Eventová agentura a AI asistent: jak hlídat dostupnost termínů a připravit odpovědi na poptávky

Tým BOTrento15. 11. 20266 min čtení

Co se u eventových poptávek opakuje

Když si projdete posledních dvacet poptávek, zjistíte, že se ptají na stejné věci. Rozdíl je v detailech, ne ve struktuře:

• Termín a místo – je volný tým a technika v daný den?
• Typ a rozsah akce – konference, firemní večírek, teambuilding, počet hostů.
• Orientační rozpočet – kolik to zhruba bude a co ho ovlivní.
• Další krok – kdy přijde nabídka, kdy je možná schůzka.

Tady se ztrácí nejvíc času. Odpověď se zdrží, protože někdo musí otevřít kalendář, najít ceník a zkontrolovat, co slíbil kolega. Souvisí to i s tím, že v sezóně rozhoduje rychlost víc než dokonalá nabídka – podrobně o tom píšeme v článku Poptávky v eventové agentuře: jak je zvládnout v sezóně.

Co může AI asistent udělat a co ne

Pro realistická očekávání je dobré si hranici říct hned.

Co zvládne

• Najít v e-mailu termín, počet lidí, typ akce a chybějící údaje.
• Porovnat termín s kalendářem, který má k dispozici, a upozornit na kolize.
• Připravit koncept odpovědi nebo nabídky v češtině, angličtině, němčině či francouzštině.
• Zachytit sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomenout je.
• Každé ráno ukázat přehled, co je dnes nejdůležitější.

Co nezvládne a nemá zvládat

• Odeslat zprávu bez schválení.
• Závazně potvrdit termín nebo rezervaci – to je rozhodnutí člověka.
• Přečíst obsah příloh (vychází z textu e-mailu), takže rozpis v PDF si musí někdo projít.
• Nahradit CRM nebo účetnictví, ať používáte Raynet, Pipedrive, Pohodu nebo Fakturoid.

Pokud vám někdo slíbí, že asistent „sám vyřídí poptávku“, ptejte se, kdo ručí za odeslaný termín a cenu. U eventů, kde špatně slíbená kapacita znamená problém na místě, je schválení člověkem nutnost.

Jak hlídat dostupnost: kalendář jako zdroj pravdy

Asistent je tak dobrý, jak dobrá je evidence, ze které vychází. Pro dostupnost doporučujeme jednoduché pravidlo: jeden kalendář, kam se zapisuje všechno závazné – potvrzené akce, předběžné rezervace i schůzky.

1. Zvolte kalendář. Outlook nebo Google Kalendář, hlavně aby byl jeden.
2. Rozlište stavy. Například „předběžně drženo“ a „potvrzeno“. Do názvu události stačí napsat prefix.
3. Sdílejte odkaz iCal (.ics). BOTrento si vlastní kalendář načte přes odkaz iCal každých 30 minut a hlídá kolize schůzek. Přímé napojení Google Kalendáře a Microsoft 365 zatím připravujeme.
4. Zapisujte i sliby. Když obchodník napíše „termín vám podržíme do pátku“, musí to být vidět, aby slib nevypršel bez povšimnutí.

Podobnou logiku řeší půjčovny a pronájmy; viz článek Pronájem techniky: jak hlídat dostupnost bez dvojích rezervací.

Postup: od poptávky ke schválenému konceptu

Takhle může vypadat pracovní den v agentuře s řízeným procesem:

1. Poptávka dorazí do schránky. Asistent z textu vytáhne datum, místo, počet hostů a typ akce.
2. Kontrola údajů. Chybí-li něco důležitého (například místo konání), do konceptu se přidá doplňující otázka.
3. Kontrola kalendáře. Termín se porovná s kalendářem a označí se, zda je volno, držený termín nebo kolize.
4. Koncept odpovědi. Vznikne text s předběžným rámcem ceny podle vašich podkladů a s návrhem dalšího kroku.
5. Schválení. Obchodník koncept upraví, ověří termín s produkcí a odešle ho sám.
6. Follow-up. Pokud klient neodpoví, asistent připomene, že je čas se ozvat.

Chcete-li pochopit, jak zrychlit odpovědi obecně, najdete 5 kroků na stránce Jak zrychlit odpovědi na poptávky.

Šablona odpovědi na poptávku s termínem

Koncept, který asistent připraví a vy schválíte, může vypadat takto:

Dobrý den, paní Nováková,

děkujeme za poptávku firemní akce pro přibližně [počet] hostů dne [datum] v [místo]. Termín máme v kalendáři zatím [volný / předběžně držený] a do [datum] vám ho rádi podržíme.

Aby nabídka seděla, potřebujeme ještě upřesnit: [časový harmonogram], [požadavky na techniku a ozvučení], [zda je potřeba catering].

Orientačně se akce tohoto typu pohybuje v rozmezí [rozmezí z vašeho ceníku] bez DPH; přesnou cenu dostanete v nabídce do [datum]. Pokud vám vyhovuje, navrhujeme krátký hovor [den, čas].

S pozdravem
[jméno, kontakt]

Pozor na formulaci „podržíme do“: je to slib a ten by měl skončit v kalendáři i v přehledu úkolů. Další vzory najdete v textu o sezónních poptávkách v eventové agentuře.

Checklist před nasazením

• Máte jeden kalendář se stavy „předběžně“ a „potvrzeno“?
• Je ceník nebo jeho orientační rámec napsaný tak, aby ho pochopil i nový kolega?
• Víte, kdo schvaluje odpovědi a jak rychle (například do hodiny během pracovní doby)?
• Zapisují se sliby klientům, nejen potvrzené akce?
• Je jasné, co se děje s přílohami – kdo čte rozpisy a technické riders?
• Máte vyřešené osobní údaje; praktický seznam je na stránce AI asistent pro obchod a GDPR. U konkrétních případů se poraďte s právníkem.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poptávky v poště a v nahraných datech, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 a připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů. Nic se neodešle bez schválení člověkem.

Schránku ze Seznamu a dalších služeb napojíte přes IMAP. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím fungují přeposláním nebo importem. Data z CRM nebo tabulky nahrajete jako CSV či XLSX. AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby, vlastní API klíč je volitelný. Orientaci v tarifech najdete v ceníku.

Na začátku zkušební doby dostanete report „Ztracené peníze“ (zpětně jen u schránky napojené přes IMAP), takže uvidíte, kde se poptávky zadrhly. Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče; začíná prvním nahráním dat. Podrobnosti o oboru najdete na stránce pro eventy a produkci, postup si můžete prohlédnout v ukázce procesu.

Platí také to, že BOTrento neslibuje obrat ani počet zakázek. Proto si ho nejdřív vyzkoušejte na vlastních poptávkách.