GDPR chatbot bezpečnost: která data o klientech smíte nahrát a která ne

Tým BOTrento28. 10. 20265 min čtení

Proč na tom, co nahrajete, záleží

Chatbot je jen nástroj. GDPR se vás týká ve chvíli, kdy do něj vložíte osobní údaje: jména, e-maily, telefony, text korespondence s konkrétním člověkem. Vy jste správce, dodavatel je zpracovatel a oba musíte vědět, co se s textem děje.

V praxi se chyby nedějí kvůli zlému úmyslu. Obchodník vloží do veřejného chatbota celé vlákno e-mailů, aby si nechal připravit odpověď, a v něm je telefon, adresa a fakturační údaje klienta. Proto je nejlepší mít jasné pravidlo, co je za hranou.

Souvisejícím tématem je, kde jsou data při používání AI: úložiště a zpracování modelem jsou dvě různá místa a obě je třeba ověřit.

Tři pásma dat: červené, oranžové, zelené

Červené: nenahrávat nikdy

• Hesla, přístupové klíče, PIN a kódy – včetně těch, které „jen leží“ v tabulce nebo e-mailu.
• Čísla platebních karet, bankovní přihlašovací údaje a další platební údaje.
• Rodná čísla, čísla dokladů, zdravotní údaje a jiné zvláštní kategorie osobních údajů.
• Celé smlouvy, přílohy a skeny dokladů – k jejich obsahu není důvod chatbota pouštět.

Oranžové: jen s rozmyslem

• Jména a kontakty konkrétních lidí v e-mailech – nahrávejte jen to, co je nutné pro úkol.
• Individuální ceny, slevy a marže pro konkrétní klienty – obchodní tajemství, které nemá být ve sdíleném nástroji bez smluvních záruk.
• Čísla účtů pro platbu na faktuře – patří do účetnictví (Money S3, Pohoda, Fakturoid), ne do chatu.

Zelené: běžně v pořádku

• Popis služeb, nabídky a produktů, které už zveřejňujete.
• Veřejný nebo obecný ceník bez individuálních podmínek.
• Šablony odpovědí, obchodní podmínky, postupy a časté dotazy.
• Text poptávky zbavený zbytečných osobních údajů.

Zařazení vždy závisí na dodavateli a smluvním nastavení. „Zelené“ neznamená „bez přemýšlení“, jen nižší riziko.

Hesla a ceníky v chatbotu: kde bývá největší past

Hesla se do dat dostanou nepozorovaně: v exportu z CRM (třeba z Raynetu nebo Pipedrive), v tabulce s přístupy, v podpisu e-mailu nebo ve starém vlákně, kde kolega posílal „přihlášení k portálu“. Než cokoli nahrajete, export projděte a takové řádky odstraňte.

U ceníku rozlišujte dvě věci. Obecný ceník, který posíláte každému, je nízké riziko. Tabulka s cenami na míru pro jednotlivé klienty, včetně slev a nákupních cen, už je citlivá obchodní informace. Nahrajte první, druhou nechte mimo, nebo ji upravte tak, aby z ní nebylo poznat, o koho jde.

Postup: GDPR kontrola chatbota v pěti krocích

1. Popište účel. Jedna věta: k čemu chatbot slouží (např. koncepty odpovědí na poptávky). Co s účelem nesouvisí, nenahrávejte.
2. Zmapujte zdroje dat. Poštovní schránka, export z CRM, tabulky, sdílený disk. U každého napište, jaké osobní údaje obsahuje.
3. Vyčistěte data. Odstraňte hesla, platební údaje, rodná čísla a přílohy. Projděte i podpisy a staré kopie vláken.
4. Ověřte dodavatele. Kdo je zpracovatel, kde jsou data uložená, kdo je subdodavatel, co se s daty stane po skončení. Pomůže vám seznam otázek k zpracovatelské smlouvě.
5. Určete člověka, který schvaluje. Výstup chatbota nikdy neodchází ke klientovi bez kontroly. Vše dalšího viz kontrolní seznam AI asistenta a GDPR.

Širší pohled na právní stránku najdete v checklistu GDPR a AI pro obchodní komunikaci.

Šablona interního pravidla pro tým

Upravte podle sebe a nechte projít právníkem:

Pravidlo pro práci s AI nástroji v obchodě
1. AI používáme jen na koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů. Odeslání vždy schvaluje člověk.
2. Do nástroje nevkládáme hesla, platební údaje, rodná čísla, zdravotní údaje, přílohy ani celé smlouvy.
3. Osobní údaje klientů vkládáme jen v rozsahu nutném pro daný úkol.
4. Individuální slevy a marže do nástroje nevkládáme.
5. Pochybnost řešíme dřív, než data nahrajeme – ptáme se: [jméno odpovědné osoby].
6. Při podezření na chybné nahrání data ihned nahlásíme: [kontakt].

Pravidlo funguje jen tehdy, když ho tým zná. Stačí krátké proškolení a připomenutí při nástupu nového kolegy.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky a nabídky. Nic se neodešle bez schválení člověkem a návrhy e-mailů i nabídek schvaluje váš tým. Systém nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu, takže skeny dokladů a smluv do úkolů nevstupují.

Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Jazykový model zpracovává jen texty nutné pro úkol přes API komerčního poskytovatele; komerční API poskytovatelé data nepoužívají k tréninku. Server v EU s voláním externího AI API ale není uzavřený výpočet, což je dobré mít na paměti při vašem vlastním posouzení. Volitelně můžete použít vlastní API klíč, viz nápověda k API klíčům.

Nejlepší je ověřit si to na vlastních datech: zkušební doba 14 dní zdarma je bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat, na přípravu máte 7 dní. Před nahráním si data vyčistěte podle checklistu výše.