Realitní kancelář a poptávky zájemců: jak odpovědět, kvalifikovat a domluvit prohlídku, aby nic nevychladlo

Tým BOTrento11. 10. 20267 min čtení

Proč poptávky v realitách chladnou

Dotazy k nemovitostem mají svá specifika. Zájemce obvykle píše na více inzerátů najednou, často večer nebo o víkendu, a jeho zpráva je krátká: „Je byt ještě volný? Kdy by šla prohlídka?“ Kdo odpoví první a srozumitelně, ten si drží pozornost.

Nejčastější důvody, proč dotaz zapadne:

• Nejasný vlastník. Dotaz přijde do společné schránky, každý si myslí, že ho vyřídí kolega.
• Roztříštěné kanály. Část dotazů jde přes portál, část na osobní e-mail makléře, část telefonem bez zápisu.
• Odpověď bez dalšího kroku. „Ano, byt je volný, ozvěte se“ přenechává iniciativu zájemci.
• Chybějící follow-up po prohlídce. Prohlídka proběhne, ale nikdo se do pár dnů nezeptá, jak se zájemce rozhoduje.
• Zájemce bez vhodné nemovitosti. Byt je prodaný, kontakt se nikam nezapíše a při nové podobné nabídce na něj nikdo nevzpomene.

Obecný postup, jak přiřadit vlastníka a hlídat další krok, popisujeme v článku jak zpracovat poptávky rychle a nic neztratit. Níže ho převádíme na realitní praxi.

Postup v šesti krocích: od dotazu k domluvenému dalšímu kroku

1. Sjednoťte vstup

Všechny dotazy z portálů, webového formuláře i osobních schránek makléřů by měly končit na jednom místě, kde je vidí vedoucí kanceláře. Telefonický dotaz zapište stejně jako e-mail: jméno, kontakt, nemovitost, co zájemce chtěl.

2. Přiřaďte vlastníka hned při příjmu

Pravidlo může být jednoduché: dotaz k zakázce vyřizuje makléř, který ji má na starosti. Když není k dispozici, je předem určený zástup. Dotaz bez konkrétní nemovitosti přiřadí vedoucí podle lokality nebo typu.

3. Odpovězte věcně a s nabídkou termínu

První odpověď má potvrdit dostupnost nemovitosti, odpovědět na položenou otázku a rovnou nabídnout dva až tři termíny prohlídky. Zájemce pak jen vybírá, nemusí nic vymýšlet.

4. Kvalifikujte zlehka

Dvě až tři otázky v první odpovědi nebo při telefonátu stačí. Cílem není výslech, ale zjistit, jestli nemovitost odpovídá potřebám a jestli zájemce může reálně jednat. Podrobněji v další sekci.

5. Potvrďte prohlídku a připomeňte ji

Po domluvě pošlete potvrzení s adresou, časem, kontaktem na makléře a informací, co si vzít s sebou nebo jaké podklady si mohou předem prohlédnout. Den předem krátké připomenutí.

6. Po prohlídce vždy domluvte další krok

Do jednoho až dvou pracovních dnů se ozvěte s doplněním informací a jasnou otázkou: druhá prohlídka, rezervace, setkání s hypotečním poradcem, nebo zařazení mezi zájemce o podobné nemovitosti. Každý případ má mít zapsaný další krok s datem.

Pokud chcete vědět, jak rychle vaše kancelář skutečně odpovídá, začněte jednoduchým měřením podle článku doba odpovědi na poptávku: jak ji měřit.

Kvalifikace zájemce: pět otázek, které nepůsobí vlezle

Kvalifikace šetří čas makléře i zájemce. Nemusíte se ptát na všechno najednou; část otázek patří do prvního e-mailu, část do telefonátu nebo na prohlídku.

1. Na co se chystáte? Vlastní bydlení, investice, nájem. Podle toho vybíráte, co při prohlídce zdůraznit.
2. Jak máte vyřešené financování? Vlastní zdroje, hypotéka v jednání, nebo teprve začínají. Zeptejte se taktně a nabídněte případně kontakt na poradce.
3. Prodáváte zároveň svou nemovitost? Tím se mění časový rámec a zároveň může vzniknout nová zakázka.
4. Kdo bude rozhodovat? Pokud rozhoduje i partner nebo rodina, nabídněte termín, kdy mohou přijít společně.
5. Co je pro vás nepřekročitelné? Lokalita, dispozice, parkování, patro. Odpověď vám pomůže nabídnout alternativu, když tato nemovitost nevyjde.

