Money S3 a BOTrento: ako prepojiť ponuku s faktúrou bez prepisovania

Tím BOTrento5. 11. 20265 min čítania

Money S3 s BOTrento prepojíte bez API tak, že ponuku pripravujete a schvaľujete v BOTrento a do Money S3 prenášate až odsúhlasené údaje v jednom pevnom formáte, ktorý sa zadáva len raz. Faktúru stále vystavuje Money S3, BOTrento ju nevytvára ani nenahrádza účtovníctvo.

Ručné prepisovanie sa najčastejšie deje na jednom mieste: medzi „ponuka odsúhlasená“ a „faktúra vystavená“. Nižšie nájdete postup, checklist a šablónu podkladu, ktoré dokážete nasadiť aj bez dodatočného softvéru.

Kde presne vzniká duplikácia

Dopyt príde do Gmailu alebo Outlooku, cenová ponuka vznikne vo Worde alebo v tabuľke a po odsúhlasení ju niekto znova napíše do Money S3. Každý prepis je príležitosť na preklep v cene, množstve alebo fakturačných údajoch. Horšie je, že po prvej zmene ponuky (iný počet kusov, iný termín) už nikto nevie, ktorá verzia platí.

Problém preto nie je v tom, že chýba integrácia. Problém je, že neexistuje jedno miesto, kde je ponuka pravdivá, a jasné pravidlo, čo sa z nej prenáša ďalej.

Čo Money S3 robí a čo nie

Money S3 je účtovný a fakturačný systém. Je dobrý na doklady, nie na to, aby strážil dopyty, sľuby zákazníkom a follow-upy. Podobne to platí pre BOTrento Chief of Staff: riadi obchodnú stranu pred faktúrou, ale nenahrádza účtovníctvo ani CRM.

Rozdelenie úloh: kto za čo zodpovedá

Pri malom tíme (3 – 30 ľudí) stačí rozdeliť tri vrstvy a nemiešať ich:

Pošta (Gmail, Outlook): tu dopyty prichádzajú a odtiaľ sa ponuky odosielajú.
BOTrento: stráži dopyty a ponuky, pripraví koncept odpovede a ponuky, zachytí sľuby typu „ozvem sa do piatka“ a pripomenie follow-up.
Money S3: vystavuje faktúry a drží účtovné údaje.

Dôležité: BOTrento nič neodosiela samo. Každý návrh ponuky alebo e-mailu schváli človek a odošle ho sám zo svojej pošty.

Postup krok za krokom bez API

Napojte alebo nahrajte poštu. Schránky cez IMAP sa dajú napojiť priamo. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import; priame napojenie pripravujeme.
Nechajte dopyty zachytiť na jednom mieste. Ráno vidíte prehľad Dnes 1+3 v aplikácii aj e-mailom (v pracovné dni).
Pripravte koncept ponuky. BOTrento vychádza z textu e-mailu, nie z príloh. Ak je kľúčová informácia len v prílohe, doplňte ju do textu.
Schváľte a odošlite zo svojej pošty. Číslo ponuky pridelíte jednotne, napríklad podľa roka a poradia.
Po odsúhlasení vyplňte podklad na faktúru (šablóna nižšie). Je to jediný dokument, ktorý putuje do Money S3.
Vystavte faktúru v Money S3 s odkazom na číslo ponuky. Ak vaša verzia Money S3 podporuje import, overte si v nej dostupný formát; inak údaje zadáte raz podľa podkladu.
Uzavrite slučku. Číslo faktúry vráťte k obchodnému prípadu, aby bolo jasné, že prípad je vybavený.

Pozor na krok 6: funkcie Money S3 závisia od verzie a licencie, preto ich radšej overte u svojho dodávateľa, než sa spoliehať na predpoklad.

Šablóna podkladu na faktúru

Podklad môže byť jednoduchý e-mail alebo riadok v tabuľke. Dôležité je, aby mal vždy rovnaké polia:

Podklad na faktúru k ponuke č. [vaše číslo ponuky]
Odberateľ (názov, IČO, adresa): …
Kontaktná osoba a e-mail pre faktúru: …
Predmet plnenia: …
Množstvo a jednotková cena v € bez DPH: …
Dátum plnenia a splatnosť: …
Odsúhlasil zákazník (dátum, spôsob): …
Poznámka (objednávka zákazníka, záloha, zľava): …

Číslo ponuky slúži ako kľúč. Kto vidí faktúru, nájde ponuku; kto vidí ponuku, nájde faktúru. Dvojité zadávanie sa tým nezníži magicky na nulu, ale skončí sa jedno prepisovanie na jeden riadok s kontrolovanými poľami.

