Klasifikace otevřených nabídek: jak je seřadit podle priority, aby se žádná neztratila

Tým BOTrento22. 10. 20266 min čtení

Proč nestačí řadit nabídky podle částky

Většina firem má nabídky seřazené podle data odeslání nebo podle hodnoty. Obojí vede ke stejné chybě: velká nabídka získá pozornost, i když na ni čeká klient, a malá nabídka, která je těsně před koncem platnosti, zapadne.

Důležitější než částka je otázka „co je další krok a čí je“. Nabídka, u které čekáte na zákazníka, se řeší jinak než ta, která čeká na vaše vnitřní schválení. A ta, o které nevíte nic už několik týdnů, je nejrizikovější.

Pokud ještě nemáte jasné stavy a platnost, začněte evidencí cenových nabídek. Klasifikace na ni navazuje a přidává prioritu.

Čtyři třídy otevřených nabídek

Čtyři třídy stačí. Víc by se v praxi přestalo dodržovat.

1. A – Hoří: blíží se konec platnosti, zákazník se vyjádřil kladně nebo se ptal na detaily, případně se blíží termín akce či pronájmu. Řeší se dnes nebo zítra.
2. B – Čeká na nás: nabídka není odeslaná, čeká na schválení, kalkulaci nebo podklady od kolegy. Zdržení je uvnitř firmy, takže ho umíte odstranit sami.
3. C – Čeká na zákazníka: odesláno, platnost běží, máte naplánovaný follow-up. Hlídá se datum, ne každodenní pozornost.
4. D – Rizikové: ticho po několika připomenutích, změna kontaktu, zákazník zmínil konkurenci nebo rozpočet. Potřebuje rozhodnutí: zkusit jiný přístup, nebo nabídku uzavřít.

Třída se mění. Nabídka z C se po několika dnech ticha a s blížící se platností přesune do A nebo D. Právě tento pohyb je důvod, proč se třídy musí revidovat pravidelně.

Signály rizika: jednoduché bodování bez statistiky

„Risk scoring“ nemusí být složitý model. Stačí několik otázek s odpovědí ano/ne. Každé „ano“ je jeden bod a jakmile jsou body dva, nabídku zařadíte do D nebo ji aspoň označíte k ruční kontrole.

• Zákazník neodpověděl na poslední kontakt a od odeslání uplynulo víc, než jste si sami stanovili.
• Nabídka je rozdělená mezi více lidí a nikdo není jasný vlastník.
• Zákazník zmínil jinou nabídku, nižší rozpočet nebo interní schvalování.
• Nemáte zaznamenaný další krok s datem.
• Nabídka brzy končí platností a nikdo se zákazníkem nemluvil.

Prahové hodnoty si nastavte podle svého oboru. U eventu na konkrétní datum je „brzy“ jiné než u dlouhodobého B2B servisu. Čísla nepřebírejte z cizích příruček, ověřte je na vlastní historii.

Postup zavedení v tabulce krok za krokem

Stačí Excel nebo Google Tabulky. K existujícímu CRM, třeba Raynetu nebo Pipedrive, můžete přidat jedno pole „třída“.

1. Vyexportujte otevřené nabídky. Sloupce: zákazník, částka bez DPH, datum odeslání, platnost do, vlastník.
2. Přidejte sloupce „třída“, „kdo je na tahu“, „další krok“, „datum dalšího kroku“, „body rizika“.
3. Projděte nabídky jednou a třídu přidělte podle otázky „kdo je na tahu a hoří to?“. Nehledejte dokonalost.
4. Seřaďte tabulku podle třídy a v rámci třídy podle data dalšího kroku.
5. Každé nabídce dejte vlastníka a termín. Nabídka bez dalšího kroku se automaticky považuje za D.
6. Nastavte týdenní revizi (viz níže).

Krátká týdenní rutina

Jednou týdně, ideálně v pondělí, projděte tabulku v tomto pořadí:

• A: kdo dnes zavolá nebo napíše? Zapište jméno.
• B: co přesně blokuje odeslání a kdo to odstraní do kdy?
• C: je u každé v kalendáři datum follow-upu?
• D: pošlete uzavírací zprávu, nebo nabídku vědomě pusťte.

Denní krátkou kontrolu třídy A můžete zařadit do krátké ranní obchodní porady. Z klasifikace pak snadno poskládáte i týdenní čísla, viz KPI obchodu pro malou firmu.

Jak psát samotné připomínky, popisuje odpověď jak na follow-up nabídek nezapomínat.

Šablona e-mailu pro nabídku ve třídě D

Cílem není tlačit, ale usnadnit zákazníkovi odpověď. Nabídněte tři jasné možnosti:

Dobrý den, paní/pane [příjmení],
před časem jsem Vám poslal(a) nabídku č. [číslo] na [předmět]. Platí do [datum]. Aby nezapadla, dejte mi prosím vědět, která z možností Vám nejlépe odpovídá:
a) Chceme pokračovat – potvrdím termín a podmínky.
b) Potřebujeme upravit rozsah nebo cenu – rád(a) připravím variantu.
c) Prozatím neřešíme – nabídku uzavřu a ozvu se, až to bude aktuální.
Stačí odpovědět písmenem. Děkuji, [jméno]

Třetí možnost je důležitá. Čistá odpověď „neřešíme“ je pro vás lepší než nekonečné ticho, protože se tabulka vyčistí a vy se soustředíte na ostatní třídy.

Jak to řeší BOTrento

Ruční klasifikace funguje, dokud nabídek není tolik, že tabulka přestane být aktuální. BOTrento Chief of Staff hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech (CSV/XLSX z CRM nebo tabulky), zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3. Připraví také koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů.

Nic se neodešle bez schválení člověkem, BOTrento sám neodesílá žádné zprávy. Nenahrazuje ani CRM, ani účetnictví. Je to řízený proces nad vaší poštou a daty. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Jak proces vypadá, ukazuje ukázka procesu.

Vyzkoušet jej můžete 14 dní zdarma na vlastních datech, bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná prvním nahráním dat. Zda vám třídy A až D v praxi pomáhají, uvidíte na svých nabídkách, ne na slibech. Obecné kroky ke zrychlení reakcí najdete i v odpovědi jak zrychlit odpovědi na poptávky.

Časté chyby při třídění nabídek

• Příliš mnoho tříd. Když jich je půl tuctu, nikdo je nedrží aktuální.
• Třídění jednorázově. Bez týdenní revize se tabulka za měsíc rozejde s realitou.
• Řazení jen podle částky. Skryje drobné nabídky těsně před koncem platnosti.
• Žádný vlastník. Nabídka, kterou „má“ celý tým, nemá nikdo.
• Nikdy neuzavřené nabídky. Zkreslují i výpočet konverze nabídek na zakázky.