AI a história cien: pravidlá bezpečnosti, aby asistent nepoužil starú cenu

Tím BOTrento1. 11. 20266 min čítania

Prečo AI siaha po starej cene

Asistent pracuje s textom, ktorý má k dispozícii. Ak v schránke nájde staršiu ponuku s cenou a nový dopyt na podobnú službu, najpodobnejší text je pre neho prirodzený základ. Nerozlišuje, že cena bola jednorazová zľava, že dodávateľ medzitým zdražil alebo že ste kvôli sezóne zmenili podmienky.

Chyba teda nie je „zlá AI“, ale chýbajúce pravidlá o tom, odkiaľ sa cena smie vziať. To isté platí aj pre človeka, ktorý kopíruje starú ponuku z Gmailu alebo Outlooku. AI to len urobí rýchlejšie a istejšie.

Typické miesta, kde sa stará cena schová:

• staršia ponuka v odoslanej pošte alebo v prílohe,
• tabuľka s cenníkom, ktorú nikto nepremenoval ani neoznačil ako neplatnú,
• faktúra z SuperFaktúry alebo Pohody s cenou, ktorá platila len pre jednu zákazku,
• poznámka v CRM, napríklad v Pipedrive, že „zákazník má dohodnutú cenu“.

Šesť pravidiel, ktoré staré ceny zastavia

1. Jeden platný zdroj cien

Určte jeden cenník (tabuľku alebo dokument), ktorý je pravdou. Má dátum platnosti a meno osoby, ktorá ho spravuje. Všetko ostatné je len história.

2. História je kontext, nie cenník

AI smie z minulých ponúk čerpať rozsah služieb, tón a štruktúru. Čísla z nich nesmie preberať ako hotové. Ak sa cena v koncepte zhoduje len so starou ponukou, a nie s platným cenníkom, ide o chybu.

3. Ceny sa nepočítajú „z pamäte“

Ak cena závisí od termínu, množstva alebo vzdialenosti, má vzniknúť z pravidla, ktoré ste zapísali, nie z odhadu podľa podobnej zákazky. Kde pravidlo chýba, koncept to má povedať a nechať miesto na doplnenie.

4. Dohodnuté ceny len s výslovným označením

Ak má zákazník skutočne dohodnutú cenu, zapíšte ju samostatne s dátumom platnosti. Bez označenia platí štandardný cenník, aj keď zákazník tvrdí opak. Rozhodnúť o výnimke patrí obchodníkovi.

5. Každý koncept s cenou schvaľuje človek

Nič sa neodosiela automaticky. Schvaľovateľ pri cene vždy porovná číslo s platným cenníkom. O úrovniach kontroly sa dočítate v článku o schvaľovaní AI odpovedí zákazníkom.

6. Pri zmene cien sa stará verzia vyradí

Keď cenník zmeníte, starý súbor archivujte mimo miesta, odkiaľ sa čerpá. Dva „aktuálne“ cenníky vedľa seba sú najčastejší dôvod, prečo sa stará suma vráti.

Postup: audit zdrojov cien za jedno popoludnie

Pravidlá fungujú, len keď sú podklady čisté. Prejdite tieto kroky:

1. Vypíšte, kde všade žijú ceny. Cenník, šablóny ponúk, e-mailové šablóny, poznámky v CRM, účtovný systém (napr. Money S3).
2. Označte jeden zdroj za platný. Ostatným napíšte „historické“ alebo ich presuňte do archívu.
3. Doplňte dátum platnosti. Každý cenník aj každá dohodnutá cena má mať „platí od“ a podľa potreby „platí do“.
4. Zapíšte výnimky. Zákazníci s dohodnutou cenou, ročné rámcové zmluvy, zľavy za objem.
5. Určte, kto cenník spravuje. Jedna osoba a jeden zástupca, ktorí menia ceny a oznamujú to tímu.
6. Skúste to na troch starých dopytoch. Vezmite opakovaných zákazníkov, ktorým sa ceny odvtedy zmenili, a skontrolujte, čo koncept navrhne.

