Pravidlá bezpečnosti čítania e-mailov v BOTrento: ako AI nepustiť k zmluvám a zálohovým faktúram

Tím BOTrento10. 11. 20266 min čítania

Čo BOTrento číta a čo nie

BOTrento stráži dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach. Z nich pripravuje prehľad Dnes 1+3, koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov a zachytáva sľuby typu „ozvem sa do piatku“. Dôležité sú tri veci:

• Prílohy nečíta. Vychádza z textu e-mailu. PDF so zmluvou alebo zálohovou faktúrou v prílohe teda obsahovo nespracuje.
• Nič neodosiela samo. Každý návrh e-mailu alebo ponuky schvaľuje človek.
• Nenahrádza CRM ani účtovníctvo. Zmluvy a faktúry patria naďalej do SuperFaktúry, Money S3, Pohody alebo vášho archívu.

Pozor ale na text správy. Ak niekto do tela e-mailu vloží IBAN, sumy zálohy alebo citáciu zo zmluvy, je to text e-mailu a môže byť súčasťou spracovania. Preto nestačí spoliehať sa len na to, že „zmluvy sú v prílohách“.

Princíp: obmedzte vstup, nie výstup

V podkladoch k produktu nie je uvedený filter, ktorý by pre jednotlivé súbory alebo typy príloh určoval, čo AI smie vidieť. Preto žiadne takéto nastavenie nesľubujeme. Spoľahlivá kontrola je na vstupe: do BOTrento pošlite len tie správy, ktoré tam majú byť.

Platí to pre všetky spôsoby napojenia:

• Schránka cez IMAP (napríklad Seznam a ďalšie): napojte schránku určenú na dopyty, nie osobnú schránku konateľa.
• Gmail, Google Workspace a Microsoft 365: zatiaľ preposielaním alebo importom. Preposielať môžete len vybrané správy, napríklad podľa pravidla vo vašom e-mailovom klientovi.
• CRM alebo tabuľka ako CSV či XLSX: pred importom odstráňte stĺpce, ktoré tam nepatria (poznámky k zmluvám, údaje o platbách).

Postup krok za krokom: oddelenie dopytov od zmlúv a financií

1. Zmapujte, čo vám chodí do schránky. Prejdite posledný mesiac a rozdeľte správy na tri skupiny: dopyty a ponuky, zmluvy a právne veci, financie (zálohové faktúry, platby, mzdy).
2. Určite jednu vstupnú adresu pre dopyty. Ideálne samostatná schránka alebo alias, ktorý používate na webe, vo vizitkách a v ponukách. Pre bratislavskú eventovú agentúru to môže byť napríklad adresa určená len na dopyty.
3. Presuňte zmluvy a financie inam. Komunikáciu s účtovníčkou, zálohové faktúry a podpisovanie zmlúv vedie z inej adresy alebo z účtovného systému, nie z dopytovej schránky.
4. Nastavte preposielanie len pre dopyty. Pri Gmaile alebo Outlooku použite pravidlo, ktoré preposiela len správy zo schránky na dopyty. Pravidlo si raz za čas skontrolujte.
5. Pripravte CSV bez citlivých stĺpcov. Pri importe z Pipedrive alebo z tabuľky vyberte len stĺpce potrebné na prácu s dopytom: kontakt, text dopytu, stav ponuky, dátumy.
6. Otestujte na malej vzorke. Po prvom nahraní si pozrite prehľad a koncepty. Ak uvidíte niečo, čo tam byť nemalo, upravte vstup a nahrajte dáta znova.

Čo robiť, keď sa zmluva alebo záloha objaví v dopyte

V praxi sa to stane: zákazník odpovie na ponuku a v tom istom vlákne pošle podpísanú zmluvu alebo potvrdenie úhrady zálohy. Pomôže jednoduché interné pravidlo:

Pravidlo pre dopytovú schránku
1. Na adresu pre dopyty sa píšu len dopyty, ponuky a ich úpravy.
2. Zmluvy, zálohové faktúry a potvrdenia platieb sa posielajú na [adresa pre administratívu].
3. Ak zákazník pošle zmluvu do dopytového vlákna, obchodník ju presunie a v odpovedi zákazníka požiada, aby administratívu posielal na druhú adresu.
4. Do tela e-mailu nikdy nevkladáme čísla účtov ani sumy záloh, ak to nie je nutné.

Rovnaké zásady pomáhajú aj pri cenách. Ako uvažovať o cenových údajoch v ponuke, rozoberáme v článku AI bezpečnosť cien v ponuke: čo AI vidí a čo má zostať mimo.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky, nie samoobslužný chatbot. Z hľadiska bezpečnosti je podstatné toto:

• Schválenie človekom. Nič sa neodošle bez schválenia. Koncepty si pozriete a upravíte vy.
• Asistované zavedenie. Po registrácii sa do 24 hodín v pracovné dni ozve náš človek a pomôže napojiť poštu. Pri tejto príležitosti môžete spolu určiť, ktorú schránku alebo ktoré dáta nahráte.
• AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby. Vlastný API kľúč je voliteľný a nie je potrebný na skúšobnú dobu. Viac o vlastných API kľúčoch. Tarify nájdete v cenníku.
• Skúšobná doba 14 dní zdarma, bez platobnej karty. Začína až prvým úspešným nahraním dát a na prípravu máte 7 dní. Môžete teda začať úzkym výberom dopytovej schránky a rozsah neskôr rozšíriť. Vyskúšajte BOTrento 14 dní zdarma na vlastných dátach.

K ukladaniu dát: ukladáme ich na serveroch v EÚ (Nemecko, databáza aplikácie v Írsku). Jazykový model však spracúva texty potrebné na úlohu cez API komerčného poskytovateľa, preto nejde o uzavretý výpočet. Rozdiel medzi úložiskom a spracovaním modelom vysvetľuje článok Kde sú dáta, keď používate AI. Procesný pohľad si môžete pozrieť aj v ukážke procesu.

Kontrolný zoznam pred prvým nahraním dát

• Máme samostatnú schránku alebo alias len pre dopyty a ponuky.
• Zmluvy, zálohové faktúry a komunikácia s účtovníčkou idú inou cestou.
• Pravidlo preposielania z Gmailu alebo Outlooku zahŕňa len dopytovú adresu.
• CSV alebo XLSX z CRM nemá stĺpce s platbami a zmluvnými poznámkami.
• Tím vie, že BOTrento nečíta prílohy, ale text e-mailu áno.
• Máme pravidlo, ako dlho dopyty uchovávame. Pomôže článok o uchovávaní dopytov a ponúk.
• Pri otázkach ochrany osobných údajov sme si prešli kontrolný zoznam k AI asistentovi a GDPR. Konkrétne prípady konzultujte s právnikom.