Konverze nabídek na zakázky: jak ji správně počítat a co z ní vyčíst

Tým BOTrento10. 10. 2026 · Aktualizováno 12. 10. 20267 min čtení

Definice: co je nabídka a co je zakázka

Než začnete cokoli počítat, sepište si na jednu stránku dvě definice a pak se jich držte. Pokud je během měsíců změníte, čísla už nepůjde porovnat.

Co počítat jako nabídku

• Jen odeslané nabídky. Rozpracovaný koncept nebo nabídka, kterou jste nakonec neposlali, se do jmenovatele nepočítá.
• Jeden obchodní případ = jedna nabídka. Když klientovi pošlete druhou nebo třetí verzi s upravenou cenou, pořád jde o jeden případ. Kdybyste každou verzi počítali zvlášť, konverze by vyšla uměle nízko.
• Varianty v jednom dokumentu (třeba základní a rozšířená technika na akci) počítejte také jako jednu nabídku.

Co počítat jako zakázku

• Vyberte jeden jasný okamžik: písemné potvrzení, podepsanou objednávku nebo zaplacenou zálohu. Ústní „asi to vezmeme“ zakázka není.
• Zakázka, kterou klient po potvrzení zrušil, zůstává v konverzi jako vyhraná. Storna sledujte jako samostatné číslo, jinak v jednom čísle smícháte dva různé problémy.

Počet, nebo hodnota?

Konverze podle počtu říká, jak často vyhráváte. Konverze podle hodnoty (součet vyhraných částek vydělený součtem všech nabídnutých částek) říká, kolik z nabídnutých peněz se proměnilo v zakázky. Sledujte obě. Když se od sebe výrazně liší, většinou to znamená, že vyhráváte hlavně malé zakázky a ty velké vám utíkají, nebo naopak.

Jaké období zvolit, aby čísla nelhala

Nejčastější chyba vypadá takto: konverzi počítáte za kalendářní měsíc a zakázky potvrzené v září dělíte nabídkami odeslanými v září. Jenže část zářijových zakázek vznikla z nabídek ze srpna a o části zářijových nabídek se rozhodne až v říjnu.

Počítejte po kohortách podle data odeslání

Všechny nabídky odeslané v jednom měsíci berte jako jednu skupinu (kohortu) a u každé sledujte, jak dopadla. Konverze kohorty = vyhrané nabídky z této skupiny / všechny nabídky z této skupiny.

Nechte čísla „dozrát“

Zjistěte, jak dlouho se vaši klienti obvykle rozhodují, a kohortu uzavírejte až po této době. U pronájmu techniky to bývají dny, u velkých akcí a B2B služeb týdny. Do té doby zobrazujte konverzi jako průběžnou a vedle ní uveďte počet nabídek, u kterých se ještě čeká.

Otevřené nabídky po termínu

Nabídka bez odpovědi po skončení platnosti není „otevřená“. Po posledním follow-upu ji označte jako ztracenou s důvodem „bez reakce“. Jinak se vám ve jmenovateli hromadí nabídky, které nikdy neskončí.

Segmenty: kde se z konverze dá něco vyčíst

Jedno číslo za celou firmu vám řekne, jestli se něco mění. Proč se to mění, ukážou až segmenty. Malé firmě zpravidla stačí dva až tři z tohoto seznamu:

• Zdroj poptávky – web, doporučení, opakovaný klient, poptávkový portál. Opakovaní klienti obvykle konvertují jinak než noví, proto je nemíchejte.
• Typ zakázky – například pronájem bez obsluhy, pronájem s technikem, kompletní produkce akce.
• Velikost nabídky – dvě nebo tři cenová pásma, která dávají smysl pro váš byznys.
• Doba odpovědi – nabídky odeslané týž den oproti nabídkám odeslaným později. Jak dobu odpovědi měřit, popisujeme v článku o měření doby odpovědi na poptávku.
• Obchodník – pozor, rozdíly mezi lidmi často vysvětluje spíš to, jaké poptávky dostávají, než to, jak dobře prodávají.
• Sezóna – u eventů a pronájmů se konverze v hlavní sezóně a mimo ni obvykle liší, protože se mění dostupnost i tlak na termín.

