Autoservis a firemní flotily: jak připravit nabídku pro firmy a hlídat opakované zakázky

Tým BOTrento13. 10. 20267 min čtení

Jak vypadá poptávka od firmy s flotilou a co v ní obvykle chybí

Typická poptávka přijde e-mailem a je krátká: „Máme několik služebních aut, hledáme servis, pošlete nabídku.“ Někdy je přiložená tabulka vozidel, často ale jen výčet značek. Z takového textu cenu poctivě spočítat nejde.

Nejčastější typy poptávek

• Pravidelná údržba celé flotily – servisní prohlídky, výměny olejů, kontrola před STK.
• Sezónní práce – přezouvání a uskladnění pneumatik pro všechna auta najednou.
• Převzetí po jiném servisu – firma je nespokojená s rychlostí nebo komunikací a hledá náhradu.
• Jednorázová akce s výhledem – „zkusíme vás na dvou autech a uvidíme“.

Co v poptávce chybí

Většinou počet a stáří vozů, nájezdy, zda jde o leasing (a jaké servisní podmínky leasingovka určuje), kdo auta přiváží a kdo schvaluje opravy nad rámec. Bez těchto údajů buď nabídnete příliš obecně, nebo se trefíte vedle a ztratíte marži.

Doplňující otázky: checklist pro první odpověď

Neodkládejte odpověď, dokud nebudete mít všechno. Pošlete rychle krátké poděkování a rovnou se zeptejte. Obecný postup rychlé reakce popisujeme v odpovědi Jak zrychlit odpovědi na poptávky; pro flotily se hodí tyto otázky:

1. Kolik vozidel, jaké značky, modely a roky výroby?
2. Přibližný roční nájezd na vůz a typ provozu (město, dálnice, dodávky s nákladem)?
3. Jsou auta vlastní, v operativním leasingu, nebo na úvěr? Předepisuje leasingová společnost konkrétní servis?
4. Kdy mají jednotlivá auta příští prohlídku a STK?
5. Kdo auta přiveze a odveze – řidič, firma, nebo chcete svoz?
6. Potřebujete náhradní vůz, a pokud ano, jak často?
7. Do jaké částky smíme opravu provést bez dalšího schválení a kdo schvaluje nad ni?
8. Jak chcete fakturovat – za každé auto zvlášť, souhrnně za měsíc, s rozpisem podle středisek?
9. Kdo je kontaktní osoba pro termíny a kdo pro fakturaci?

Seznam vozidel si nechte poslat v tabulce. Budete z ní později hlídat termíny a do nabídky ji stačí převzít.

Jak postavit nabídku: paušál, ceník úkonů, nebo kombinace

Firma potřebuje hlavně předvídatelné náklady a jistotu, že auto nebude stát zbytečně dlouho. Podle velikosti a stáří flotily volte jeden ze tří modelů:

Co do nabídky patří vždy

• Seznam vozidel, na které se nabídka vztahuje.
• Co paušál nebo ceník zahrnuje a nezahrnuje (díly, kapaliny, pneumatiky, opotřebení brzd).
• Pravidla schvalování oprav: limit, kontaktní osoba, forma souhlasu (e-mail).
• Termínové pravidlo: např. přednostní termín pro firemní vozy, svoz, náhradní vůz.
• Fakturace a splatnost, ceny vždy bez DPH.
• Platnost nabídky a navržený další krok – zkušební zakázka na několika autech.

Rámcovou smlouvu s firmou nechte před podpisem projít právníkem, hlavně odpovědnost za škody a podmínky výpovědi. Pokud zpracováváte jména a telefony řidičů, mějte jasno v GDPR – praktický přehled najdete v odpovědi AI asistent pro obchod a GDPR.

Postup krok za krokem a vzor e-mailu s nabídkou

1. Ještě týž den potvrďte přijetí a pošlete doplňující otázky z checklistu.
2. Zapište si poptávku do tabulky nebo CRM (Raynet, Pipedrive) s datem, kontaktem a dalším krokem.
3. Spočítejte nabídku z tabulky vozidel a plánu údržby; ceny dílů ověřte u dodavatele.
4. Pošlete nabídku s průvodním e-mailem, který shrne podstatu na pár řádcích.
5. Domluvte termín ozvání a zapište si ho – slib „ozvu se ve čtvrtek“ je závazek.
6. Follow-up po pár pracovních dnech, pokud se klient neozve.