Ak sa rozhodujete, či má vôbec zmysel sprístupniť asistentovi staré dokumenty, pozrite si článok o chatbote nad firemnými dokumentmi. Tam je podrobnejšie vysvetlené, prečo sú čisté podklady podmienkou.

Vzor pokynu a kontroly pre schvaľovateľa

Takto môže vyzerať pravidlo, ktoré zapíšete do nastavenia procesu alebo do interného návodu pre tím:

Cenu v koncepte ponuky ber výlučne z platného cenníka s dátumom platnosti. Ceny zo starších e-mailov, ponúk a faktúr použi len ako informáciu o rozsahu služby, nikdy ako návrh sumy. Ak zákazník píše „ako minule“, nepreber minulú cenu. Napíš, že cena sa overuje, a pridaj poznámku pre obchodníka: „Opakovaný zákazník, over cenu a prípadnú dohodnutú výnimku.“ Ak nevieš cenu určiť z pravidiel, nechaj pole prázdne.

A krátky kontrolný zoznam pre človeka, ktorý koncept schvaľuje:

• Zhoduje sa suma s platným cenníkom k dnešnému dňu?
• Ide o opakovaného zákazníka? Ak áno, platí u neho výnimka?
• Zodpovedá termín, množstvo a rozsah dopytu tomu, z čoho sa cena počíta?
• Nie je v texte veta typu „cena ostáva rovnaká“, ktorú nikto nepotvrdil?

Ako to rieši BOTrento

BOTrento Chief of Staff je riadený proces nad dopytmi a ponukami, nie voľný chat. Stráži dopyty v pošte a v nahraných dátach, pripravuje koncepty odpovedí, ponúk a follow-upov a každé ráno v pracovné dni ukáže prehľad Dnes 1+3. Nič neodošle samo: návrhy e-mailov a ponúk schvaľuje človek. AI je v cene tarifu s mesačným limitom spotreby.

Pre tému cien sú dôležité tri veci:

• Schválenie človekom je pevná súčasť procesu. Aj keď koncept obsahuje cenu, rozhodnutie a odoslanie ostáva na vás.
• Vychádza z textu e-mailu. Obsah príloh nečíta, takže cenník, ktorý je len v PDF alebo v tabuľke priloženej k starej ponuke, nie je pre asistenta zdrojom. Platný cenník je dobré mať pripravený ako súčasť pravidiel procesu.
• Nenahrádza CRM ani účtovníctvo. Zmeny cien aj dohodnuté výnimky si naďalej spravujete tam, kde ich spravujete dnes.

Ukážku, ako vyzerá proces od dopytu po koncept, nájdete v ukážke procesu. Širší pohľad na to, čo asistent v predaji zvládne a čo nie, dáva článok AI asistent pre firmy: čo reálne zvládne v predaji. Ak riešite aj ochranu údajov, využite kontrolný zoznam k AI asistentovi a GDPR. Orientačný prehľad nákladov nájdete v cenníku BOTrento.

Ako si to overiť na vlastných dátach

Najspoľahlivejší test je skúška na vašich skutočných dopytoch. Zvoľte si niekoľko opakovaných zákazníkov, u ktorých sa cena od poslednej ponuky zmenila, a sledujte, či koncept siahne po novej cene, alebo po starej. Rovnako dobre si overte, čo sa stane pri dopyte „ako minule“.

Na vlastných dátach to môžete urobiť v skúšobnej dobe BOTrento. Trvá 14 dní zdarma, bez platobnej karty a bez vlastného API kľúča. Začína až prvým úspešným nahraním dát, na prípravu máte 7 dní. Registrácia je asistovaná: v pracovné dni sa vám do 24 hodín ozve náš človek a pomôže s napojením pošty. Pre eventové firmy, kde sa ceny menia podľa sezóny a termínu, je zaujímavá aj stránka pre eventy a produkciu.

Žiadnu garanciu na výsledok neposkytujeme. Práve preto je dobré, že si proces najprv vyskúšate a pravidlá doladíte, kým sa o ponukách rozhoduje u vás.