Aktualizace URL zdrojů chatbota: postup, když se změní web nebo ceník

Tým BOTrento21. 10. 20266 min čtení

Proč chatbot čte ze staré adresy

Chatbot obvykle neodpovídá z „živého“ webu. Při nastavení si obsah z adresy načte, uloží a odpovídá z uložené kopie. Pokud se adresa změní, kopie o tom neví. Nejčastější příčiny jsou tyto:

• Přesun webu na novou doménu – stará doména ještě chvíli funguje a vrací staré texty.
• Změna struktury adres – ceník byl na /cenik, nově je na /sluzby/cenik.
• Nový soubor místo starého – ceník v PDF nebo tabulce jste nahráli pod jiným názvem a starý zůstal ve zdrojích.
• Přesměrování bez obsahu – stará adresa vede na úvodní stránku, takže chatbot načte obecný text místo konkrétních cen.

Obecně platí, že chatbot je tak dobrý, jak aktuální jsou jeho podklady. Jak data rozdělit podle stálosti a hlídat je pravidelně, popisuje článek Chatbot podle informací firmy: jak připravit data a hlídat, aby zůstala aktuální.

Postup krok za krokem: výměna zdrojové adresy

1. Udělejte soupis zdrojů. Vypište všechny adresy a soubory, ze kterých chatbot čerpá: web, ceník, FAQ, obchodní podmínky. U každého poznamenejte, kdo ho spravuje.
2. Zjistěte, co se mění. Doména, cesta, název souboru, nebo jen obsah? Podle toho víte, zda stačí znovu načíst stejný zdroj, nebo ho nahradit.
3. Otevřete novou adresu v prohlížeči. Ověřte, že se zobrazuje bez přihlášení a že obsahuje aktuální ceny a podmínky. Chatbot nevidí to, co je za přihlášením.
4. Přidejte nový zdroj vedle starého. Zatím nic nemažte. Nový zdroj načtěte a počkejte na dokončení.
5. Spusťte kontrolní otázky (viz další sekce) a porovnejte odpovědi se skutečným stavem.
6. Odeberte starý zdroj. Teprve když odpovědi sedí, smažte starou adresu a znovu proveďte stejné kontrolní otázky.
7. Zapište změnu. Datum, stará adresa, nová adresa, kdo ověřil.

Pokud potřebujete podklady nejdřív připravit nebo uklidit, pomůže postup přípravy dat pro chatbota.

Kontrolní otázky: jak poznat, že odpovědi sedí

Po každé změně zdroje položte chatbotu stejnou sadu otázek. Sestavte si ji jednou a uložte. Stačí pár otázek, které pokrývají to, na co se zákazníci ptají nejčastěji:

• otázka na konkrétní cenu, kterou jste změnili,
• otázka na službu nebo položku, která byla v ceníku nově přidána,
• otázka na položku, která zanikla (chatbot ji nesmí nabízet),
• otázka na kontakt, adresu nebo otevírací dobu,
• otázka na podmínky (storno, platnost nabídky, dodání),
• otázka, na kterou odpověď v podkladech není – chatbot má přiznat, že neví, ne si vymýšlet.

Odpovědi porovnejte se skutečným ceníkem, ne s pamětí. Jakmile se objeví stará hodnota, je ve zdrojích ještě něco ze staré adresy.

Nejčastější chyby při přesunu zdrojů

Smazaná stará adresa dřív, než je ověřená nová

Chatbot pak buď přijde o podklady, nebo se začne držet zbytků v uložené kopii. Pořadí je vždy: přidat, ověřit, teprve potom odebrat.

Přesměrování na úvodní stránku

Přesměrování řeší návštěvníky, ale ne chatbota. Pokud stará adresa končí na homepage, načte se obecný text. Zdroj proto vždy přepište na konkrétní novou adresu.

Více verzí stejného dokumentu

Ceník_starý.xlsx, Ceník_nový.xlsx, Ceník_final.xlsx. Ve zdrojích nechte jednu platnou verzi a ostatní odeberte. Jinak si chatbot vybere jinou, než čekáte.

Citlivé údaje v novém zdroji

Při přesunu se snadno nahraje i soubor, který obsahuje osobní údaje zákazníků nebo interní kalkulace. Před nahráním zkontrolujte, co v dokumentu je. Jak na to, ukazuje postup bezpečného nahrání dat do chatbota.

Šablona: změnový záznam pro zdroje chatbota

Stačí jednoduchý záznam ve sdílené tabulce nebo dokumentu. Při příští změně webu nebudete hádat, co se kdy přestěhovalo.

Změna zdroje chatbota
Datum: (doplňte)
Zdroj: ceník služeb
Stará adresa: (doplňte)
Nová adresa: (doplňte)
Důvod změny: přesun webu / nová struktura / nový soubor
Kontrolní otázky provedeny: ano / ne, kým
Starý zdroj odebrán dne: (doplňte)
Další kontrola: (doplňte)

Dobré je přidat i pravidlo: kdo mění web nebo ceník, dá vědět správci chatbota ještě před spuštěním změny, ne až po ní.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff není chatbot, který by si četl obsah z veřejného webu. Je to řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky: hlídá poptávky a nabídky ve vaší poště a v nahraných datech a připravuje koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů. Zdrojem tedy není adresa, která se může potichu změnit, ale to, co do systému sami nahrajete nebo napojíte.

• Data z CRM nebo tabulky (třeba z Raynetu, Pipedrivu nebo z Excelu) nahráváte jako CSV/XLSX. Když se změní ceník, nahrajete novou verzi.
• Schránku napojíte přes IMAP (například Seznam), u Gmailu, Google Workspace a Microsoft 365 zatím funguje přeposílání nebo import.
• Přílohy BOTrento nečte, vychází z textu e-mailu. Cena, kterou chcete použít, tedy patří do textu nebo do nahraných dat.
• Nic se neodešle bez schválení. Každý návrh e-mailu nebo nabídky schvaluje člověk, takže případnou starou cenu uvidíte dřív než zákazník.

Data se ukládají na serverech v Německu (EU). Text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel jazykového modelu; komerční API poskytovatelé data nepoužívají k tréninku. Podrobnosti k soukromí najdete v kontrolním seznamu k AI asistentovi a GDPR, u konkrétních případů se poraďte s právníkem. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu.

Vyzkoušet to můžete 14 dní zdarma na vlastních datech, bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná prvním úspěšným nahráním dat, na přípravu je 7 dní. Registrace je asistovaná: do 24 hodin v pracovní dny se ozve náš člověk a pomůže napojit poštu.

Kdy chatbot nestačí a stačí pravidelná kontrola

Pokud se ceník mění jednou ročně, stačí kalendářní připomínka a kontrolní otázky po každé změně. Pokud se mění často a odpovědi zákazníkům jdou rovnou ven, počítejte s tím, že nejsložitější není technická výměna adresy, ale disciplína: kdo změnu hlásí, kdo ji ověřuje a kdo schvaluje, co jde ven. Právě proto je u obchodní komunikace rozumné nechat poslední slovo na člověku.

Jak se skládají náklady na provoz AI asistenta, najdete v článku Kolik stojí AI asistent pro firmu, aktuální tarify jsou v ceníku.