stávajících klientů.

Jak to vypadá během zkušební doby

1. Nahrajete data. Schránku na Seznamu nebo jinou přes IMAP napojíte přímo, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Rozpracované poptávky nahrajete jako CSV či XLSX. Do 24 hodin v pracovní dny se ozve náš člověk a s napojením pomůže.
2. Uvidíte, co uteklo. Report „Ztracené peníze“ ukáže poptávky a nabídky bez odpovědi nebo dalšího kroku (zpětně jen u schránky napojené přes IMAP).
3. Každé pracovní ráno Dnes 1+3. V aplikaci i e-mailem jedna nejdůležitější věc a tři další, například „Slíbili jste ozvat se ve čtvrtek k nabídce paušálu“.
4. Schválíte koncepty. Návrh první odpovědi, průvodního e-mailu i follow-upu ve 4 jazycích. Nic se neodešle bez vašeho schválení.

BOTrento nečte obsah příloh. Když klient pošle počty dokladů v příloze, údaje doplníte vy. Data ukládáme na serverech v EU (Německo), text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel jazykového modelu přes komerční API, které data nepoužívá k tréninku. Při práci s osobními údaji klientů se vyplatí projít kontrolní seznam k AI asistentovi a GDPR.

AI je v ceně tarifu, přehled najdete v ceníku a průběh v ukázce procesu. Nejlépe si ale vše ověříte na vlastní poště: vyzkoušejte BOTrento 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Zkušební doba začíná až prvním nahráním dat. Další situace z oboru najdete na stránce BOTrento pro B2B služby.