Chatbot, asistent nebo tabulka: srovnání nákladů a ušetřeného času v obchodní poště

Tým BOTrento24. 10. 20266 min čtení

Co vlastně srovnáváme

Pod stejným názvem „AI“ se prodávají tři různé věci a nákladově se chovají odlišně.

• Tabulka (Excel, Google Sheets): evidence poptávek a nabídek, kterou si vedete a hlídáte sami. Nic nepíše, nic nepřipomíná, pokud si to nenastavíte.
• Chatbot: odpovídá na dotazy podle připravených podkladů, typicky na webu. Dobře zvládá opakované otázky a předtřídění.
• Asistent s řízeným procesem: pracuje s vaší poštou a daty, připravuje koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů, hlídá sliby a termíny. Výstup schvaluje člověk.

Podrobněji o provozu chatbotů píšeme v článku Chatbot pro malé firmy: kolik práce ušetří a co stojí jeho provoz. Tady jde o srovnání všech tří možností vedle sebe.

Kde se skutečně ztrácí čas

Než porovnáte cenu, zjistěte, kde čas mizí. V obchodní poště malé firmy se opakují čtyři činnosti:

1. čtení a třídění příchozí poptávky,
2. sestavení odpovědi nebo cenové nabídky,
3. follow-up, když se zákazník neozve,
4. hlídání slibů typu „ozvu se do pátku“.

Chatbot pomáhá hlavně u bodu 1 a jen částečně u 2. U individuálních nabídek (technika na akci, zakázkový servis, B2B služba) většinu práce neudělá, protože každá poptávka je jiná. Tabulka pomáhá u bodu 4, ale jen když ji někdo pravidelně otevírá. Právě follow-up a zapomenuté sliby bývají tiché ztráty, které v tabulce nevidíte.

Praktický postup: spočítejte si to za týden

Potřebujete jeden týden měření a pár řádků v tabulce. Nepotřebujete žádný nástroj.

Krok za krokem

1. Spočítejte objem. Kolik poptávek, nabídek a follow-upů vyřídíte za měsíc? Vyjděte z odeslané pošty a tabulky.
2. Změřte čas. Týden si zapisujte minuty na poptávku, na nabídku a na follow-up. Průměr je důležitější než odhad.
3. Vynásobte hodinovou sazbou. Použijte skutečné náklady na hodinu člověka, který to dělá (u majitele i hodnotu jeho času).
4. Přidejte tiché ztráty. Kolik nabídek za měsíc zůstalo bez follow-upu? Vynásobte je vaší obvyklou marží. Vzorec najdete v článku Cena nabídek bez follow-upu.
5. Porovnejte. Součet kroků 3 a 4 je měsíční cena současného stavu. Řešení se vyplatí, pokud jeho měsíční cena plus čas na jeho obsluhu zůstane pod tímto součtem.

Celý výpočet ručního zpracování rozebíráme v textu Náklady na ruční zpracování poptávek. Důležité: v kroku 5 nezapomeňte na čas obsluhy. U tabulky je to udržování, u chatbotu aktualizace podkladů, u asistenta schvalování konceptů.

Srovnání: náklady, čas a slabá místa

Tabulka tedy není „zadarmo“, jen platíte časem. Chatbot není levnější, pokud většina vašich poptávek vyžaduje individuální kalkulaci.

Kdy koupit co

Zůstaňte u tabulky, když…

…máte málo poptávek, vyřizuje je jeden člověk a nabídky nezapomínáte. Nastavte si stavy, termíny dalšího kroku a jednou týdně projděte, co visí.

Zvažte chatbot, když…

…vám chodí hodně stejných dotazů (otevírací doba, dostupnost, základní podmínky) a odpovědi jsou předvídatelné. Počítejte i s udržováním podkladů a s tím, že cena nabídky je většinou individuální.

Zvažte řízeného asistenta, když…

• nabídky píšete ručně a každá je trochu jiná,
• poptávky chodí do několika schránek nebo od více lidí,
• follow-upy a sliby vám unikají,
• na konci měsíce nevíte, co kde viselo.

Nevyplatí se tam, kde hledáte náhradu CRM nebo účetnictví. Pokud už používáte Raynet nebo Pipedrive, asistent je nenahrazuje, doplňuje práci v poště. Orientační přehled nákladů najdete i v odpovědi Kolik stojí AI asistent pro obchod malé firmy.

Jak to řeší BOTrento

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky a nabídky. Hlídá poštu a nahraná data, každý pracovní den ráno ukáže přehled Dnes 1+3 a připraví koncepty odpovědí, nabídek a follow-upů ve 4 jazycích. Zachytí také sliby a připomene je. Nic neodešle samo, každý návrh schvaluje člověk. Kalendář se předává přes odkaz iCal (.ics).

AI je v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby: při 80 % přijde upozornění, při 100 % se nová práce zastaví do dalšího měsíce a žádný automatický doplatek nevzniká. Náklady proto můžete plánovat dopředu. Volitelně lze použít vlastní API klíč (zatím Anthropic), jehož spotřebu platíte přímo poskytovateli. Kdy se to vyplatí, spočítáte v článku BYOK pro AI e-maily, obecný postup odhadu je v textu Náklady na AI ve firmě. Aktuální tarify jsou v ceníku (ceny jsou uváděny bez DPH).

Vyzkoušíte to na vlastních datech: zkušební doba je 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná prvním nahráním dat a na přípravu máte 7 dní. Jak proces vypadá, ukazuje ukázka procesu.

Z našeho interního pilotu na vlastních procesech: za 7 dní prošlo systémem 35 poptávek, 18 e-mailů, 24 nabídek a 15 akcí. Není to reference klienta ani příslib výsledku, jen ukázka objemu práce, který se v poště sbírá.

Co před rozhodnutím zkontrolovat

• Máte změřený čas na poptávku, nabídku a follow-up?
• Víte, kolik nabídek za měsíc zůstalo bez ozvy?
• Zahrnuli jste čas obsluhy zvoleného řešení?
• Umíte nástroj vyzkoušet na vlastních datech, ne jen na ukázkách?
• Je jasné, kdo odpovědi schvaluje, a kam data putují? U osobních údajů se řiďte kontrolním seznamem GDPR a u konkrétních případů se poraďte s právníkem.

Pokud chcete nejdřív zrychlit i bez nákupu, začněte pěti kroky ke zrychlení odpovědí.