Řízení obchodní pipeline pro poradce: pět stavů, týdenní rytmus a šablony bez složitého CRM

Tým BOTrento17. 10. 20267 min čtení

Proč poradce nedrží CRM, ale pipeline ano

Nástroje jako Raynet nebo Pipedrive jsou dobré, pokud je tým opravdu používá. U poradce, který má většinu dne schůzky s klienty, ale často končí tak, že data zastarají a skutečný obchod dál běží v Gmailu, Outlooku nebo na Seznamu. CRM se tak mění v archiv, ne v nástroj pro řízení obchodu.

Pipeline je jednodušší věc: seznam rozjednaných příležitostí, u každé stav a další krok. Klidně ho můžete vést v tabulce. Rozhoduje disciplína, ne software:

• Každá příležitost má jednoho vlastníka, i když jste tým tří lidí.
• Každá příležitost má další krok s datem. Formulace „čekáme“ se nepočítá.
• Stavy znamenají, co se stalo, ne jak se cítíte („vypadá to dobře“ není stav).

Pokud vám vadí hlavně pomalé první reakce, podívejte se nejdřív na pět kroků, jak zrychlit odpovědi na poptávky. Tento článek řeší, co se děje potom.

Pět stavů, které poradci stačí

Čím víc stavů, tím víc přemýšlení, kam co patří. U poradenství a konzultací vystačíte s pěti, a každý má jasné kritérium, kdy do něj příležitost přejde.

U uzavřených příležitostí rozlišujte vyhráno a prohráno a k prohraným napište jednu větu s důvodem. Za pár měsíců z toho uvidíte, jestli prohráváte na ceně, na termínu, nebo tím, že se ozýváte pozdě.

Co dělat s „možná na podzim“

Klienti poradců často odkládají rozhodnutí na další čtvrtletí nebo rozpočet. Takovou příležitost nenechávejte ve stavu 3. Přesuňte ji do uzavřených s poznámkou „odloženo“ a s datem, kdy se ozvete. Pipeline pak ukazuje to, co se opravdu hýbe.

Checklist: co si zapsat u každé příležitosti

Tabulka v Excelu nebo Google Sheets stačí, když má správné sloupce. Víc jich nepřidávejte, jinak ji přestanete vyplňovat.

• Klient a kontaktní osoba: kdo rozhoduje a kdo jen komunikuje.
• Zdroj: doporučení, web, stávající klient, akce.
• Co řeší: jednou větou, slovy klienta.
• Stav: jeden z pěti výše.
• Odhad hodnoty v Kč bez DPH, i když je hrubý.
• Další krok: konkrétní sloveso („poslat návrh“, „zavolat finančnímu řediteli“).
• Datum dalšího kroku: bez data příležitost neexistuje.
• Slib: co jste klientovi řekli („pošlu do čtvrtka“) a do kdy.

Poslední sloupec je nejdůležitější a nejčastěji chybí. Když na schůzce řeknete „ozvu se do pátku“, je to závazek, podle kterého vás klient posuzuje dřív, než uvidí vaši práci. Fakturace v Pohodě, Money S3 nebo Fakturoidu přijde na řadu až po uzavření. Pipeline končí stavem „vyhráno“.

Týdenní rytmus krok za krokem

Pipeline funguje jen tehdy, když ji pravidelně procházíte. Pro poradce, kteří jsou přes den na schůzkách, se osvědčuje jedno delší okno týdně a krátká denní kontrola. Podobný rytmus pro lidi, kteří jsou celý den mimo kancelář, popisujeme i v článku o poptávkách v servisní firmě z terénu.

