Ako dlho uchovávať dopyty a cenové ponuky: uchovávanie dopytov podľa GDPR v praxi malej firmy

Tím BOTrento14. 10. 20267 min čítania

Čo od vás GDPR naozaj chce: dôvod, doba a mazanie

V dopyte je takmer vždy aspoň meno, e-mail, telefón a často aj podrobnosti o akcii, adrese alebo rozpočte. To sú osobné údaje a pri nich platia dve jednoduché zásady:

• Obmedzenie uchovávania: údaje držíte len tak dlho, kým máte dôvod, na ktorý ste ich získali, napríklad pripraviť ponuku, zrealizovať zákazku alebo vybaviť reklamáciu.
• Minimalizácia: nekopírujete ich zbytočne na ďalšie miesta, napríklad do súkromných tabuliek, exportov na ploche alebo preposlaných e-mailov.

Slovenský zákon o ochrane osobných údajov na tieto zásady nadväzuje a pre bežné obchodné dopyty nestanovuje žiadnu „magickú“ lehotu. Kontrolórovi ani zákazníkovi preto nestačí odpoveď „máme to v Gmaile odjakživa“. Mali by ste vedieť povedať, prečo to máte, dokedy a kto to zmaže.

Celkový kontrolný zoznam GDPR pre AI v obchode nájdete na stránke AI asistent v obchode a GDPR. Tu sa venujeme len lehotám a upratovaniu.

Tri kategórie a ako pre ne nastaviť lehoty

Väčšina malých firiem dostane dopyt e-mailom, pošle cenovú ponuku a potom buď nasleduje zákazka, alebo ticho. Podľa toho, ako sa obchod skončil, rozdeľte aj uchovávanie údajov:

Pozor na rozdiel medzi dokladmi a korešpondenciou

Faktúry a účtovné doklady v SuperFaktúre, Pohode alebo Money S3 sa riadia účtovnými predpismi. Ich povinná archivácia však neznamená, že rovnako dlho musíte držať celú e-mailovú komunikáciu. Ponechajte si to, čo súvisí so zmluvou, rozsahom zákazky a reklamáciou. Neformálne vlákna typu „kedy vám to vyhovuje“ k tomu zvyčajne nepatria.

Anonymizácia namiesto mazania

Ak chcete vedieť, koľko dopytov ste mali na svadby v Žiline alebo na prenájom ozvučenia v Košiciach, mená na to nepotrebujete. Po uplynutí lehoty si ponechajte len dátum, typ dopytu, región, sumu ponuky a výsledok. Osobné údaje vymažte.

Šablóna interného pravidla uchovávania

Stačí jedna strana textu. Uložte ju k ostatným interným dokumentom a pošlite celému tímu. Hodnoty v hranatých zátvorkách si doplňte podľa vlastného rozhodnutia a po konzultácii s účtovníkom.

Pravidlo uchovávania dopytov a cenových ponúk

1. Kde sú údaje: obchodná schránka [obchod@…], Pipedrive, zdieľaná tabuľka ponúk, fakturačný systém [SuperFaktúra/Pohoda/Money S3].

2. Nerealizované dopyty: uchovávame [doplňte lehotu] od posledného kontaktu. Potom ich mažeme zo schránky aj z CRM a v tabuľke ponecháme len anonymizovaný riadok.

3. Ponuky bez odpovede alebo zamietnuté: uchovávame [doplňte lehotu] od uzavretia prípadu. Potom postupujeme ako v bode 2.

4. Realizované zákazky: zmluvu, ponuku, objednávku a komunikáciu k rozsahu a reklamáciám uchovávame [doplňte podľa účtovníka/právnika]. Ostatnú korešpondenciu mažeme po ukončení záruky.

5. Kto upratuje: [meno], raz za štvrťrok. Výsledok zapíše do evidencie (dátum, rozsah, poznámka).

6. Žiadosť o vymazanie: vybavuje [meno]. Pred vymazaním overí, či údaje nemusíme ponechať kvôli faktúre alebo reklamácii.

7. Zakázané: exporty dopytov na súkromné disky, preposielanie na súkromné e-maily, tabuľky mimo zdieľaného úložiska.

Postup: upratanie schránky a CRM raz za štvrťrok

Upratovanie robte pravidelne, aby sa z neho nestal veľký projekt raz za niekoľko rokov. Ak to robíte prvýkrát, počítajte s dlhším časom. Ďalšie kolá sú už rutina.

