Chatbot z ceníku bez kódu: postup, jak ho vytvořit a udržet aktuální

Tým BOTrento25. 10. 20266 min čtení

Co chatbot z ceníku zvládne a co ne

Chatbot z dokumentů si „přečte“ vaše podklady a z nich skládá odpovědi. Dobře funguje u otázek, na které existuje jednoznačná odpověď v textu: kolik stojí základní položka, co je v ceně, jaké jsou platební podmínky, jak dlouho platí nabídka.

Slabě funguje tam, kde cena vzniká úvahou:

• poptávka s více položkami a množstevním dopadem,
• individuální sleva nebo výjimka pro stálého zákazníka,
• cena závislá na termínu, dostupnosti nebo vzdálenosti,
• starý PDF ceník, který se v dokumentech liší od aktuálního.

Pro první skupinu otázek je chatbot vhodný. Pro druhou potřebujete člověka, který výsledek schválí, jinak chatbot cenu „odhadne“ a vy za ni budete odpovídat.

Příprava: ceník, který chatbot nepopletete

Většina chyb vzniká ještě před nahráním. Projděte si tento krátký checklist:

1. Jedna verze pravdy. Smažte staré ceníky z podkladů. Pokud chatbot vidí dva různé ceníky, vybere si jeden a nepozná který.
2. Text místo skenů. PDF vytvořené z tabulky nebo textového editoru bývá čitelné, sken obrázku často ne. Pokud si nejste jistí, otevřete PDF a zkuste v něm označit text.
3. Jednotky a podmínky u každé ceny. „Pronájem za den“, „cena za kus“, „bez DPH“. Zkratka, která je v tabulce zřejmá, v textu nemusí být.
4. Datum platnosti. Napište na začátek dokumentu, od kdy ceník platí.
5. Osobní údaje pryč. V nabídkách nahrávaných jako vzor nechte jen strukturu a podmínky, ne jména a kontakty zákazníků. Podrobnosti najdete v článku jak nahrát data do chatbota bezpečně a bez chyb.
6. Pravidla zvlášť. Slevy, výjimky a minimální objednávky napište do samostatného krátkého dokumentu, ne do poznámek pod čarou tabulky.

Postup krok za krokem bez programátora

1. Vyberte rozsah. Začněte jedním ceníkem nebo jednou službou, ne celou firmou.
2. Sepište sadu skutečných dotazů zákazníků. Vezměte reálné e-maily z poptávek. Ptají se na cenu, termín, dopravu, kauci, platnost nabídky? Tyto dotazy budou vaším testem.
3. Nahrajte podklady do nástroje pro chatbot s vlastními dokumenty a nastavte, aby při nejistotě odpověděl, že cenu ověří člověk, a nehádal.
4. Otestujte všechny dotazy ze sady. U každé odpovědi porovnejte číslo s ceníkem. Zapište si chyby a upravte podklad, ne chatbota: nejčastěji chybí jednotka nebo podmínka.
5. Vyzkoušejte záludné dotazy. Zeptejte se na položku, která v ceníku není, na cenu pro větší množství nebo na starý ceník. Správná reakce je „to musí potvrdit obchodník“.
6. Spusťte nejdřív interně. Ať ho kolegové nějakou dobu používají, než ho uvidí zákazník.

Pokud odpovídáte hlavně na poptávky přes e-mail, zvažte, jestli veřejný chatbot na webu vůbec potřebujete. Často víc ušetří rychlý koncept odpovědi, který si člověk přečte a odešle. O tom, jak zrychlit odpovědi, píšeme v pěti krocích k rychlejším odpovědím na poptávky.

Když cena stoupne: jak chatbot aktualizovat

Aktualizace je místo, kde chatboti nejčastěji selhávají. Ceník se změní v tabulce, ale chatbot dál čte starou verzi. Pomůže jednoduchá rutina:

Při každé změně ceny

• vyměňte podklad, nepřidávejte nový vedle starého,
• změňte datum platnosti na začátku dokumentu,
• znovu projděte testovací sadu dotazů, aspoň ty, kterých se změna týká,
• zapište si, kdy a kdo změnu provedl.

Pravidelně, i když se nic nemění

• jednou měsíčně zkontrolujte několik náhodných odpovědí proti ceníku,
• zkontrolujte, zda slevy a akce, které skončily, nejsou stále v podkladech.

Co se dá synchronizovat samo a co držet ručně, rozebíráme v článku aktualizace chatbota automaticky, nebo ručně. Konkrétní postup pro výměnu cen a parametrů je v textu jak změnit ceny a parametry bez programátora.

Kde chatbot nestačí: nabídky na míru a schválení člověkem

U eventových firem, pronájmů techniky nebo B2B služeb je cena většinou výsledkem poptávky: kolik lidí, jaký termín, jaká technika, jaká doprava. Takové nabídky se do chatbota „nenahrají“. Potřebujete postup, kde se z poptávky připraví návrh nabídky a obchodník ho zkontroluje.

Praktické pravidlo: chatbot smí odpovědět na to, co je v ceníku černé na bílém. Všechno ostatní je návrh, který schvaluje člověk. Veřejný ceník je jedna věc, závazná nabídka druhá, a ta nesmí odejít bez kontroly.

Nezapomeňte ani na navazující krok. Nabídka odeslaná a pak zapomenutá je promarněná práce, proto se vyplatí podívat se, jak na follow-up nabídek nezapomínat.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff není chatbot pro web. Je to řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Hlídá poptávky a nabídky ve vaší poště a v nahraných datech (CSV/XLSX z CRM nebo tabulky), připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích a každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3. Zachytí také sliby typu „ozvu se do pátku“ a připomene je.

Důležité je, co BOTrento nedělá: nic neodesílá samo. Návrhy e-mailů a nabídek schvaluje člověk. Nečte obsah příloh, vychází z textu e-mailu, takže ceník ve formě přílohy je dobré mít i v podkladech. Nenahrazuje CRM ani účetnictví, takže Raynet, Pipedrive, Money S3, Pohoda nebo Fakturoid zůstávají tam, kde jsou.

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Upozornění přijde při 80 %, při 100 % se nová práce zastaví do dalšího měsíce a žádný automatický doplatek nevzniká. Vlastní API klíč je volitelný (dnes jen Anthropic, Claude), více v nápovědě k vlastním API klíčům. Data ukládáme na serverech v Německu (EU); text nutný pro úkol ale zpracuje poskytovatel jazykového modelu přes API, takže nejde o uzavřený výpočet. K tématu máme kontrolní seznam k GDPR, u konkrétních případů se poraďte s právníkem.

Můžete si to vyzkoušet 14 dní zdarma na vlastních datech, bez platební karty a bez vlastního API klíče. 14 dní začíná až prvním nahráním dat, na přípravu je 7 dní. Jak proces vypadá, ukazuje ukázka procesu, a základní přehled je na stránce Chief of Staff. Bližší pohled na nasazení v obchodě je v článku o AI asistentovi pro malou firmu.