AI asistent vs obchodník: kdy koupit AI a kdy nabrat dalšího člověka

Tým BOTrento7. 11. 20266 min čtení

Tři pásma podle objemu poptávek

Jako orientační rámec poslouží objem poptávek za měsíc. Nejde o tvrdé hranice, ale o výchozí hypotézu, kterou ověříte měřením.

• Kolem 10 poptávek měsíčně: stačí sdílená tabulka a disciplína. Pořízení nástroje nebo člověka by byla zbytečná režie.
• Přibližně 100 a více poptávek měsíčně: ruční pošta se začne sypat. Odpovědi se zpožďují, follow-upy se zapomínají a čas se tráví hledáním, kdo co komu slíbil. Tady je čas zvážit AI asistenta.
• Mezi tím: rozhoduje to, jak jsou vaše e-maily strukturované a kolik chyb se opakuje. Pokud se většina dotazů podobá a odpovědi jsou skoro stejné, AI ušetří hodně. Pokud je každá poptávka unikát a vyžaduje úvahu, potřebujete spíš člověka.

Rozhodující je tedy zátěž pošty a typ práce, ne jen počet zpráv.

Co dělá AI asistent a co obchodník

Srovnání dává smysl, jen když oba dělají jinou práci. Obchodník vede jednání, rozumí zákazníkovi, vyjednává cenu a nese vztah. AI asistent hlídá, aby nic neuniklo, a připravuje podklady.

Proto to není otázka „buď–anebo“. Často je levnější a rychlejší nejdřív odlehčit stávajícím lidem od administrativy a teprve potom zjistit, jestli opravdu chybí další obchodník.

Praktická kalkulace krok za krokem

Udělejte si ji na jedno odpoledne z vlastních dat. Nepotřebujete žádné cizí statistiky.

1. Spočítejte poptávky. Z pošty a tabulky zjistěte, kolik poptávek přišlo za poslední tři měsíce. Použijte průměr.
2. Změřte čas na jednu poptávku. Po dobu jednoho týdne si každý obchodník zapisuje, kolik minut stojí vyřízení: čtení, doplnění údajů, psaní odpovědi, nabídka, follow-up.
3. Rozdělte čas na dvě skupiny. Opakovatelná práce (koncepty, připomínky, třídění) versus práce vyžadující úsudek (jednání, cena).
4. Vynásobte. Počet poptávek × minuty opakovatelné práce = hodiny měsíčně, které by šly odlehčit.
5. Přepočtěte na náklady. Hodiny × vaše skutečné hodinové náklady na obchodníka. Ten údaj znáte vy, my ho odhadovat nebudeme.
6. Přičtěte ztráty z chyb. Kolik nabídek zůstalo bez follow-upu? Kolik poptávek dostalo odpověď až po dnech? Spočítejte je z pošty. Pomůže vám text o měření doby odpovědi na poptávku.
7. Porovnejte s cenou nástroje. A s náklady na dalšího člověka včetně zaškolení.

Když vyjde, že opakovatelné práce je na půl úvazku, AI asistent se pravděpodobně vyplatí dřív. Když ji je málo, ale chybí vám lidé na jednání, najímejte obchodníka.

Kolik stojí AI asistent na poptávky

U BOTrento jsou měsíční tarify bez DPH tyto: Core 1 990 Kč (1 uživatel, 1 schránka nebo import, 100 případů), Team 3 990 Kč (5 uživatelů, 3 schránky, 300 případů, týmová práce a schvalování) a Managed 9 990 Kč (5 uživatelů, 5 schránek, 300 případů, standardní proces se servisem, 2 hodiny zavedení v ceně). AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Případ znamená jeden obchodní případ aktivně zpracovaný v měsíci. Podrobnosti najdete v ceníku a v odpovědi kolik stojí AI asistent pro obchod malé firmy.

Nezapomeňte i na skryté náklady: čas na zavedení, kontrolu konceptů a školení. Tyto položky patří do kalkulace stejně jako cena licence.

Jak změřit úsporu času po nasazení

Úsporu času nelze slíbit předem, jen ověřit. Doporučujeme sledovat tři věci před a po:

• Doba první odpovědi na poptávku.
• Podíl nabídek s provedeným follow-upem.
• Minuty obchodníka na jednu poptávku (stejné týdenní zapisování jako při kalkulaci).

Další čísla vhodná do týdenního přehledu najdete v článku 6 KPI obchodu, která malé firmě stačí. Důležité je měřit stejně před i po, jinak výsledek nic neříká.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poštu a nahraná data, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích a zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“.

Nic se neodešle bez schválení člověkem, BOTrento neodesílá samo. Nenahrazuje CRM ani účetnictví a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Data z CRM nebo tabulky jdou nahrát jako CSV/XLSX. Na začátku zkušební doby navíc vznikne report „Ztracené peníze“ (zpětně jen u schránky napojené přes IMAP). Ukázku si můžete projít na stránce ukázka procesu.

Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním úspěšným nahráním dat, na přípravu je 7 dní. Vyzkoušet na vlastních datech můžete i bez jakéhokoli příslibu výsledku, protože ten neslibujeme. Pro firmy z eventů to ukazuje i stránka pro eventy a produkci.

Kdy raději nabrat člověka

AI nepomůže, když je úzkým hrdlem samotné jednání: chybí lidé na schůzky, prohlídky nebo vyjednávání, nebo se rozhoduje o ceně případ od případu. Stejně tak když je problém v nabídce samotné, ne v rychlosti. Pokud potřebujete nejdřív zrychlit odpovědi, projděte 5 kroků ke zrychlení odpovědí na poptávky. Často se ukáže, že nejdřív stačí odlehčit stávajícím lidem a nového obchodníka nabrat později, až bude jasné, na co.