1. Označte stav prípadov. V Gmaile cez štítky, v Outlooku cez priečinky alebo kategórie: Dopyt – otvorený, Ponuka – čaká, Zákazka, Uzavreté – nerealizované. Bez stavu sa nedá rozhodnúť, čo zmazať.
2. Vyfiltrujte, čo je po lehote. Hľadajte podľa štítku a dátumu posledného e-mailu vo vlákne, nie podľa dátumu prvého dopytu.
3. Skontrolujte výnimky. Prebieha reklamácia, spor alebo opakovaný dopyt toho istého klienta? Takýto prípad presuňte do správnej kategórie.
4. Anonymizujte prehľady. V tabuľke ponúk a v Pipedrive vymažte meno, e-mail a telefón, alebo uzavretý obchod odstráňte a štatistiku si nechajte v anonymnej tabuľke.
5. Zmažte vrátane príloh a kópií. Vyprázdnite kôš, staré exporty CSV, preposlané kópie a prílohy uložené na disku. Pri zálohách stačí vedieť, kedy sa prirodzene prepíšu.
6. Zapíšte, čo ste urobili. Stačí jeden riadok: dátum, kto, aké kategórie a aké obdobie. Tento záznam je váš dôkaz, že pravidlo naozaj funguje.

Prvý krok je najťažší a zároveň najužitočnejší aj pre samotný obchod. Keď každý dopyt má vlastníka a ďalší krok, nič sa nestratí. Podrobnejšie to opisujeme v článku ako spracovať dopyty rýchlo a nič nestratiť.

Keď zákazník požiada o vymazanie

Žiadosť môže prísť aj ako jedna veta v e-maile. Postupujte takto:

• potvrďte prijatie a overte, že žiadosť naozaj posiela daná osoba,
• vyhľadajte jej údaje na všetkých miestach zo šablóny (schránka, CRM, tabuľky, exporty),
• zmažte to, čo nepotrebujete, a ponechajte len to, čo musíte uchovávať, napríklad vystavenú faktúru,
• zákazníkovi odpovedzte, čo ste vymazali a čo a prečo ste si ponechali.

Pri neštandardných situáciách, napríklad keď zákazník zároveň reklamuje alebo hrozí sporom, sa poraďte s právnikom skôr, ako začnete mazať.

AI nad dopytmi: na čo si dať pozor a ako to rieši BOTrento

Ak dopyty a ponuky spracúva AI nástroj, pribudne ďalšie miesto, kde sú údaje uložené, a vaše pravidlo uchovávania ho musí zahŕňať. Treba rozlišovať dve veci: kde sa dáta ukladajú a kto ich spracúva pri volaní jazykového modelu. Rozdiel podrobne vysvetľujeme v článku kde sú dáta, keď používate AI. Povinnosti používateľa AI sú zhrnuté v prehľade AI Act pre malé firmy.

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a follow-up. Pre tému uchovávania je dôležité toto:

• Každý prípad má stav a ďalší krok. BOTrento sleduje dopyty a ponuky v pošte a v nahraných dátach. Každý pracovný deň ráno pošle prehľad Dnes 1+3 a pripomenie sľuby typu „ozvem sa do piatku“. Ľahšie tak zistíte, ktoré prípady sú uzavreté a dajú sa upratať.
• Nič sa neodošle bez človeka. Koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov schvaľuje váš obchodník. BOTrento nič neodosiela samo.
• Uloženie a spracovanie: dáta ukladáme na serveroch v EÚ (Nemecko, databáza aplikácie v Írsku). Jazykový model dostane len text potrebný na danú úlohu, a to cez API komerčného poskytovateľa, ktorý dáta nepoužíva na tréning. Server v EÚ s volaním externého AI API však nie je uzavretý výpočet. Nespracúvame ani obsah príloh, pracujeme len s textom e-mailu.
• Koniec spolupráce: exportujete dáta aj výstupy a dohodneme sa na termíne odstránenia prístupov a kópií. To môžete priamo uviesť vo svojom pravidle uchovávania.

Ako proces vyzerá v praxi, ukazuje ukážka procesu. Prehľad pre eventové firmy, ktoré majú dopyty silne naviazané na sezónu, nájdete na stránke pre eventy a produkciu. Skúšobná doba je 14 dní zadarmo, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína až prvým úspešným nahraním dát, takže proces vyskúšate na vlastných dopytoch. Po skončení máte ešte 30 dní prístup len na čítanie a export. Ak chcete začať, spustite skúšobnú dobu. Tarify nájdete v cenníku.