Obchodná pipeline pre poradcov: 6 fáz, ktoré fungujú, aj keď je každý klient iný

Tím BOTrento17. 10. 20268 min čítania

Prečo poradenstvo nejde viesť ako predaj produktov

Daňový poradca, IT konzultant, HR agentúra či firma, ktorá robí audity procesov, nepredáva krabicový produkt. Jeden klient z Bratislavy chce do týždňa rýchlu analýzu, ďalší zo Žiliny rieši projekt na niekoľko mesiacov a o rozpočte rozhoduje konateľ, ktorý je práve na dovolenke. Keď sa to celé snažíte natlačiť do pevného lievika s produktmi, tabuľka čoskoro prestane sedieť s realitou a obchodník ju prestane aktualizovať.

Pomôže tu iná otázka, nie zložitejší systém. Prestaňte sa pýtať „čo predávame“ a začnite sa pýtať „čo sa musí stať, aby sa klient posunul ďalej“. Rozsah zákaziek sa líši, kroky sú však takmer vždy tie isté: klient sa ozve, vy zistíte, či je zákazka pre vás vhodná, navrhnete rozsah, pošlete cenovú ponuku, klient sa rozhodne a prípad uzavriete. Ak podnikáte v tomto type služieb, pozrite si aj stránku o tom, ako postupujú B2B služby pri dopytoch a ponukách.

6 fáz obchodnej pipeline pre poradcov a konzultantov

Dôležitejšie ako názov fázy je pravidlo vstupu

Prípad posuňte do ďalšej fázy, až keď sa reálne niečo stalo, nie preto, že „to vyzerá dobre“. Kým ponuka nie je odoslaná, nepatrí do fázy 4, aj keď ju máte v hlave hotovú. Do fázy 5 patrí prípad až vtedy, keď klient odpovedal. Takto pipeline ukazuje skutočný stav a nie vaše želania.

Odložené prípady nenechávajte bez dátumu

Klient, ktorý povie „ozvite sa na jeseň“, nie je stratený, ale ani rozpracovaný. Zaraďte ho medzi uzavreté so stavom „odložené“ a k nemu pripíšte konkrétny dátum, kedy sa mu ozvete. Bez dátumu z neho v praxi bude prehraný prípad, len o tom nebudete vedieť.

Postup: pipeline v tabuľke za jedno popoludnie

1. Založte jeden hárok v Google Sheets alebo Exceli. Stĺpce: klient, kontaktná osoba, zdroj, fáza, odhadovaná hodnota v eurách bez DPH, vlastník, ďalší krok, dátum ďalšieho kroku, poznámka.
2. Prejdite schránku. V Gmaile, Outlooku aj v zdieľanej adrese info@ si za posledné týždne nájdite všetky dopyty a ponuky, ktoré ešte nie sú uzavreté, a zapíšte ich do tabuľky.
3. Každému riadku dajte práve jeden ďalší krok s dátumom. Ak neviete, aký krok nasleduje, je to samostatná úloha: „zistiť, kto rozhoduje“.
4. Zoraďte podľa dátumu ďalšieho kroku, nie podľa hodnoty. Väčšina zákaziek sa nestratí preto, že by boli malé, ale preto, že sa na ne zabudlo.
5. Raz týždenne si vyhraďte pol hodiny na kontrolu podľa checklistu nižšie. Ak máte tím, robte ju spolu, napríklad v pondelok ráno.
6. Uzavreté prípady dopĺňajte hneď. Vyhrané pošlite do fakturácie (SuperFaktúra, Pohoda, Money S3), pri prehratých zapíšte dôvod. Pipeline končí tam, kde začína fakturácia.

Checklist na týždennú kontrolu

• Má každý otvorený prípad vlastníka?
• Má každý prípad ďalší krok s dátumom, ktorý ešte neuplynul?
• Nemá niektorá ponuka zmeškaný follow-up? Ako to robiť systematicky, opisuje odpoveď čo je follow-up a ako naň pri ponukách nezabúdať.
• Dodržali ste, čo ste klientom sľúbili, napríklad „pošlem návrh do piatku“?
• Majú prehraté prípady zapísaný dôvod?
• Nie je niektorý prípad príliš dlho v tej istej fáze bez jasného dôvodu?

