AI bezpečnosť cien v ponuke: čo AI vidí a čo má zostať mimo

Tím BOTrento31. 10. 20266 min čítania

Čo AI pri ponuke skutočne vidí

Rozlišujte dve miesta: kde sú dáta uložené a kam putuje text pri spracovaní. V BOTrento sa dáta ukladajú na serveroch v Nemecku (EÚ). Jazykový model však spracúva text potrebný pre úlohu cez API komerčného poskytovateľa, štandardne cez náš účet, voliteľne cez váš vlastný kľúč. Komerční poskytovatelia API dáta nepoužívajú na tréning, ale server v EÚ s volaním externého AI API nie je uzavretý výpočet. Podrobnejšie to rozoberá článok Kde sú dáta, keď používate AI.

Prakticky to znamená:

• AI vychádza z textu e-mailov a z dát, ktoré nahráte (import alebo napojená pošta).
• Nečíta obsah príloh. Cena, ktorá je len v PDF alebo v Exceli v prílohe, mu zostane skrytá. Ak ju napíšete do tela e-mailu, vidí ju.
• Pri schvaľovaní vidíte vy aj AI ten istý koncept: text odpovede či ponuky. Nič sa neodošle bez schválenia človekom a BOTrento nič neodosiela samo.

Ktoré cenové údaje patria AI a ktoré nie

Nejde o to, či je údaj „tajný“, ale či ho AI na prípravu konceptu naozaj potrebuje. Jednoduché triedenie:

Rozhodujúce je jedno pravidlo: AI nech pripraví formuláciu a štruktúru, kalkuláciu a poslednú cenu rozhodnete vy.

Postup krok za krokom: oddeľte kalkuláciu od komunikácie

1. Pomenujte citlivé stĺpce. Prejdite tabuľku s cenníkom alebo export z Pipedrive či účtovného systému (SuperFaktúra, Money S3, Pohoda) a označte stĺpce ako nákupná cena, marža, interná poznámka.
2. Pripravte export bez nich. Do CSV alebo XLSX, ktorý nahrávate, dajte len produkt, popis a predajnú cenu. Kalkulácia ostáva vo vašej tabuľke alebo účtovníctve; BOTrento ich nenahrádza.
3. Vyčistite vlákna. Ak v starej konverzácii kolega napísal „naša marža je len…“, preposlaním alebo importom sa táto veta dostane do spracovávaného textu. Takéto vlákna nepreposielajte alebo ich upravte.
4. Dohodnite, kde sa píšu interné čísla. Interné poznámky patria do kalkulácie, nie do tela e-mailu so zákazníkom.
5. Pri schvaľovaní kontrolujte cenu aj súvislosti. Skontrolujte, či koncept nespomína zľavu iného zákazníka, nesprávnu menu alebo cenu z inej ponuky.
6. Raz za čas test na vzorke. Pozrite si 5 konceptov a overte, či v nich nie je nič, čo by tam byť nemalo.

Nebude ponuka horšia, keď AI nevidí všetko?

Nebude, ak správne rozdelíte úlohy. Kvalitnú ponuku robí jasný rozsah, termíny, podmienky, zrozumiteľný tón a rýchlosť, nie marža v pozadí. Čo AI nevie, doplníte pri schvaľovaní: finálnu cenu, individuálnu zľavu, podmienky pre konkrétneho zákazníka.

Príklad z eventovej firmy v Bratislave: dopyt na ozvučenie konferencie. AI z e-mailu pripraví koncept s rozsahom, termínom a otázkami o mieste konania. Cenu podľa cenníka tam vložíte vy, alebo ju skontrolujete. Dohodnutú zľavu pre stáleho klienta pridáte ručne až na konci. Ponuka je rýchla a nákupné ceny dodávateľov ostali vo vašej tabuľke.

Ak vás zaujíma, ako sa to líši od voľnej AI v chate, pozrite si ukážku procesu: koncept vzniká v kroku, kde ho vidí a upravuje človek.

GDPR a ceny: čo si overiť

Cena sama osobne osobným údajom nie je, ale spolu s menom, e-mailom či firmou zákazníka už súčasťou osobných údajov byť môže. Preto platia bežné zásady: spracúvajte len to, čo je pre úlohu nutné, majte určený dôvod a dobu uchovávania a vedzte, kde dáta sú. Kontrolný zoznam nájdete v odpovedi AI asistent pre obchod a GDPR, o lehotách píšeme v článku Ako dlho uchovávať dopyty a cenové ponuky.

Čo sa týka povinností voči zákazníkom a zamestnancom pri používaní AI, pozrite si AI Act pre malé firmy. Pri konkrétnych zmluvných alebo sporných situáciách (napríklad dôverná cenová dohoda s klientom) sa poraďte s právnikom.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty a ponuky, nie voľný chat. Hlási dopyty v pošte a v nahraných dátach, každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3 a pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov. Návrhy schvaľuje človek a nič sa neodošle bez vášho súhlasu.

AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby, bez automatického doplatku. Ak chcete, môžete použiť vlastný API kľúč (zatiaľ len Anthropic); kľúče sú šifrované a môžete ich kedykoľvek odobrať, viac v nápovede k API kľúčom. Kalkuláciu ani účtovníctvo BOTrento nenahrádza, preto vám dáta o marži nepotrebujeme a odporúčame ich nenahrávať.

Skúšobná doba trvá 14 dní zdarma, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína až prvým úspešným nahraním dát, takže sa dá začať s malou, vyčistenou vzorkou. Prehľad tarifov je v cenníku.

Checklist pred prvým nahraním dát

• Mám zoznam stĺpcov a poznámok, ktoré nesmú ísť do AI (nákupné ceny, marža).
• Export obsahuje len predajné ceny a popis.
• V preposielaných vláknach nie sú interné poznámky o cenách.
• Viem, že AI nečíta prílohy a vychádza z textu e-mailu.
• Koncept vždy schvaľuje konkrétna osoba, ktorá pozná cenu a zákazníka.
• Máme interné pravidlo, kto môže dáta nahrávať.