ChatGPT nebo Claude vs CRM: stačí AI model na obchodní poptávky?

Tým BOTrento3. 11. 20266 min čtení

Co AI model v obchodě dělá dobře a co mu chybí

ChatGPT nebo Claude jsou výborné na práci s textem. Z hrubých poznámek udělají srozumitelný e-mail, zkrátí dlouhé vlákno, navrhnou strukturu nabídky nebo přeloží odpověď do jiného jazyka. Pro jednotlivce je to skvělý pomocník.

Obchodní proces ale potřebuje něco jiného než dobře napsaný odstavec:

• Paměť procesu. Chat vidí jen to, co mu právě vložíte. Neví, že klientovi jste před třemi týdny poslali nabídku a ještě se neozval.
• Evidenci. Konverzace v chatu není seznam otevřených případů s vlastníkem, stavem a termínem dalšího kroku.
• Dohled. Nikdo nezkontroluje, jestli text odpovídá ceníku, dostupnosti a tomu, co jste klientovi slíbili.
• Sdílení v týmu. Co se obchodník naučil ve svém chatu, kolega nevidí.

Rozdíl samoobslužného chatu a řízeného procesu jsme podrobněji rozebrali v článku ChatGPT nebo Claude pro firmu, nebo řízený AI proces.

Co dělá CRM (Raynet, Pipedrive) a kde končí

CRM, ať už Raynet, Pipedrive nebo jiný systém, je databáze: kontakty, firmy, obchodní případy, fáze, historie aktivit. Odpoví na otázku „v jaké fázi je zakázka pro tuto firmu a kdo ji má na starosti?“. To žádný chat bez vašich dat nezvládne.

Slabé místo CRM je vstup dat. Zaznamenává jen to, co do něj někdo zapíše. Přitom podstatné věci se dějí v poště: klient napíše, že rozhodnutí padne příští týden, obchodník odpoví „ozvu se do pátku“ a ve CRM po tom není stopa. Pokud se zápis odkládá na „až bude čas“, systém brzy přestane odpovídat realitě.

CRM také nenapíše koncept odpovědi na míru a sám nepozná, že v pondělním e-mailu je závazek s termínem.

ChatGPT místo CRM? Šest otázek, které rozhodnou

Projděte si tento krátký test. Čím víc odpovědí „ano“ máte u první poloviny, tím dřív potřebujete evidenci. Čím víc u druhé, tím víc vám pomůže AI na texty.

Signály, že potřebujete CRM nebo jinou evidenci

1. Více lidí pracuje se stejnými klienty a je třeba vidět společnou historii.
2. Otevřených nabídek je tolik, že si je nepamatujete a tabulka už nestíhá.
3. Potřebujete vědět, kdo má který případ a co je jeho další krok.

Signály, že vám chybí pomoc s texty a rutinou

1. Odpovědi na poptávky se zdržují, protože každou píšete od nuly.
2. Follow-upy se odkládají, dokud nevychladne zájem.
3. Sliby z e-mailů se ztrácejí, protože je nikdo nepřepisuje do kalendáře.

Většina malých firem odpoví ano na obě poloviny. Proto dává smysl mít obojí a nechat každý nástroj dělat to, co umí.

Jak spojit AI a evidenci bez duplicit: postup krok za krokem

Největší riziko kombinace je, že data zadáváte dvakrát: jednou do chatu, jednou do CRM. Tomu předejdete jasným rozdělením rolí.

1. Určete jediný zdroj pravdy o klientech. Kontakty, firmy a fáze případů patří do CRM nebo do jedné tabulky. Nikoli do chatu.
2. Určete, odkud přicházejí poptávky. U většiny firem je to sdílená schránka (Seznam, Gmail, Outlook) a web. Zapište si kanály.
3. Popište, kde AI pomáhá. Například: koncept první odpovědi, koncept nabídky, koncept follow-upu, shrnutí vlákna.
4. Stanovte pravidlo schvalování. Každý text, který jde klientovi, nejdřív přečte člověk. Cenu, termín a dostupnost kontroluje vždy člověk.
5. Určete, kdo hlídá sliby a termíny. Jednou denně musí být jasné, co dnes nesmí zapadnout.
6. Dejte si dva týdny na ověření. Sledujte, kolik poptávek zůstalo bez odpovědi, kolik nabídek bez follow-upu a kolik slibů proběhlo včas. Čísla si zapisujte vlastní, žádná cizí vám nic neřeknou.

Při citlivějších datech si předem ujasněte, co smí do jakého nástroje. Praktický kontrolní seznam najdete na stránce AI asistent pro obchod a GDPR. U konkrétních případů se poraďte s právníkem.

Třetí vrstva: řízený proces nad poštou

Mezi chatem a CRM zůstává mezera, kterou jsme popsali výše: poptávky, nabídky a sliby žijí v e-mailu. Právě sem míří řízený proces. Nenahrazuje CRM, doplňuje ho o práci, kterou nikdo nestíhá zapisovat.

Jak se liší asistent na webu od asistenta nad poštou, vysvětluje článek Firemní asistent na webu, nebo v poště?. A pokud řešíte, kdy stačí šablona a kdy koncept na míru, pomůže text Šablony e-mailů vs AI koncepty odpovědí.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Nenahrazuje CRM ani účetnictví (Money S3, Pohoda, Fakturoid zůstávají, kde jsou). Pracuje s poštou a nahranými daty a dělá to, co samotný chat ani CRM nedělá:

• hlídá poptávky a nabídky ve schránce a v nahraných datech;
• každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3, v aplikaci i e-mailem;
• připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích;
• zachytí sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je;
• sliby s termínem a follow-upy můžete odebírat do Outlooku, Google Kalendáře nebo iPhonu přes tajný odkaz iCal.

Nic se neodešle bez schválení člověkem. BOTrento nic neposílá samo, nepotvrzuje termíny ani rezervace a nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu. Seznam a další schránky se napojují přes IMAP, Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Data z CRM nebo tabulky lze nahrát jako CSV/XLSX.

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby, vlastní API klíč je volitelný (jak fungují vlastní API klíče). Data ukládáme na serverech v Německu (EU); text nutný pro úkol zpracuje poskytovatel modelu přes API. Podrobnosti o tarifech jsou v ceníku, postup si můžete prohlédnout v ukázce procesu.

Zkušební doba trvá 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat. Ozveme se do 24 hodin v pracovní dny a pomůžeme s napojením pošty. Naše interní testování na vlastních procesech ukázalo za 7 dní 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí; je to interní pilot, ne reference klienta.

Kde začít, aby to nebylo na dlouho

Nezačínejte výměnou nástrojů. Vyberte jeden proces, třeba odpovědi na poptávky a follow-up nabídek, a ověřte ho na vlastních datech. Jak nezapomínat na follow-up, popisuje stránka follow-up nabídek. Pokud pracujete v eventech a produkci, kde jsou poptávky plné termínů a detailů, podívejte se na stránku pro eventové a produkční firmy.

Širší pohled na hranice AI v obchodě najdete v článku AI asistent pro firmy: co zvládne v obchodě a co ne.