AI klasifikácia dopytov: ako poznať hot lead, studenú ponuku a spam

Tím BOTrento26. 10. 20266 min čítania

Čo AI pri triedení dopytov robí

Model nehádá z ničoho. Číta text e-mailu alebo nahraných dát a hľadá v ňom to, čo by ste hľadali vy: kto píše, čo presne chce, dokedy to potrebuje a či ide o reálnu objednávku. Na rozdiel od pevných pravidiel typu „ak je v predmete slovo ponuka“ rozumie aj zle formulovaným správam, preklepom a dlhším vláknam.

Dôležité je obmedzenie: vychádza len z textu správy. Obsah príloh (napríklad PDF so zadaním) BOTrento nečíta, preto ak je kľúčová informácia len v prílohe, treba si ju pri takom dopyte overiť ručne.

Tri kategórie: hot lead, studená ponuka a spam

Hot lead (horúci dopyt)

Typické signály:

• konkrétny termín („akcia v Bratislave v polovici novembra“, „potrebujeme do piatku“),
• jasný rozsah: počet ľudí, kusov techniky, miesto, služba,
• otázka na cenu alebo dostupnosť, nie všeobecné „radi by sme sa spoznali“,
• odkaz na predchádzajúcu komunikáciu alebo odporúčanie,
• zákazník píše z firemnej adresy a podpisuje sa celým menom a funkciou.

Studený alebo slabý dopyt

Nejasná požiadavka, žiadny termín, otázka „koľko to zhruba stojí“ bez kontextu. Nie je to zlý zákazník, len potrebuje doplňujúce otázky skôr, než sa pripraví ponuka. Takéto dopyty patria do frontu na bežné spracovanie, nie na prvé miesto rána.

Spam a nevyžiadané ponuky

Hromadné oslovenia („ponúkame SEO pre váš web“), generické texty bez väzby na vašu firmu, podozrivé odkazy. Pozor na jemný rozdiel: ponuka od dodávateľa, ktorého naozaj potrebujete, nie je spam, aj keď nie je dopytom. Preto má takáto správa dostať vlastný štítok, nie byť automaticky zahodená.

Kde sa AI mýli a prečo to nemusí byť problém

Model môže podceniť krátky dopyt typu „potrebujeme zajtra ozvučenie, cena?“, ktorý je v skutočnosti veľmi urgentný. Môže naopak preceňovať dlhý, ale nezáväzný e-mail. Hranica medzi studeným dopytom a spamom je občas subjektívna.

Preto má klasifikácia zmysel ako súčasť riadeného procesu: AI navrhne zaradenie, človek ho vidí a môže ho zmeniť, a nič sa nikam neodošle bez schválenia. Podobný princíp kontroly rozoberá článok o schvaľovaní AI odpovedí zákazníkom.

Postup: ako si klasifikáciu nastaviť vo firme

1. Vyberte vzorku reálnych dopytov z posledných týždňov (stačí zhruba tucet) a ručne ich zaraďte do štyroch skupín: horúce, bežné, studené, spam.
2. Zapíšte, podľa čoho ste sa rozhodli. Termín, rozsah, firemná adresa, odporúčanie. Z toho vznikne vaša definícia horúceho dopytu.
3. Dohodnite reakčný čas pre každú skupinu. Napríklad horúce ešte dnes, bežné v rámci pár pracovných dní, studené s doplňujúcimi otázkami.
4. Určte, kto kontroluje zaradenie. Jeden človek, ktorý ráno prejde prehľad a opraví prípadné omyly.
5. Po dvoch týždňoch porovnajte. Ktoré dopyty AI zaradila inak, než by ste čakali? Upravte pravidlá a doplňte typické príklady.

Ak chcete zároveň zrýchliť samotné odpovede, pozrite si kroky na zrýchlenie odpovedí na dopyty. Neopakujeme ich tu, klasifikácia je len prvý krok.

Šablóna: doplňujúce otázky pre studený dopyt

Studený dopyt nezahadzujte, len ho posuňte k ponuke krátkou odpoveďou s konkrétnymi otázkami. Koncept si môže pripraviť AI, odoslať ho však má človek.

Dobrý deň, ďakujeme za váš dopyt. Aby sme vám vedeli pripraviť presnú cenovú ponuku, potrebujeme ešte vedieť: termín a miesto, približný rozsah (počet ľudí alebo kusov techniky) a či je dôležitá doprava alebo montáž. Ozvite sa nám, prosím, a my vám ponuku pripravíme hneď, ako budeme mať tieto údaje.
S pozdravom, [meno a funkcia]

Ak sa zákazník ozve s konkrétnym termínom a rozsahom, dopyt sa z studeného prirodzene mení na horúci. Presne preto je dobré, keď sa zaradenie dá kedykoľvek zmeniť.

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces pre dopyty, ponuky a ďalšie obchodné kroky. Stráži dopyty v pošte aj v nahraných dátach a každý pracovný deň ráno ukáže prehľad Dnes 1+3, teda čo riešiť ako prvé. K dopytom pripraví koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov v štyroch jazykoch a zachytí sľuby typu „ozvem sa do piatku“, aby sa nestratili. Ukážku si môžete pozrieť na stránke ukážka procesu.

Nič sa neodošle bez schválenia človekom: BOTrento nič neposiela samo a nepotvrdzuje termíny ani rezervácie. Nenahrádza ani CRM či účtovníctvo, takže SuperFaktúra, Pohoda, Money S3 alebo Pipedrive ostávajú tam, kde sú. AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby, vlastný API kľúč je voliteľný (pomoc k API kľúčom). Tarify nájdete v cenníku.

Poštu napojíte cez IMAP, Gmail a Microsoft 365 zatiaľ cez preposielanie alebo import, dáta z CRM či tabuľky ako CSV/XLSX. Na začiatku skúšobnej doby dostanete report „Stratené peniaze“, ktorý spätne funguje len pri schránke napojenej cez IMAP. Skúšobná doba trvá 14 dní zadarmo, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča, a začína až prvým nahraním dát. Ozve sa vám náš človek a pomôže s napojením pošty.

Pre koho to dáva zmysel a pre koho nie

Najviac to pomáha firmám, ktoré dostávajú veľa dopytov a rozhodujú sa podľa rýchlosti: eventové a produkčné firmy (eventy a produkcia), prenájmy techniky (prenájmy techniky) či B2B služby. Ak vám dopyty chodia sporadicky, stačí dobre nastavený e-mail a štítky.

Ak vás zaujíma širší pohľad, pozrite si aj článok čo AI asistent v predaji zvládne a čo nie. Pri otázkach o osobných údajoch odporúčame kontrolný zoznam k GDPR a pri konkrétnych prípadoch konzultáciu s právnikom.