Follow-up po nabídce na firemní akci: harmonogram a texty, když klient dlouho rozhoduje

Tým BOTrento12. 10. 20267 min čtení

Proč nabídka na firemní akci leží bez odpovědi

Když klient u firemní akce mlčí, většinou to neznamená „ne“. Obvykle jde o některou z těchto situací:

• Kontaktní osoba nerozhoduje. Asistentka nebo HR sbírá nabídky, ale podpis dává jednatel nebo finanční ředitel.
• Čeká se na rozpočet. Akce je ve hře, ale částka se schvaluje na poradě, při plánování dalšího kvartálu nebo až po uzavření čísel.
• Klient porovnává. Na stole jsou dvě tři agentury a nabídky se srovnávají v tabulce, často jen podle celkové ceny.
• Mění se zadání. Upravuje se počet hostů, termín nebo místo a klientovi se nechce psát, dokud nemá jasno.

Pro vás z toho plyne jednoduché pravidlo: follow-up nemá jen připomínat, že nabídka existuje. Má kontaktní osobě pomoct nabídku obhájit u toho, kdo rozhoduje.

Co si domluvit už při odeslání nabídky

Nejlepší follow-up si připravíte ve chvíli, kdy nabídku posíláte. Do průvodního e-mailu nebo do telefonátu zařaďte tyto otázky:

1. Kdy padne rozhodnutí? „Do kdy potřebujete mít jasno?“ Odpověď je kotva celého harmonogramu.
2. Kdo ještě schvaluje? Pak víte, pro koho psát shrnutí.
3. Podle čeho se rozhoduje? Cena, program, zkušenost, místo? Podle toho připravíte argumenty.
4. Do kdy platí opce na prostor a ceny dodavatelů? Tohle napište výslovně a s datem, třeba „opce na sál platí do 30. 10. 2026“.

Klíčové údaje uveďte i v textu e-mailu, ne jen v příloze PDF. Jde o termín akce, počet hostů, celkovou cenu bez DPH a platnost nabídky i opce. Schvalovatel často vidí jen přeposlaný e-mail. Text v těle zprávy navíc snáz dohledáte vy i nástroje, které hlídají poštu.

Obecné zásady najdete na stránce co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat. Níže je postup přímo pro firemní akce s dlouhým rozhodováním.

Harmonogram připomenutí podle termínu rozhodnutí

Kroky navazují na domluvené milníky, ne na pevný počet dní. Lhůty v tabulce jsou orientační. Přizpůsobte je tomu, jak daleko akce je.

Když termín rozhodnutí neznáte, zeptejte se na něj v prvním follow-upu. Bez něj se z připomínání snadno stane hádání.

Vzorové texty follow-upů pro firemní akce

1. Ověření po odeslání

Dobrý den, paní Nováková,
posílám jen krátké ověření, že k Vám dorazila naše nabídka na vánoční večírek 12. 12. 2026 pro 80 hostů. Pokud by se Vám hodilo projít ji spolu po telefonu, stačí 15 minut, třeba ve čtvrtek dopoledne. A pokud ji budete předávat dál, rád připravím krátké shrnutí pro vedení.
S pozdravem
Tomáš

2. Shrnutí pro schvalovatele

Dobrý den,
jak jsme se domluvili, posílám shrnutí, které můžete rovnou přeposlat:
– akce: vánoční večírek, 12. 12. 2026, 80 hostů
– místo: sál s opcí do 30. 10. 2026
– v ceně: catering, moderátor, zvuk a světla, doprava techniky
– celkem: částka z nabídky bez DPH, platnost nabídky do 30. 10. 2026
Pokud by bylo potřeba rozpočet snížit, máme připravenou variantu bez kapely, která zachová program.
Tomáš

3. Konec opce

Dobrý den, paní Nováková,
opce na sál pro 12. 12. končí ve čtvrtek 30. 10. Pokud víte, že rozhodnutí padne do týdne, provozovatel nám ji může jednou prodloužit o pár dní. Mám o prodloužení požádat, nebo opci pustit?
Tomáš

4. Slušné uzavření

Dobrý den,
nechci Vás zbytečně zahlcovat, proto nabídku na vánoční večírek zatím uzavírám a opci na prostor jsme uvolnili. Pokud se k akci vrátíte, rád nabídku aktualizuji podle nového termínu. Děkuji za Váš čas.
Tomáš

Další varianty textů najdete v článku 3 šablony pro první, druhé a poslední připomenutí. Jak číst odpovědi i mlčení, rozebírá článek jak se zeptat na cenovou nabídku po odeslání.

Checklist před odesláním follow-upu

• Je v e-mailu termín akce a počet hostů, aby ho schvalovatel pochopil bez dalšího kontextu?
• Přináší zpráva něco nového (shrnutí, termín opce, variantu)?
• Je jasné, co má klient udělat a do kdy?
• Odpovídají ceny a termíny poslední verzi nabídky?
• Máte v kalendáři nebo tabulce další krok pro případ, že odpověď nepřijde?

Když se škrtá rozpočet nebo mění zadání

Při dlouhém rozhodování se zadání často změní. Než přijde „ne“, nabídněte cestu, jak akci udržet:

• Levnější varianta. Méně položek, ale stejný hlavní zážitek. Připravte ji předem, ať nereagujete narychlo.
• Etapy. Rezervujte nejdřív prostor a hlavního dodavatele a program doladíte později.
• Posun termínu. Mimo vrchol sezóny bývají prostory i technika dostupnější. Než to klientovi slíbíte, ověřte to ale u dodavatelů.

Každou novou verzi nabídky jasně očíslujte a v e-mailu napište, čím se liší od předchozí. Jinak bude schvalovatel ztrácet čas srovnáváním starého a nového PDF.

Jak tohle pohlídá BOTrento během zkušební doby

Ruční harmonogram funguje, dokud máte pár nabídek. V sezóně jich běží desítky, každá s jinou opcí a jiným schvalovatelem. BOTrento Chief of Staff to řeší jako řízený proces, ve kterém všechno schvaluje člověk.

Takhle by to u vás vypadalo během zkušební doby 14 dní zdarma:

1. Nahrajete data. Schránku na Seznamu nebo jinou schránku napojíte přes IMAP. Z Gmailu, Google Workspace nebo Microsoft 365 zatím poštu přeposíláte nebo importujete. Rozpracované nabídky z tabulky nebo CRM přidáte jako CSV nebo XLSX. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a s napojením pomůže. Zkušební doba začíná až prvním úspěšným nahráním dat a nepotřebujete k ní kartu ani vlastní API klíč.
2. Ráno uvidíte přehled Dnes 1+3. Dostanete ho každý pracovní den v aplikaci a e-mailem: jednu nejdůležitější věc a tři další. Může to být nabídka, u které zítra končí opce, nebo klient, kterému jste slíbili „ozvu se v pátek“. Takové sliby BOTrento v e-mailech zachytí a připomene vám je.
3. Schválíte koncept. BOTrento připraví návrh follow-upu podle situace (ověření, shrnutí, konec opce). Vy ho upravíte a odešlete sami. Bez vašeho schválení se nic neodešle.

Na začátku dostanete report „Ztracené peníze“ s nabídkami, které zůstaly bez reakce. Zpětně funguje jen u schránky napojené přes IMAP. Pár věcí BOTrento nedělá. Nečte obsah příloh, takže se vyplatí mít klíčové údaje v textu e-mailu. Nenačítá kalendář, nepotvrzuje rezervace u dodavatelů a nenahrazuje CRM. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu. Oborové detaily najdete na stránce BOTrento pro eventy a produkci a tarify v ceníku. AI je v ceně tarifu.