AI a důvěrné informace: pravidla pro tým a seznam, co do AI nevkládat

Tým BOTrento22. 10. 20265 min čtení

Proč je „vložím to do chatu“ největší riziko

Veřejný chatbot ve webovém okně nemá žádného „správce“. Nevidíte, kdo co vložil, nikdo nic neschvaluje a firma nemá přehled, jaké texty opustily její systémy. Každý člen týmu si přitom pravidla vykládá po svém: obchodník vloží celou poptávku i s telefonem, asistentka tabulku s cenami, vedoucí návrh smlouvy.

Problém tedy není AI samotná, ale chybějící hranice. Dokud tým neví, co smí, rozhoduje se podle pohodlí. Proto potřebujete krátké pravidlo, které se vejde na jednu stránku a které si lidé opravdu přečtou.

Tři úrovně dat: jednoduchá klasifikace

Nepotřebujete složitý bezpečnostní standard. Pro malou firmu stačí tři úrovně.

Zelená: veřejné a obecné

Texty z webu, veřejné popisy služeb, obecné šablony bez jmen a čísel. Tyto texty můžete do schváleného AI nástroje vkládat bez omezení.

Žlutá: interní a obchodní

Běžné poptávky, koncepty nabídek, e-maily s klienty, cenové podklady. Smí se zpracovat jen ve schváleném nástroji, u kterého znáte dodavatele, umístění dat a roli zpracovatele. Osobní údaje (jména, e-maily, telefony) sem patří také, proto je dobré projít checklist GDPR pro AI v obchodní komunikaci.

Červená: zakázané

Hesla a přístupové klíče, čísla platebních karet, rodná čísla a zdravotní údaje, obsah smluv s mlčenlivostí, interní kalkulace marží a podklady k nevyhlášeným soutěžím. Do žádného AI nástroje je nevkládejte, ani „jen na zkoušku“.

Co do AI nevkládat: konkrétní seznam

• přihlašovací údaje, API klíče a přístupy do Raynetu, Pipedrivu, Money S3, Pohody nebo Fakturoidu,
• exporty celých databází klientů, pokud to úkol nevyžaduje,
• osobní údaje, které k úkolu nejsou potřeba (stačí „klient“ místo jména a telefonu),
• smlouvy a přílohy s doložkou o důvěrnosti, dokud nemáte souhlas druhé strany,
• interní marže, nákupní ceny a podmínky od dodavatelů,
• informace o zaměstnancích, jako jsou platy nebo hodnocení.

Zásada minimum nutné pro úkol platí vždy: pokud AI stačí krátké zadání, nevkládejte celé vlákno.

Samoobsluha, nebo řízený proces

V samoobsluze je za dodržení pravidel zodpovědný každý jednotlivec při každém vložení textu. To je křehké. V řízeném procesu jsou hranice zabudované: je jasné, odkud data přicházejí, co se zpracovává, kdo výstup schvaluje a co se nikdy neodesílá automaticky.

Neznamená to, že odpadá odpovědnost firmy. Smlouvu s dodavatelem, poučení lidí a posouzení konkrétních případů musíte řešit i tak. Otázky pro dodavatele najdete v článku Smlouva o zpracování osobních údajů s AI dodavatelem, k roli firmy jako uživatele AI pak v textu AI Act pro malé firmy.

Postup: jak zavést pravidlo za jedno odpoledne

1. Sepište, kde AI už používáte. Zeptejte se týmu bez postihu, jaké nástroje a na co.
2. Určete schválené nástroje. Vše mimo seznam je pro žlutá a červená data zakázané.
3. Rozdělte data do tří úrovní a ke každé napište několik příkladů z vaší praxe.
4. Určete vlastníka pravidla. Jedna osoba, která odpovídá na dotazy.
5. Nastavte schvalování. Nic, co AI připraví, neodchází ke klientovi bez kontroly člověka.
6. Tým proškolte krátkým školením s příklady z reálných poptávek a pravidlo pravidelně zrevidujte, zejména když přidáte nový nástroj.

Šablona interního pravidla

Pravidlo pro používání AI ve firmě

1. AI používáme jen ve schválených nástrojích: [seznam].
2. Zelená data (veřejné texty) smíme vkládat volně.
3. Žlutá data (poptávky, nabídky, e-maily s klienty) jen ve schválených nástrojích a jen v rozsahu nutném pro úkol.
4. Červená data (hesla, platební údaje, citlivé osobní údaje, smlouvy s mlčenlivostí, marže) nevkládáme nikdy.
5. Žádný výstup AI neodchází ke klientovi bez kontroly a schválení člověkem.
6. Při pochybnosti se ptejte: [jméno, e-mail]. Při podezření na únik to hlaste týž den.

U konkrétních případů, například smluv s mlčenlivostí nebo zvláštních kategorií osobních údajů, se poraďte s právníkem.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky a nabídky, ne volné okno chatu. Hlídá poptávky a nabídky v poště a v nahraných datech, připravuje koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů a zachytává sliby typu „ozvu se do pátku“. Nic se neodešle bez schválení člověkem a BOTrento nic neodesílá samo.

Data ukládáme na serverech v Německu (EU). Jazykový model zpracovává jen texty nutné pro úkol přes API komerčního poskytovatele; standardně přes náš účet, volitelně přes váš vlastní klíč (viz nápověda k API klíčům). Server v EU s voláním externího AI API ale není uzavřený výpočet, proto červená data stejně nevkládejte. BOTrento také nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby.

Podrobnosti o umístění dat najdete v článku Kde jsou data, když používáte AI, kontrolní seznam v odpovědi AI asistent pro obchod a GDPR. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu. Můžete si vyzkoušet zkušební dobu: 14 dní zdarma, bez karty a bez vlastního API klíče, na vlastních datech. Orientačně se podívejte i do ceníku.