Vzor průvodního e-mailu:

Předmět: Nabídka servisu vozidel pro [název firmy]

Dobrý den, paní [příjmení],

děkuji za podklady k vašim vozidlům. V příloze posílám nabídku servisu pro [počet] aut uvedených v tabulce.

Ve zkratce:
– pravidelná údržba formou měsíčního paušálu na vůz podle plánu výrobce,
– opravy nad paušál do dohodnutého limitu provedeme po vašem e-mailovém souhlasu,
– firemní vozy mají přednostní termín, na požádání zajistíme svoz a náhradní vůz,
– fakturujeme souhrnně jednou měsíčně s rozpisem podle vozidel, ceny jsou bez DPH.

Navrhuji začít zkušebně na dvou až třech autech, která mají prohlídku nejdřív. Hodí se vám krátký telefonát ve čtvrtek dopoledne? Ozvu se, pokud mi nenapíšete dřív.

S pozdravem
[jméno], vedoucí servisu, [telefon]

Opakované zakázky: jak hlídat prohlídky, STK a follow-up

Výhoda firemního klienta je v tom, že se vrací. Jen pokud mu to ale připomenete dřív než konkurence nebo leasingovka.

Plán termínů pro každé auto

Ke každému vozu si veďte datum příští prohlídky, STK, sezónního přezutí a stav kilometrů z poslední návštěvy. Stačí sdílená tabulka nebo váš servisní systém. Měsíc dopředu pošlete kontaktní osobě souhrn: která auta přijdou na řadu a jaké termíny nabízíte.

Follow-up u nerozhodnuté nabídky

Firmy rozhodují pomalu, schvaluje se rozpočet, porovnávají se servisy. Připomeňte se věcně: pošlete jednu novou informaci (volný termín na přezouvání, upozornění na blížící se STK) místo prostého „jak to vypadá?“. Princip pravidelného připomínání shrnuje odpověď Co je follow-up a jak na něj u nabídek nezapomínat. Harmonogram pro dlouhé rozhodování dobře přenesete i z článku o follow-upu nabídky na firemní akci.

Pozor na tichý odchod

Když auto nepřijede na plánovanou prohlídku, neberte to jako náhodu. Zeptejte se, jestli se něco nezměnilo – nový vůz, jiný řidič, nespokojenost. Podobnou logiku opakovaných B2B zakázek řeší i pronájmy techniky, kde rovněž rozhoduje rychlá odpověď a hlídání termínů.

Jak to řeší BOTrento: co uvidíte během zkušební doby

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Nenahrazuje váš servisní systém, CRM ani účetnictví (Pohoda, Money S3, Fakturoid zůstávají), hlídá obchodní komunikaci kolem nich. Nic neodešle samo a nepotvrzuje termíny: každý koncept schvaluje člověk.

Jak by to u vás proběhlo

1. Nahrajete data. Schránku na Seznamu nebo jinou přes IMAP napojíte přímo; Gmail, Google Workspace a Microsoft 365 zatím přeposláním nebo importem. Seznam firemních klientů a otevřených nabídek můžete nahrát jako CSV nebo XLSX. Do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a s napojením pomůže.
2. Uvidíte report „Ztracené peníze“. U schránky napojené přes IMAP projde zpětně poptávky a nabídky, na které nikdo neodpověděl nebo se nedotáhly.
3. Každý pracovní den ráno přehled Dnes 1+3. V aplikaci a e-mailem: nejdůležitější úkol dne a tři další, třeba nová poptávka od firmy s flotilou nebo nabídka bez reakce.
4. Schvalujete koncepty. BOTrento připraví odpověď s doplňujícími otázkami, průvodní e-mail k nabídce nebo follow-up. Vy upravíte a odešlete.
5. Sliby se neztratí. Když napíšete „ozvu se ve čtvrtek“, BOTrento si to zachytí a připomene.

Jedno omezení: obsah příloh BOTrento nečte, vychází z textu e-mailu. Tabulku vozidel proto zpracujte sami nebo ji nahrajte jako import. AI je v ceně tarifu, vlastní API klíč nepotřebujete. Jak proces vypadá v praxi, ukazuje ukázka procesu, tarify najdete v ceníku. Nejlépe si to ověříte na vlastní poště: zkušební doba 14 dní zdarma začíná až prvním úspěšným nahráním dat, platební kartu nepotřebujete.