Checklist proti duplikácii

Existuje jediná „platná“ verzia ponuky a každá zmena dostane novú verziu s dátumom.
Ponuka nikdy neodchádza bez schválenia človekom.
Cena a množstvo sa do Money S3 prenášajú z podkladu, nie z hlavy a nie z pôvodného e-mailu.
Fakturačné údaje zákazníka sa zadávajú raz a potom sa používajú opakovane.
Faktúra odkazuje na číslo ponuky.
Raz týždenne skontrolujete odsúhlasené ponuky bez faktúry; to sú peniaze, na ktoré sa zabudlo.

Ak už máte v tíme Pipedrive alebo SuperFaktúru, princíp je rovnaký. Ukazujeme ho v článku Workflow od web formulára cez BOTrento a Pipedrive po SuperFaktúru, vrátane hraníc prepojenia.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento je riadený proces, nie samoobslužný nástroj, do ktorého treba všetko skladať. Stráži dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach, pripravuje koncepty v štyroch jazykoch (CS/EN/DE/FR) a pripomína sľuby aj follow-upy. Schvaľovanie zostáva na človeku, AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby. Ako to vyzerá v praxi, uvidíte v ukážke procesu.

Dáta z CRM alebo tabuľky nahráte ako CSV/XLSX. Dáta ukladáme na serveroch v Nemecku (EU); text potrebný na úlohu spracuje poskytovateľ jazykového modelu. Voliteľne môžete použiť vlastný API kľúč, dnes len Anthropic (Claude); ako ho nastaviť, vysvetľuje nápoveda k API kľúčom. Náklady na AI vám pomôže odhadnúť aj článok o odhade nákladov na AI, prípadne cenník.

Službu si môžete najprv vyskúšať 14 dní zdarma, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Nič sa neodošle bez vášho schválenia. Dni začínajú plynúť až prvým úspešným nahraním dát.

Čo nečakať

Aby ste nenarazili na nepríjemné prekvapenie: BOTrento nevystavuje faktúry, nepotvrdzuje termíny ani rezervácie, nečíta prílohy a s Money S3 nie je prepojené priamo. Prepojenie je procesné, cez podklad a číslo ponuky. Pre firmy s B2B službami je to často presne to, čo stačí; viac nájdete na stránke BOTrento pre B2B služby.

Ak vám pri odsúhlasených ponukách unikajú ozvy po odoslaní, začnite follow-upom. Postup je v odpovedi ako na follow-up ponúk nezabúdať.

Časté otázky

Dá sa Money S3 prepojiť s BOTrento priamo cez API?

Nie, priame prepojenie neponúkame. Prepojenie je procesné: ponuku pripravíte a schválite v BOTrento a do Money S3 prenesiete odsúhlasené údaje z jednotného podkladu.

Vytvorí BOTrento faktúru z ponuky?

Nie. BOTrento nenahrádza účtovníctvo ani CRM a faktúry nevystavuje. Faktúru vystavíte v Money S3 podľa odsúhlasenej ponuky.

Ako vytvoriť faktúru z ponuky v Money S3?

Najjednoduchšie je používať jednotný podklad s číslom ponuky a prenášať z neho údaje do faktúry. Dostupné importy a šablóny závisia od vašej verzie Money S3, preto ich overte u dodávateľa.

Funguje to s Gmailom a Outlookom?

Áno, ponuky odosielate zo svojej pošty. Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 sa dnes dostávajú do BOTrento preposlaním alebo importom, priame napojenie pripravujeme.

Potrebujem na to CRM?

Nie nutne. Pre malý tím stačí pošta, BOTrento na dopyty a ponuky a Money S3 na faktúry. Dôležité je pevné číslovanie ponúk a jeden podklad na faktúru.

Zhrnutie

Duplikácia vzniká pri prepise odsúhlasenej ponuky do faktúry, nie pre chýbajúcu integráciu.
Ponuku pripravte a schváľte v BOTrento, odošlite zo svojej pošty a faktúru vystavte v Money S3.
Do Money S3 prenášajte len jednotný podklad s číslom ponuky ako kľúčom.
BOTrento neposiela nič samo, nevystavuje faktúry a s Money S3 nie je prepojené priamo.
Postup si môžete vyskúšať na vlastných dátach počas 14 dní zdarma.

Vyskúšajte BOTrento 14 dní zadarmo

Začnite nahraním svojich dopytov a ponúk a pozrite sa, kde sa vám strácajú medzi poštou a faktúrou. Vyskúšajte BOTrento 14 dní zdarma; ozveme sa do 24 hodín v pracovné dni. Vyplňte pár údajov a prístup vám hneď príde e-mailom. S pripojením pošty radi pomôžeme.

14 dní zadarmo, bez karty a bez vlastného API kľúča. Skúšobná doba začína až prvým nahraním vašich dát. Potom od €79 mesačne bez DPH, AI v cene.

Nič sa neodošle bez vášho schválenia. Kartu pridáte až na konci, ak budete pokračovať; bez platby sa prístup zablokuje do úhrady, dáta držíme 30 dní a export je dostupný. Cenník · Pozrieť ukážku procesu