E-shop, sklad a poptávka na dostupnost zboží: jak odpovědět bez ručního hledání

Tým BOTrento28. 10. 20266 min čtení

Proč se odpověď na dotaz o skladu zdržuje

Dotaz „máte to skladem?“ vypadá jednoduše, ale odpověď bývá rozptýlená na několika místech. Stav je ve skladovém nebo e-shopovém systému, termín od dodavatele v e-mailu nebo v telefonu a rezervace pro jiného zákazníka v tabulce. Obchodník pak otevírá tři okna a ještě se doptává kolegy ve skladu.

Typické příčiny zdržení:

• stav na webu neodpovídá realitě (zboží je už rezervované nebo naopak právě dorazilo),
• nikdo neví, kdo na dotaz odpovídá,
• termín doplnění existuje jen v hlavě nákupčího,
• poptávka je větší (více kusů, firemní odběr), a tak se čeká, až bude „čas to pořádně zjistit“.

Pozdní odpověď přitom zákazník často vyřeší tak, že si zboží koupí jinde. Obecné kroky ke zrychlení najdete v odpovědi Jak zrychlit odpovědi na poptávky, tady se zaměříme na dostupnost zboží.

Postup v šesti krocích: od dotazu k odpovědi

1. Určete jednoho vlastníka dotazu. Každá poptávka má jméno člověka, který za ni ten den odpovídá. Bez toho se dotazy ztrácejí ve sdílené schránce.
2. Rozlište typ dotazu. Jde o jeden kus pro spotřebitele, nebo o větší množství pro firmu? U druhého se vyplatí ověřit stav pečlivěji a případně nabídnout i cenu.
3. Ověřte stav v jednom zdroji. Připravte si export skladu (CSV nebo XLSX) s kódem zboží, množstvím, rezervacemi a termínem doplnění. Pokud ho aktualizujete jednou za den, napište do odpovědi, že jde o stav k danému dni.
4. Zvolte jednu ze tří odpovědí: skladem, bude skladem k datu, nebude.
5. Přidejte další krok. Co má zákazník udělat (objednat, počkat na potvrzení, vybrat alternativu) a kdy se mu ozvete.
6. Zapište slib. Napíšete-li „dám vědět v pátek“, musí to být v přehledu úkolů, ne jen v e-mailu.

Důležité: odpověď na dostupnost není závazné potvrzení rezervace. Pokud zboží rezervujete, děje se to ve vašem e-shopu nebo skladovém systému, ne ve zprávě.

Co napsat, když nemáme skladem

Odpověď „bohužel není“ je nejslabší možná. Zákazník potřebuje vědět, co se s tím dá dělat. Dobrá odpověď obsahuje čtyři věci:

• jasně řekněte, že zboží teď není,
• uveďte, kdy bude (a zda je termín potvrzený od dodavatele, nebo jen odhad),
• nabídněte rovnocennou alternativu, pokud existuje,
• navrhněte způsob, jak zákazníka informovat, až zboží dorazí.

Šablona: zboží není skladem

Dobrý den, děkujeme za dotaz. Model X je momentálně vyprodaný. Podle posledních informací od dodavatele ho očekáváme [datum] – jde o odhad, potvrzení vám pošleme, jakmile dorazí zásilka. Pokud nechcete čekat, nejblíže je model Y, který je skladem a liší se v [rozdílu]. Dejte mi prosím vědět, který postup vám vyhovuje. V pátek se ozvu s aktuálním stavem. S pozdravem, [jméno]

Šablona: skladem je jen část množství

Dobrý den, z požadovaných [počet] kusů máme skladem [počet]. Zbytek můžeme dodat do [datum]. Můžeme zboží odeslat najednou po doplnění, nebo ve dvou zásilkách – co je pro vás lepší? Stav skladu je platný k dnešnímu ránu. S pozdravem, [jméno]

Vyhněte se formulacím „asi“, „mělo by“, „nejspíš“ bez uvedeného důvodu. Raději napište přímo, co je jisté a co odhad.

Jak psát o skladě v nabídce

U větších poptávek se dostupnost dostává i do cenové nabídky. Zákazník pak čte nabídku jako závazek, proto ji držte přesnou:

• u každé položky uveďte stav (skladem / do data / na objednávku),
• napište, k jakému dni stav platí,
• uveďte, do kdy platí nabídka a co se stane, když zboží mezitím někdo vyprodá,
• u položek s odhadem termínu to výslovně řekněte.

Podobný princip, tedy ověřený termín a jasně pojmenovaná rezervace, popisujeme i v článku o dostupnosti u pronájmu techniky. Odpovědi na nabídku pak nenechte vyšumět; k tomu pomůže text Co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat.

Denní kontrola, která zabrání zastaralým odpovědím

Nejčastější chyba není špatný text, ale zastaralá data. Stačí krátký denní rytmus:

1. ráno obnovte export skladu nebo si ověřte, že odpovídá systému,
2. projděte otevřené dotazy a ty, kde jste slíbili odpověď „později“,
3. zkontrolujte položky, kterým se změnil termín doplnění,
4. večer se podívejte, zda nezůstala bez vlastníka žádná poptávka.

Pokud odpovídáte i mimo kancelář, může se hodit rytmus popsaný v článku o poptávkách z terénu; pro sklad a expedici funguje podobně.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky a nabídky. Hlídá poptávky v poště a v nahraných datech. Export zboží nebo poptávek můžete nahrát jako CSV či XLSX a schránku napojit přes IMAP (třeba Seznam); Gmail a Microsoft 365 zatím fungují přeposláním nebo importem. BOTrento není napojené na váš skladový systém v reálném čase a nenahrazuje ho ani CRM – vychází z toho, co mu dodáte, a z textu e-mailu (přílohy nečte).

Každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, připraví koncept odpovědi nebo follow-upu a zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“, takže je připomene. Nic se neodešle bez schválení člověkem: koncept zkontrolujete, upravíte stav skladu a odešlete sami. Nepotvrzuje ani termíny či rezervace.

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby; vlastní API klíč je volitelný (nápověda k API klíčům). Přehled tarifů najdete v ceníku, denní práci uvidíte v ukázce procesu.

Nejlépe si to ověříte na vlastních datech: zkušební doba 14 dní zdarma je bez karty a bez vlastního API klíče a začíná prvním nahráním dat.