Odpovědi zapište k zájemci, ne jen do hlavy makléře. Když se za čas objeví podobná nemovitost, kolega bude vědět, komu se ozvat. U osobních údajů zájemců myslete na to, že je máte uchovávat jen v rozsahu a po dobu, kterou potřebujete; u konkrétního nastavení se poraďte s právníkem.

Šablony e-mailů: první odpověď a follow-up po prohlídce

První odpověď na dotaz k nemovitosti

Dobrý den, paní Nováková,

děkuji za zájem o byt [dispozice] v ulici [ulice]. Byt je stále k dispozici. K Vašemu dotazu: [konkrétní odpověď, např. výše měsíčních nákladů, parkování, termín uvolnění].

Prohlídku Vám mohu nabídnout v těchto termínech:
– [den, datum, čas]
– [den, datum, čas]
– [den, datum, čas]

Abych Vám mohl připravit vše potřebné, napište mi prosím, zda byt hledáte pro vlastní bydlení, nebo jako investici, a jak máte vyřešené financování.

S pozdravem
[jméno makléře], [telefon]

Follow-up po prohlídce

Dobrý den, pane Dvořáku,

děkuji za včerejší prohlídku. Slíbil jsem doplnit [např. výši fondu oprav, energetický štítek, plán rekonstrukce domu] – najdete to v příloze.

Jak se k bytu stavíte? Pokud Vás zajímá, můžeme domluvit druhou prohlídku s Vaší partnerkou nebo probrat podmínky rezervace. Pokud byt nevyhovuje, napište mi prosím, co chybělo – rád Vám pošlu podobné nabídky.

Ozvu se Vám ve čtvrtek, pokud se neozvete dřív.

S pozdravem
[jméno makléře]

Poslední věta follow-upu je důležitá: makléř sám určuje, kdy se ozve znovu, a ten termín si zapíše. Podobný princip rychlé odpovědi s ověřenými údaji používají i jiné obory, viz poptávky u pronájmu techniky.

Denní kontrola: stavy poptávek a checklist

Stačí jednoduchý přehled, který vedoucí kanceláře nebo každý makléř projde ráno. Každý dotaz má právě jeden stav a jeden další krok.

Ranní checklist

• Má každý nový dotaz přiřazeného makléře?
• Zůstal nějaký dotaz z minulého dne bez odpovědi?
• Mají všechny proběhlé prohlídky odeslaný follow-up?
• Má každý otevřený případ další krok s datem?
• Nepřišel dotaz k nemovitosti, která už je prodaná? Pokud ano, nabídla se alternativa?

Jak to řeší BOTrento Chief of Staff

BOTrento Chief of Staff je řízený proces pro poptávky, nabídky a další obchodní kroky. Napojí se na vaši poštu nebo pracuje s importem dat, dotazy z různých zdrojů sbírá na jedno místo, každému případu hlídá vlastníka a další krok a připravuje návrhy odpovědí a follow-upů.

• Schválení člověkem. Nic se neodešle bez schválení. Makléř návrh e-mailu zkontroluje, upraví a teprve pak odešle.
• AI v ceně tarifu s měsíčním limitem spotřeby. Když se spotřeba blíží limitu, přijde upozornění; po jeho vyčerpání se nová práce zastaví do dalšího měsíce nebo do vašeho souhlasu s navýšením. Žádný automatický doplatek.
• Volitelný vlastní API klíč. Pokud chcete platit spotřebu přímo poskytovateli modelu, můžete zadat vlastní klíč; postup je v nápovědě k vlastním API klíčům.
• Data ukládáme na serverech v EU (Německo, databáze aplikace v Irsku). Text nutný pro úkol zpracuje jazykový model přes API komerčního poskytovatele (standardně přes náš účet, volitelně přes váš vlastní klíč); komerční API poskytovatelé data nepoužívají k tréninku.

Jak vypadá průchod poptávky od přijetí po další krok, si můžete prohlédnout v ukázce procesu. Zkušební doba je 14 dní zdarma, bez platební karty a bez vlastního API klíče. Začíná až prvním úspěšným nahráním dat; do 24 hodin v pracovní dny se vám ozve náš člověk a pomůže s napojením pošty. Přehled tarifů najdete v ceníku. Výsledky v počtu obchodů neslibujeme, proto doporučujeme vyzkoušet proces nejdřív na vlastních dotazech.