Hlídání expirace nabídek: jak nastavit upozornění na platnost, aby žádná nevypršela bez follow-upu

Tým BOTrento14. 11. 20265 min čtení

Jak dlouho má být nabídka platná

Univerzální číslo neexistuje, záleží na tom, co nabízíte. Měsíc bývá rozumný základ pro běžné služby. Dva měsíce dávají smysl tam, kde klient rozhoduje déle, třeba u firemních akcí nebo větších zakázek. Nejde o to vybrat „správné“ číslo, ale aby bylo v nabídce vždy napsané a aby ho znal i obchodník.

Co platnost ovlivňuje

• Ceny vstupů: pokud se mění ceny subdodavatelů nebo energií, je kratší platnost férová k oběma stranám.
• Dostupnost: u pronájmů techniky a termínových služeb nabídka často nepřežije déle, než je volný termín. Platnost ceny a dostupnost oddělte.
• Rozhodovací cyklus klienta: když víte, že schvalování trvá týdny, krátká platnost jen vyvolá zbytečné prodlužování.

Tento článek řeší, jak platnost pohlídat, ne jak ji formulovat v textu nabídky.

Proč upozornění nestačí v den expirace

Alert, který přijde až v den vypršení, přichází pozdě. Klient už nabídku možná odložil a vy ho teď žádáte o rozhodnutí na poslední chvíli. Lepší je upozornění ve dvou krocích:

1. Dřívější upozornění (například týden před koncem platnosti): čas na follow-up a na dotaz, zda se něco nezměnilo.
2. Upozornění v den expirace: rozhodnutí, zda nabídku prodloužit, aktualizovat, nebo uzavřít jako nezískanou.

Důležité je, aby každé upozornění mělo jasný výstup. Alert bez dalšího kroku se rychle změní v ignorovanou připomínku.

Postup krok za krokem: evidence a alerty bez CRM

Pro menší tým stačí sdílená tabulka (Excel, Google Sheets) a kalendář v Outlooku nebo Gmailu.

1. Založte jeden list otevřených nabídek. Sloupce: klient, kontakt, název nabídky, datum odeslání, datum platnosti, stav, vlastník, další krok.
2. Datum platnosti počítejte vzorcem z data odeslání plus vámi zvolená doba. Nepište ho ručně pokaždé jinak.
3. Přidejte sloupec „Dní do konce“ a podmíněné formátování: žlutá při blížícím se konci, červená po vypršení.
4. Určete vlastníka. U každé nabídky jedna jmenovitá osoba, ne „obchod“.
5. Jednou týdně list projděte a řaďte podle data platnosti. Postup řazení podle priority najdete v článku Klasifikace otevřených nabídek.
6. U každé nabídky, které končí platnost, zapište výsledek: prodlouženo, aktualizováno, vyhráno, prohráno, bez odpovědi.

Slabé místo tabulky: nikdo vás sám neupozorní, pokud list neotevřete. Proto si k nejdůležitějším nabídkám vložte do kalendáře událost s připomínkou.

Co dělat, když alert zazvoní

Šablona follow-upu před vypršením

Dobrý den, paní Nováková,
dovoluji si se připomenout k nabídce z 3. 11. 2026. Její platnost končí 3. 12. 2026. Rád bych se ujistil, že vám vyhovuje a že nemáte otázky.
Pokud potřebujete víc času na rozhodnutí, platnost rádi prodloužíme. Pokud se změnil rozsah, upravím nabídku.
Stačí krátká odpověď, jak chcete pokračovat.
S pozdravem
[jméno]

Sama šablona nestačí. Doplňte jedinou konkrétní věc k danému klientovi, třeba termín akce nebo dotaz z minulé komunikace. Další pohled na načasování najdete v odpovědi Co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá nabídky v poště a v nahraných datech a každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, v aplikaci i e-mailem. Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.

Na základě stavu případu připraví koncept follow-upu nebo aktualizované odpovědi ve 4 jazycích. Nic se neodešle bez schválení člověkem a BOTrento nic neodesílá samo. Sliby s termínem a follow-upy si můžete odebírat do Outlooku, Google Kalendáře nebo iPhonu přes tajný odkaz iCal (.ics). BOTrento nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. Pokud tedy platnost nabídky stojí jen v PDF, uveďte ji i do těla e-mailu.

Nahrát lze CSV nebo XLSX z CRM či tabulky (například z Raynetu nebo Pipedrive), Seznam a další schránky jdou přes IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby; ceník tarifů najdete na webu a k nákladům je i samostatná odpověď. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče, a začíná prvním nahráním dat. Postup uvidíte v ukázce procesu.

Jak poznat, že hlídání funguje

Nejde o počet upozornění, ale o to, co se po nich stane. Sledujte tři jednoduché ukazatele:

• kolik nabídek vypršelo bez jakéhokoli kontaktu (cíl je žádná),
• jak dlouho trvalo od upozornění po follow-up,
• kolik vypršených nabídek bylo uzavřeno s uvedeným důvodem.

První dva ukazatele se dobře doplňují s měřením doby odpovědi a s přehledem v článku 4 čísla, která majitel malé firmy ignoruje. Čísla si začněte zapisovat jako vlastní výchozí stav, ne jako cílovou hodnotu převzatou odjinud.