Kde jsou data, když používáte AI: server v EU a volání modelu

Tým BOTrento9. 10. 2026 · Aktualizováno 12. 10. 20267 min čtení

Tok dat v praxi: tři místa, kde vaše data jsou

Vezměme běžnou situaci: do firemní schránky přijde poptávka na ozvučení a světla na firemní večírek. AI ji má roztřídit, vytáhnout termín a rozsah a připravit návrh odpovědi. Data se přitom pohybují mezi třemi místy.

1. Vaše zdrojové systémy

E-mailová schránka, CRM nebo tabulka s evidencí. Tady data vznikají a tady zůstávají. Kde fyzicky leží, určuje váš poskytovatel e-mailu nebo CRM, ne AI nástroj.

2. Úložiště AI služby

Služba, která proces řídí, si ukládá to, co potřebuje k práci: stav případu, historii kroků, návrhy odpovědí a nabídek a záznam o tom, kdo co schválil. Právě o tomto místě mluví věta „data ukládáme na serverech v EU“.

3. Zpracování jazykovým modelem

Když má model poptávku přečíst nebo napsat návrh, služba mu pošle text přes API poskytovatele modelu. Model text zpracuje a vrátí výsledek. Tento krok probíhá na infrastruktuře poskytovatele modelu, ne na serveru služby.

Podstatné je: vlastní server v EU, který volá externí AI API, není uzavřený výpočet. Úložiště může být v EU, ale text nutný pro úkol vždy zpracuje poskytovatel modelu. Kdo tvrdí opak, měl by umět vysvětlit, kde přesně model běží.

Co odchází k poskytovateli modelu a co ne

Dobře navržený proces posílá modelu jen to, co je pro konkrétní úkol nutné. Rozdíl ukazuje tabulka.

Jak omezit, co model vidí

• Úzké zadání: „připrav odpověď na tuto poptávku“ místo „projdi celou schránku“.
• Výběr polí: z CRM brát jen pole potřebná pro daný krok.
• Citlivé přílohy mimo: smlouvy, osobní doklady nebo zdravotní údaje do běžného obchodního procesu nepatří.
• Jeden typ případu: čím užší proces, tím snáz se kontroluje, co z něj odchází.

Podrobnější rozbor právního základu a role zpracovatele najdete v článku GDPR a AI ve firmě: praktický checklist.

Trénink na vašich datech: chat vs. API

Jestli se AI bude učit na vašich poptávkách, záleží hlavně na tom, jakou cestou data k modelu jdou.

Samoobslužné chaty

Když zaměstnanec zkopíruje poptávku do osobního chatovacího účtu, řídí se zpracování podmínkami a nastavením toho konkrétního účtu. Firma často neví, kdo co kam vložil a s jakým nastavením. To je hlavní riziko: neprobíhá tu nic tajného, jen to nikdo nehlídá. Rozdíl mezi chatem pro jednotlivce a firemním procesem rozebírá článek ChatGPT nebo Claude pro firmu, nebo řízený AI proces.

Komerční API

Při volání přes komerční API poskytovatelé data nepoužívají k tréninku svých modelů. Neznamená to ale, že text u poskytovatele vůbec neexistuje, protože ho ke zpracování přijmout musí. Proto je dobré v podmínkách zvoleného poskytovatele ověřit, zda a jak dlouho vstupy uchovává a k jakému účelu.

Kdo je smluvní stranou

Pokud služba volá model přes svůj vlastní účet, je poskytovatel modelu jejím subdodavatelem. Pokud používáte vlastní API klíč, máte s poskytovatelem modelu přímý vztah, vidíte spotřebu a víte, komu text posíláte. Víc o tomto modelu najdete v článku Vlastní API klíče AI (BYOK) ve firmě.

Checklist: 8 otázek pro dodavatele AI nástroje

Než AI pustíte ke schránce s poptávkami, nechte si písemně odpovědět na tyto otázky:

1. Kde jsou fyzicky uložena data služby (země, poskytovatel hostingu)?
2. Kteří poskytovatelé jazykových modelů text zpracovávají a přes jaký typ přístupu (API, nebo spotřebitelský účet)?
3. Jaká data se modelu posílají v jednotlivých krocích procesu?
4. Používá poskytovatel modelu vstupy k tréninku? Kde je to uvedeno v jeho podmínkách?
5. Čí API klíč se používá a můžete použít vlastní?
6. Odchází něco zákazníkovi bez schválení člověkem?
7. Kdo má k datům přístup a jak se přístupy odebírají?
8. Co se stane s daty při ukončení spolupráce (export, termín smazání kopií)?

Šablona e-mailu dodavateli

Dobrý den,

zvažujeme nasazení vašeho nástroje na zpracování obchodních poptávek a nabídek. Prosíme o písemné upřesnění:

1) Kde ukládáte naše data a u jakého poskytovatele hostingu?
2) Kteří poskytovatelé jazykových modelů zpracovávají naše texty a přes jaký typ přístupu?
3) Jaké údaje se modelu posílají a co zůstává jen ve vašem úložišti?
4) Používá kdokoli v řetězci naše data k tréninku modelů?
5) Můžeme použít vlastní API klíč?
6) Jak probíhá schvalování odchozích e-mailů a nabídek?
7) Jak vypadá export dat a odstranění přístupů a kopií při ukončení?

Děkujeme,
[jméno, firma]

Pokud dostanete odpověď typu „všechno je v EU, nemusíte nic řešit“ a dodavatel přitom nerozliší úložiště a model, doptejte se. U konkrétních situací, například když poptávky obsahují citlivé osobní údaje, doporučujeme konzultaci s právníkem. Obecné povinnosti uživatele AI shrnuje článek AI Act pro malé firmy.

Jak tok dat řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Na otázky z checklistu odpovídá takto:

• Úložiště: data služby ukládáme na serverech v Německu (EU).
• Zpracování modelem: jazykový model dostane jen texty nutné pro daný úkol, a to přes API poskytovatele, kterého si zvolíte vlastním klíčem (Anthropic Claude, OpenAI, Google Gemini, Groq, ElevenLabs). Otevřeně říkáme, že nejde o uzavřený výpočet v EU.
• Trénink: komerční API poskytovatelé data nepoužívají k tréninku.
• Vlastní API klíče: AI platíte přímo u poskytovatele bez přirážky. Klíče jsou šifrované, v rozhraní jsou vidět jen poslední 4 znaky a můžete je kdykoli odebrat. Postup nastavení popisuje nápověda k vlastním API klíčům.
• Schválení člověkem: nic se neodešle bez schválení. Návrhy e-mailů a nabídek schvaluje váš člověk.
• Ukončení: dostanete export dat a výstupů a popis procesů. Odstranění přístupů a kopií proběhne v dohodnutém termínu.

Chief of Staff si můžete vyzkoušet ve zkušební době 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Těchto 14 dní začíná až prvním úspěšným nahráním vašich dat (import nebo napojení pošty), na přípravu máte 7 dní. Díky tomu přesně víte, která data se procesu účastní. Jak takový proces vypadá krok za krokem, ukazuje ukázka procesu. Rozsah jednotlivých tarifů najdete v ceníku.