Konverze je jen jedno z čísel, která má smysl sledovat. Celou sadu i s definicemi najdete v článku 6 KPI obchodu pro malou firmu.

Postup krok za krokem a šablona tabulky

1. Sepište definice nabídky a zakázky (viz výše) a pošlete je celému týmu.
2. Založte evidenci – stačí tabulka, ve které má každý obchodní případ jeden řádek.
3. Doplňte zpětně posledních pár měsíců z odeslané pošty. Zjistíte, kolik informací vám chybí, a to samo o sobě hodně napoví.
4. U každé uzavřené nabídky vyplňte výsledek a důvod, hlavně u ztracených: cena, termín, nedostupnost, konkurence, bez reakce, klient akci zrušil.
5. Jednou týdně aktualizujte stavy a jednou měsíčně spočítejte konverzi uzavřených kohort, celkem i po segmentech.
6. Vyberte jednu věc ke zlepšení a po dalším uzavřeném období se podívejte, jestli se konverze v daném segmentu pohnula.

Šablona evidence nabídek

Pokud chcete sjednotit i samotné nabídky, aby se daly lépe porovnávat, pomůže vám šablona cenové nabídky pro služby.

Časté chyby při čtení konverze

Malý vzorek

Když máte v segmentu jen pár nabídek za měsíc, jedna zakázka navíc nebo méně posune procento o hodně. Spojujte proto delší období nebo podobné segmenty a vedle procenta vždy uvádějte i počet nabídek.

Vysoká konverze nemusí znamenat úspěch

Pokud vyhráváte téměř všechno, můžete být příliš levní, nebo odpovídáte jen na snadné poptávky a ty náročnější tiše necháváte ležet. Porovnejte proto konverzi s počtem poptávek, na které jste vůbec neodpověděli.

Nízká konverze nemusí znamenat problém

Když posíláte nabídky i na nejasné nebo zjevně nevhodné poptávky, konverze klesne, i když prodáváte dobře. Řešením je lepší třídění poptávek, ne tlak na obchodníky.

Míchání segmentů

Celková konverze může klesnout jen proto, že přibylo poptávek z kanálu, který konvertuje hůř, zatímco v jednotlivých segmentech se nic nezměnilo. Než začnete něco opravovat, podívejte se na segmenty.

Chybějící důvody ztráty

Bez důvodu ztráty víte, že prohráváte, ale nevíte proč. Důvod „bez reakce“ navíc často ukazuje na slabý follow-up, ne na špatnou cenu.

Jak to řeší BOTrento Chief of Staff

Poctivě spočítat konverzi jde jen tehdy, když každá poptávka a nabídka skončí ve stejné evidenci se stejnými stavy. Při ruční práci v e-mailu se na to v sezóně snadno zapomene. BOTrento Chief of Staff je řízený proces, který z příchozích poptávek zakládá obchodní případy, připravuje návrhy odpovědí, nabídek a follow-upů a průběžně zapisuje stav do vaší evidence (CRM nebo tabulky).

• Schvaluje člověk. Bez vašeho schválení se nic neodešle. Návrhy e-mailů i nabídek kontroluje a odesílá váš tým.
• Vlastní API klíče. Jazykový model běží přes poskytovatele, kterého si zvolíte vlastním klíčem, a za AI platíte přímo jemu. Jak to funguje, popisuje nápověda k vlastním API klíčům.
• Data. Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje zvolený poskytovatel modelu přes své API. Nejde tedy o uzavřený výpočet jen na našem serveru.
• Zkušební doba 14 dní zdarma. Můžete začít bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná až prvním úspěšným nahráním dat, tedy importem nebo napojením pošty, a na přípravu je 7 dní. Doporučujeme zvolit jeden typ obchodního případu a předem si stanovit procesní KPI, například dobu odpovědi nebo podíl případů s vyplněným stavem a důvodem ztráty. Naše odpovědnost se týká převzetí a opravy vady dodaného procesu a těchto dohodnutých procesních KPI, nikoli obchodních výsledků.

Jak vypadá jeden případ od poptávky po zápis do evidence, uvidíte v ukázce procesu. Jak funguje zkušební doba, najdete na stránce vyzkoušet 14 dní zdarma.