Obchodní metriky a měření výsledků: 4 čísla, která majitel malé firmy ignoruje

Tým BOTrento2. 11. 20265 min čtení

Proč se obchodní metriky ignorují

Důvod většinou není lenost. Poptávky chodí do Gmailu, Outlooku nebo na Seznam, nabídky vznikají ve Wordu či v tabulce a výsledek zakázky se objeví až ve faktuře v Pohodě, Money S3 nebo Fakturoidu. Nikdo nemá jedno místo, kde by se to spojilo.

Výsledek: majitel ví, že „je práce dost“, ale neví, jestli se obchod zlepšuje. Sezonní špička nebo jedna velká zakázka může zakrýt, že část nabídek se po odeslání nikdy neozvala a nikdo se na ně znovu nezeptal.

Pomáhá začít s málem. Čtyři čísla s jasnou definicí jsou lepší než dvacet grafů, které nikdo neotevře. Širší sadu najdete v článku 6 KPI, která malé firmě stačí sledovat každý týden.

Čtyři metriky, které stačí

1. Konverze nabídek

Podíl odeslaných nabídek, které skončily objednávkou. Definice: počet vyhraných nabídek děleno počtem nabídek odeslaných ve stejném období. Rozhodněte předem, zda počítáte podle data odeslání, nebo podle data rozhodnutí, a držte se toho. Nabídky, které nikdo nezavřel, vedete zvlášť jako „otevřené“, jinak číslo zkreslíte.

2. Doba odpovědi na poptávku

Čas od přijetí poptávky po první věcnou odpověď. Potvrzení typu „děkujeme, ozveme se“ se nepočítá. Je to nejjednodušší metrika, kterou lze začít hned, a podrobně ji rozebíráme v článku Doba odpovědi na poptávku: jak ji měřit.

3. Nabídky s follow-upem

Kolik odeslaných nabídek dostalo aspoň jedno připomenutí v dohodnutém termínu. Ukazuje disciplínu, kterou máte pod kontrolou, na rozdíl od rozhodnutí zákazníka. K tématu viz jak na follow-up nabídek nezapomínat.

4. Marže zakázky

Rozdíl mezi cenou nabídky a skutečnými náklady, ideálně za zakázku, ne za celou firmu. U eventů či pronájmů techniky tak poznáte, které typy poptávek se vám nevyplácí, třeba malé akce s náročnou logistikou. Náklady si vezměte z účetnictví, ne z odhadu.

Postup: jak začít měřit za jeden týden

1. Vyberte jeden zdroj pravdy. Tabulka s jedním řádkem na poptávku: datum přijetí, zdroj, datum první odpovědi, datum odeslání nabídky, stav, datum follow-upu, hodnota.
2. Zpětně doplňte posledních 30 dní. Z poštovní schránky a odeslaných zpráv. Nemusí být dokonalé, jde o výchozí stav, ke kterému se budete vracet.
3. Uzavřete otevřené nabídky. Každá dostane stav: vyhráno, prohráno, čeká, mrtvá. Pomůže klasifikace otevřených nabídek podle priority.
4. Spočítejte čtyři čísla. Napište si je vedle definice, ať se za měsíc nezmění výklad.
5. Určete vlastníka. Jeden člověk čísla každý týden doplní a v pondělí je ukáže na poradě.
6. Stanovte procesní cíl. Například „první odpověď do konce následujícího pracovního dne“. Cíl se týká procesu, ne obratu.

První týden nebude přehled úplný a to je v pořádku. Důležitější než přesnost je, aby se čísla začala vést pravidelně a stejným způsobem.

Šablona týdenního přehledu

Jednoduchý formát, který se vejde do e-mailu nebo na jednu stránku tabulky:

Týden od … do …
Nové poptávky: …
Medián doby první odpovědi: … (cíl: …)
Odeslané nabídky: …, z toho s follow-upem: …
Vyhrané / prohrané / otevřené: … / … / …
Konverze nabídek za posledních 30 dní: …
Marže dokončených zakázek: …
Co zlepšíme příští týden: jedna konkrétní věc s vlastníkem a termínem.

Přehled projděte například na krátké ranní obchodní poradě. Důležitá je poslední řádka: metrika bez rozhodnutí je jen statistika.

Na co si dát pozor

• Malé vzorky. Při dvaceti nabídkách za měsíc jedna zakázka výrazně pohne procenty. Sledujte trend za delší období, ne jednotlivé týdny.
• Různé typy poptávek. Konverze malé objednávky a velké akce nejsou srovnatelné. Rozdělte je do skupin.
• Měření bez akce. Pokud po čísle nenásleduje změna procesu, přestanete ho vést.
• Přehnaná očekávání. Metriky popisují stav procesu. Samy nic nezlepší, zlepšit to může až změna, kterou na jejich základě uděláte.

Jak to řeší BOTrento

Ruční vedení tabulky funguje, dokud někdo nezapomene. BOTrento Chief of Staff je řízený proces nad poptávkami a nabídkami: hlídá je v poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, připraví koncepty odpovědí a follow-upů a zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“. Nic se neodešle bez schválení člověkem, BOTrento nic neposílá samo.

Data z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV/XLSX, poštu napojíte přes IMAP (Seznam a další), u Gmailu a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Na začátku zkušební doby vznikne report „Ztracené peníze“ (zpětně jen u schránky napojené přes IMAP). BOTrento nenahrazuje CRM ani účetnictví, takže marži dál počítáte z účetních dat.

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby, vlastní API klíč je volitelný. Podívejte se na ukázku procesu, k nákladům viz kolik stojí AI asistent pro obchod, podrobnosti o tarifech jsou v ceníku. Data držíme na serverech v Německu (EU); text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel modelu.

Celé si to můžete vyzkoušet 14 dní zdarma na vlastních datech, bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná až prvním nahráním dat, na přípravu máte 7 dní a do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk, který pomůže s napojením pošty.