Kedy prejsť na CRM

Keď na obchode pracuje viac ľudí, oplatí sa CRM, napríklad Pipedrive. Platí však to isté ako pri tabuľke: nástroj pomôže, len ak ho niekto aktualizuje. Pri väčšine malých firiem chyba nie je v nástroji. Problém je, že skutočný stav sa skrýva v e-mailoch a do systému sa dostane neskoro alebo vôbec.

Šablóna: e-mail po úvodnom rozhovore

Najviac prípadov sa zasekne medzi fázou 2 a 3. Rozhovor bol príjemný, no nikto nezhrnul, čo sa dohodlo a čo nasleduje. Tento krátky e-mail to napraví a súčasne vám dá podklad do tabuľky.

Predmet: Zhrnutie nášho rozhovoru a ďalší postup

Dobrý deň, pani Kováčová,

ďakujem za dnešný rozhovor. Ako som Vás pochopil, potrebujete [stručne cieľ] a radi by ste začali [termín]. Dohodli sme sa, že:

• do [deň] Vám pošlem návrh rozsahu a cenovú ponuku,
• Vy mi do [deň] pošlete [podklady, napríklad prehľad súčasného stavu],
• o spolupráci rozhoduje [meno alebo funkcia], preto ponuku pripravím tak, aby sa dala posunúť ďalej bez ďalšieho vysvetľovania.

Ak som niečo pochopil inak, opravte ma, prosím, rád to upravím.

S pozdravom
[meno, telefón]

Sľúbený termín ponuky si hneď zapíšte ako ďalší krok. Ďalšie vzory pre situácie po prijatí dopytu nájdete v článku 5 šablón odpovede na dopyt e-mailom.

Čo merať, aby pipeline nebola len zoznam

Pipeline sa stane nástrojom riadenia, keď z nej každý týždeň vyčítate zopár čísel. Poradcovi spravidla postačia štyri:

• Doba prvej odpovede na nový dopyt: koľko hodín uplynie od doručenia po prvú vecnú reakciu. Ako ju merať, opisuje článok doba odpovede na dopyt.
• Počet prípadov v jednotlivých fázach: ak sa hromadia vo fáze 3, nestíhate pripravovať ponuky. Ak vo fáze 4, chýba vám follow-up.
• Prípady bez ďalšieho kroku: cieľom je nula.
• Konverzia ponúk: aký podiel odoslaných ponúk sa zmení na zákazku. Ako ju počítať poctivo a po segmentoch, rozoberá článok konverzia ponúk na zákazky.

Ak chcete prehľad rozšíriť, nadviažte na článok 6 KPI predaja, ktoré malej firme stačí sledovať každý týždeň. Pri konzultantoch sa oplatí sledovať aj to, ako dlho sú prípady v jednotlivých fázach. Keď sa rozhodovanie predlžuje, zvyčajne to znamená, že nemáte prístup k človeku, ktorý rozhoduje.

Ako to rieši BOTrento Chief of Staff

Tabuľka funguje, kým ju niekto denne dopĺňa. Ťažko to ide vo chvíli, keď ste u klienta a dopyty, odpovede a sľuby pribúdajú v pošte. BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky, ktorý sleduje, čo sa deje v pošte, a každé ráno ukáže, čomu sa venovať.

• Sleduje dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach (CSV/XLSX z tabuľky alebo CRM). Schránky cez IMAP sa napájajú priamo, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import.
• Každý pracovný deň ráno vám v aplikácii aj e-mailom ukáže prehľad Dnes 1+3.
• Zachytí sľuby ako „ozvem sa do piatku“ a pripomenie vám ich.
• Pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v štyroch jazykoch. Bez schválenia človekom nič neodíde, každý návrh schvaľuje človek.

BOTrento nenahrádza CRM ani účtovníctvo, nečíta prílohy (pracuje s textom e-mailu) a nepotvrdzuje termíny. Tabuľku alebo CRM si teda ponecháte, BOTrento vám pomôže nezabudnúť na ďalší krok. AI je v cene tarifu s mesačným limitom, takže nepotrebujete vlastný API kľúč. Ako vyzerá proces v praxi, si pozrite v ukážke procesu. Viac o službe a o tom, ako pracuje s dátami, nájdete na stránke Čo je BOTrento.

Výsledky vám nesľubujeme, preto si celý proces najprv vyskúšajte na vlastných dátach: skúšobná doba 14 dní zdarma je bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča a začína plynúť až prvým úspešným nahraním dát. Do 24 hodín v pracovné dni sa vám ozve náš človek a pomôže s napojením pošty. Tarify nájdete v cenníku.