Pondělní revize (jednou týdně)

1. Projděte schránku za minulý týden a doplňte do tabulky všechny nové poptávky, i ty, co přišly jen jako odpověď ve starém vlákně.
2. Zkontrolujte, že každý řádek má datum dalšího kroku. Kde chybí, doplňte ho hned.
3. Seřaďte podle data a označte vše, co je po termínu.
4. U příležitostí ve stavu 3 bez reakce rozhodněte: follow-up, telefonát, nebo uzavřít jako odložené.
5. Vyberte tři priority týdne, tedy příležitosti, kde váš krok nejvíc posune rozhodnutí klienta.

Denní kontrola (každý pracovní den ráno)

1. Otevřete seznam kroků s dnešním datem.
2. Udělejte nejdřív jeden nejdůležitější, pak další tři.
3. Po každém kroku přepište stav a nové datum.

Jak nastavit samotná připomenutí po odeslání návrhu, najdete v odpovědi co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat. Pokud klient rozhoduje týdny, inspiraci dá i harmonogram follow-upu při dlouhém rozhodování. Platí stejně pro konzultační projekt jako pro firemní akci.

Šablony e-mailů pro posun mezi stavy

Většina příležitostí se zasekne mezi stavem 2 a 3: schůzka proběhla, ale návrh nepřišel včas. Dva krátké e-maily tomu předejdou.

Shrnutí po úvodní schůzce (stav 2)

Dobrý den, paní Novotná,

děkuji za dnešní schůzku. Shrnu, jak jsem Vám porozuměl: řešíte [problém slovy klienta], cílem je [výsledek] a rozhodovat budete s [osoba] do [termín].

Abych mohl připravit návrh spolupráce, potřebuji ještě doplnit:
– [otázka 1]
– [otázka 2]

Návrh Vám pošlu do [den], jak jsme se domluvili.

S pozdravem
[jméno]

Follow-up po odeslání návrhu (stav 3)

Dobrý den, pane Dvořáku,

v [den] jsem Vám posílal návrh spolupráce k [téma]. Chci se ujistit, že k Vám dorazil a že v něm máte vše, co pro rozhodnutí potřebujete.

Pokud by pomohlo projít ho společně, navrhuji krátký hovor ve [dva termíny]. Kdyby se priority změnily, dejte mi prosím vědět, ať Vás zbytečně neobtěžuji.

S pozdravem
[jméno]

Jak strukturovat samotný návrh služby s otázkami pro nového klienta, ukazujeme na příkladu účetní kanceláře a nabídky paušálu. Postup se dá převzít i pro daňové, personální nebo IT poradenství.

Jak to řeší BOTrento

Tabulka a týdenní rytmus fungují, dokud je na ně čas. V sezóně nebo při plném kalendáři obvykle vypadne jako první právě pondělní revize. BOTrento Chief of Staff drží stejný proces za vás, s tím, že rozhodujete pořád vy:

• Hlídá poptávky a návrhy v poště (Seznam a další schránky přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem) a v datech, která nahrajete jako CSV nebo XLSX z tabulky či CRM.
• Každý pracovní den ráno pošle přehled Dnes 1+3: jednu hlavní věc a tři další, v aplikaci i e-mailem. Je to přesně ta denní kontrola z postupu výše.
• Zachytí sliby typu „pošlu do čtvrtka“ a připomene je.
• Připraví koncepty odpovědí, návrhů a follow-upů ve čtyřech jazycích. Nic neodešle sám, každý text schvaluje člověk.

Co nedělá: nenahrazuje CRM ani účetnictví, nenačítá kalendář a nečte obsah příloh, takže vychází z textu e-mailů. AI je součástí tarifu, žádný vlastní API klíč nepotřebujete. Jak proces vypadá v praxi, uvidíte v ukázce procesu. Pro poradenské a konzultační firmy je určená stránka BOTrento pro B2B služby.

Nejjednodušší je vyzkoušet to na vlastní schránce: zkušební doba je 14 dní zdarma, bez platební karty a začíná až prvním úspěšným nahráním dat. Do 24 hodin v pracovní dny se ozve náš člověk a pomůže s napojením pošty. Přehled tarifů najdete v ceníku.